아파트 회계 사고 예방 기본수칙과 업무요령

[은평미성]

아파트 회계 사고 예방 기본수칙과 업무요령

- 적격증빙서 수취하자 -

적격증빙서 
·세금계산서 
·‘지출증빙용’ 현금영수증 
·계산서(소독업 등 면세업) 
·업무상 교통비 현금 지급하는 경우 ‘지급증’ 
·3만원 이하의 간이영수증 

부적격증빙서 
·거래명세서 
- 거래명세서는 지출금액에 대한 거래내역을 나타내주는 것으로 영수증 기능은 없다. 
·3만원을 초과한 거래에 대한 ‘간이영수증’ 
- 거래금액이 3만원을 초과해 간이영수증을 여러 장으로 나눠 첨부하는 경우, 이는 영수증을 조작하는 행위이고 부적격하다. 
·개인명의 신용카드 및 개인소득공제용 영수증 

알아두기 
·모든 증빙서류는 입주자대표회의 명의의 고유번호 또는 사업자등록번호로 수취 
·10만원 이상 거래금액 지급시 ‘거래업체 명의로 된 계좌’로 무통장 계좌이체 
·수기로 작성된 세금계산서 수취시 국세청 홈페이지에서 ‘사업자 과세유형 휴·폐업 조회’ 확인해 첨부 

- 현금취급 하지 말자 -

징수 방법 
·중간관리비 정산 
- 전출·입자 상호 인계·인수(부득이한 경우 무통장 계좌입금) 
·주차비, 차량 및 현관출입카드판매, 세대사용 자재비, 커뮤니티이용료 등 
- 관리비 부과시 합산 고지 
·승강기사용료, 게시판광고료, 알뜰시장 기금 등 
- 무통장 계좌입금 

환불 방법 
·관리비 과·오납금 및 이중납부액 정산 
- 관리비 부과시 차감고지 
·즉시 환불 요청시 
- 신분증 사본을 첨부한 ‘환불요청서’ 수취 
- 입금자와 동일한 명의로 된 계좌로 무통장 이체 

알아두기 
·중간관리비 정산서 
- 인계자(전출자)와 인수자(전입자 또는 부동산) 확인 날인을 수취하고 관리소장 결재 후 비치 
·주차비, 승강기사용료 등 징수 근거 비치 
- ‘신청 및 접수대장’을 비치하고, 신청자 날인을 수취해 부과 및 입금내역에 대한 징수근거를 명확히 한다.

▲ 지출내역 예시

- 지출 후 확인 하자 -

관리비의 집행 
① 지출 품의 
·각종 청구서 원본첨부 확인 
·인출금액은 자동이체처리액을 제외한 금액 확인 
② 지출 
·각종 공과금은 자동이체 처리 
·용역비 및 물품구매액은 무통장 계좌이체 처리 
③ 지출 후 확인 
·지출품의내역과 인출액은 통장실물 대조·확인 
·거래처별 청구에 따른 무통장 이체 증빙 원본 확인 

지출내역 예시 


지출 후 확인 
·‘지출결의서’ 표준 양식 사용 
·관리비 지출시에는 처리내역을 당일 정리해, 각각의 지출 건별 증빙서 원본을 첨부해 관리소장의 확인·대조를 필해 보관 

- 잉여금 발생하지 않도록 하자 -

관리비·사용료 월 부과 
·집행금액 < 부과(과다) = 잉여금발생 

부과 기준 
·관리비 등 
- 실 집행(지출)한 관리비를 사용자부담원칙 및 공평부담원칙에 의한 관리규약의 ‘관리비의 세대별 부담액 산출방법’에 준해 부과한다. 

·전기료 등 사용료의 부과 
- 공급자의 공급약관에 따라 부과 
- 과다부과액 발생시: 공급약관에 따라 세대요금 산출한 후 과다부과 비율만큼 각 세대 사용료에서 차감해 부과한다. 
- 온수는 계절별 온수단가를 연동 적용한다. 

관련근거 
·관리규약 ‘관리비(사용료)의 세대별 부담액 산출방법’ 
- 사용료는 서비스를 제공하는 자의 약관에 따르되, 관리주체는 사용료 징수 대행에 따른 잉여금이 발생하지 않도록 해야 하며, 잉여금이 발생한 경우 잉여금액 및 반환방법 등을 관리비 고지서 배부시 표기하고 즉시 반환하거나 익월 관리비(사용료)에서 차감해야 한다.

- 관리비 사용은 근거를 명확히 -

관련근거 
① 주택법: 각종 용역 및 공사, 물품구매, 잡수입의 취득은 국토교통부 장관이 고시하는 경쟁입찰방법으로 사업자를 선정하고 집행해야 한다 [주택법 시행령 제55조의4]. 
② 관리규약: 관리주체는 영 제55조의2 제1항에 따라 입주자대표회의에서 승인 받은 예산에 따라 관리비를 집행해야 한다 [관리규약 ­ 관리비 및 사용료 등의 집행 및 공개]. 
③ 의결: 관리비 등 집행을 위한 개별 사업계획 및 부대·복리시설, 공용부지 사용에 관한 사항은 입주자대표회의 의결에 따라야 한다 [관리규약 ­ 입주자대표회의 의결사항]. 
④ 공개: 관리비 등과 잡수입은 다음달 말일까지 국토교통부 장관이 지정하는 인터넷 누리집에 공개해야 한다 [주택법 시행령 제58조 제8항]. 

알아두기 
- 각종 용역 및 공사, 물품구매 등을 위해 경쟁입찰을 시행하는 경우에는 입찰공고문, 응찰업체 서류일체, 선정결과, 입주자대표회의 회의록(의결 근거) 등을 진행일자순으로 정리해 비치한다. - 입주자대표회의에서 의결된 사항은 회의록에 의결 내역을 간결·명확하게 기록한 후 입주자대표회장 날인을 받은 원본으로 관리한다. 

- 수익·비용은 결산 전 확인·계상 -

결산 전 확인 
- 결산시에는 해당기간 수익의 미경과 또는 미수금과 비용의 미지급액을 확인해 누락 없이 계상해야 한다. 
·미경과 수익 - 선수수익(입금액 중 차기 해당액) 
·임대료 등 미수액 - 미수수익(당해 기간 미입금액) 
·미경과 비용 - 선급비용(지급액 중 차기 해당액) 

발생주의 
- 모든 거래의 수익·비용은 발생에 따라 현금이 유입 또는 유출된 시점이 아닌 거래가 발생한 시점에 인식한다. 

알아두기 
·임대료수익 등 
- 월 입금되는 임대료 등은 회계기간 중 월별 구분 표기해 미입금 또는 과다 입금 등의 확인이 용이토록 한다. 
·화재보험료 등 선급금 
- 연 계약으로 1년분이 지출되는 경우 매월 부과액과 회기 말에는 잔여기간에 해당하는 금액의 일치 여부를 재확인한다. 
·표준양식 사용 
- 미경과 잔액과 미수금 등의 확인은 ‘계정별 부속명세서’양식에 따라 명확히 기록한다.

< 아파트관리신문 >

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