회계사고 예방-적격증빙서, 관리비 지출, 통장, 가계정, 잡수입, 잔액증명, 예산, 수선충당부채, 용역 공사 사업자 선정

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회계사고 예뱡-적격증빙서, 관리비 지출, 통장, 가계정, 잡수입, 잔액증명, 예산, 수선충당부채, 용역/공사 사업자 선정

- 적격증빙서 수취하자 -

적격증빙서 
·세금계산서 
·‘지출증빙용’ 현금영수증 
·계산서(소독업 등 면세업) 
·업무상 교통비 현금 지급하는 경우 ‘지급증’ 
·3만원 이하의 간이영수증 

부적격증빙서 
·거래명세서 
- 거래명세서는 지출금액에 대한 거래내역을 나타내주는 것으로 영수증 기능은 없다. 
·3만원을 초과한 거래에 대한 ‘간이영수증’ 
- 거래금액이 3만원을 초과해 간이영수증을 여러 장으로 나눠 첨부하는 경우, 이는 영수증을 조작하는 행위이고 부적격하다. 
·개인명의 신용카드 및 개인소득공제용 영수증 

알아두기 
·모든 증빙서류는 입주자대표회의 명의의 고유번호 또는 사업자등록번호로 수취 
·10만원 이상 거래금액 지급시 ‘거래업체 명의로 된 계좌’로 무통장 계좌이체 
·수기로 작성된 세금계산서 수취시 국세청 홈페이지에서 ‘사업자 과세유형 휴·폐업 조회’ 확인해 첨부 

- 현금취급 하지 말자 -

징수 방법 
·중간관리비 정산 
- 전출·입자 상호 인계·인수(부득이한 경우 무통장 계좌입금) 
·주차비, 차량 및 현관출입카드판매, 세대사용 자재비, 커뮤니티이용료 등 
- 관리비 부과시 합산 고지 
·승강기사용료, 게시판광고료, 알뜰시장 기금 등 
- 무통장 계좌입금 

환불 방법 
·관리비 과·오납금 및 이중납부액 정산 
- 관리비 부과시 차감고지 
·즉시 환불 요청시 
- 신분증 사본을 첨부한 ‘환불요청서’ 수취 
- 입금자와 동일한 명의로 된 계좌로 무통장 이체 

알아두기 
·중간관리비 정산서 
- 인계자(전출자)와 인수자(전입자 또는 부동산) 확인 날인을 수취하고 관리소장 결재 후 비치 
·주차비, 승강기사용료 등 징수 근거 비치 
- ‘신청 및 접수대장’을 비치하고, 신청자 날인을 수취해 부과 및 입금내역에 대한 징수근거를 명확히 한다.

- 지출 후 확인 하자 -

관리비의 집행 
① 지출 품의 
·각종 청구서 원본첨부 확인 
·인출금액은 자동이체처리액을 제외한 금액 확인 
② 지출 
·각종 공과금은 자동이체 처리 
·용역비 및 물품구매액은 무통장 계좌이체 처리 
③ 지출 후 확인 
·지출품의내역과 인출액은 통장실물 대조·확인 
·거래처별 청구에 따른 무통장 이체 증빙 원본 확인 

지출내역 예시  

▲ 지출내역 예시

지출 후 확인 
·‘지출결의서’ 표준 양식 사용 
·관리비 지출시에는 처리내역을 당일 정리해, 각각의 지출 건별 증빙서 원본을 첨부해 관리소장의 확인·대조를 필해 보관 

- 잉여금 발생하지 않도록 하자 -

관리비·사용료 월 부과 
·집행금액 < 부과(과다) = 잉여금발생 

부과 기준 
·관리비 등 
- 실 집행(지출)한 관리비를 사용자부담원칙 및 공평부담원칙에 의한 관리규약의 ‘관리비의 세대별 부담액 산출방법’에 준해 부과한다. 

·전기료 등 사용료의 부과 
- 공급자의 공급약관에 따라 부과 
- 과다부과액 발생시: 공급약관에 따라 세대요금 산출한 후 과다부과 비율만큼 각 세대 사용료에서 차감해 부과한다. 
- 온수는 계절별 온수단가를 연동 적용한다. 

관련근거 
·관리규약 ‘관리비(사용료)의 세대별 부담액 산출방법’ 
- 사용료는 서비스를 제공하는 자의 약관에 따르되, 관리주체는 사용료 징수 대행에 따른 잉여금이 발생하지 않도록 해야 하며, 잉여금이 발생한 경우 잉여금액 및 반환방법 등을 관리비 고지서 배부시 표기하고 즉시 반환하거나 익월 관리비(사용료)에서 차감해야 한다.

- 관리비 사용은 근거를 명확히 -

관련근거 
① 주택법: 각종 용역 및 공사, 물품구매, 잡수입의 취득은 국토교통부 장관이 고시하는 경쟁입찰방법으로 사업자를 선정하고 집행해야 한다 [주택법 시행령 제55조의4]. 
② 관리규약: 관리주체는 영 제55조의2 제1항에 따라 입주자대표회의에서 승인 받은 예산에 따라 관리비를 집행해야 한다 [관리규약 ­ 관리비 및 사용료 등의 집행 및 공개]. 
③ 의결: 관리비 등 집행을 위한 개별 사업계획 및 부대·복리시설, 공용부지 사용에 관한 사항은 입주자대표회의 의결에 따라야 한다 [관리규약 ­ 입주자대표회의 의결사항]. 
④ 공개: 관리비 등과 잡수입은 다음달 말일까지 국토교통부 장관이 지정하는 인터넷 누리집에 공개해야 한다 [주택법 시행령 제58조 제8항]. 

알아두기 
- 각종 용역 및 공사, 물품구매 등을 위해 경쟁입찰을 시행하는 경우에는 입찰공고문, 응찰업체 서류일체, 선정결과, 입주자대표회의 회의록(의결 근거) 등을 진행일자순으로 정리해 비치한다. - 입주자대표회의에서 의결된 사항은 회의록에 의결 내역을 간결·명확하게 기록한 후 입주자대표회장 날인을 받은 원본으로 관리한다. 


- 수익·비용은 결산 전 확인·계상 -

결산 전 확인 
- 결산시에는 해당기간 수익의 미경과 또는 미수금과 비용의 미지급액을 확인해 누락 없이 계상해야 한다. 
·미경과 수익 - 선수수익(입금액 중 차기 해당액) 
·임대료 등 미수액 - 미수수익(당해 기간 미입금액) 
·미경과 비용 - 선급비용(지급액 중 차기 해당액) 

발생주의 
- 모든 거래의 수익·비용은 발생에 따라 현금이 유입 또는 유출된 시점이 아닌 거래가 발생한 시점에 인식한다. 

알아두기 
·임대료수익 등 
- 월 입금되는 임대료 등은 회계기간 중 월별 구분 표기해 미입금 또는 과다 입금 등의 확인이 용이토록 한다. 
·화재보험료 등 선급금 
- 연 계약으로 1년분이 지출되는 경우 매월 부과액과 회기 말에는 잔여기간에 해당하는 금액의 일치 여부를 재확인한다. 
·표준양식 사용 
- 미경과 잔액과 미수금 등의 확인은 ‘계정별 부속명세서’양식에 따라 명확히 기록한다.

연차수당·퇴직금 이중지급 예방 

연차휴가 개별 관리대장
- 휴가대상기간에 사용한 휴가일수·수당지급액과 지급한 날짜를 명확히 구분해 기록·관리한다. 

퇴직금 개별 관리대장
- 퇴직금을 중간정산해 지급한 경우에는 사유를 명확히 기록하고 근로자가 퇴직한 후 5년이 되는 날까지 관련증명서류를 보존해야 한다(근로자퇴직급여보장법시행령 제3조 제2항). 

알아두기
- 연차수당은 정상지급과 선지급을 구분해 기록하며, 선지급인 경우에는 근로자로부터 ‘연차휴가수당선지급요청서’를 반드시 수취한 후 지급한다. 
- 퇴직금 중간정산은 ‘근로자퇴직급여보장법 시행령 제3조 제1항’ 퇴직금 중간정산 사유(12.07.26. 이후)에 해당하는 경우에 한한다. 

통장 실물을 확인하자 

통장 실물 확인
- 매월 말에는 재무제표 잔액과 통장실물을 대조하고 그 결과표를 결산서에 첨부한다. 
- 통장 실물 확인은 거래·잔액의 오류나 위·변조 등의 예방을 목적으로 한다. 

예금·예치금의 관리
- 예금·예치금은 재무제표상 각 계좌별 1개의 계정으로 구분해 표기한다. 
- 관리소(실)장 인감은 주택법 제55조 제4항 신고된 직인으로 날인한다. 
- 정기예금 등은 만기일이 도래하기 전 입주자대표회의에 사전 승인을 얻어 재예치일이 자연 경과되지 않도록 주의한다. 
- 매월 말에는 지정금융기관으로부터 예금 잔고증명을 발급받아 관계장부와 대조하고 입주자대표회의 감사에게 제출한다.

가계정 잔액은 매월 말 확인·정산 

가계정(임시계정) 

·가지급금 
Q. 긴급 수선자재 구매를 위해 기계실 직원에게 30만원을 현금으로 지급했으나 구매 후 정산하지 않은 잔액이 존재 
A. 확정 구매 증빙서를 수취해 즉시 ‘수선비’로 대체·처리 
Q. 공동구 누수로 긴급 공사비 1백50만원을 지출했으나 관리비로 부과할 것인지, 예비비 중에서 사용할 것인지 결정되지 않은 잔액 존재 
A. 입주자대표회의에 안건으로 상정해 의결에 따라 처리 
Q. 관리비 체납자에 대한 제소비용 잔액 존재 
A. 체납액 회수시 포함해 정산 

·가수금 
Q. 관리비 이중 납부 액이 존재 
A. 세대 확인해 통보 후 다음 달 관리비 부과 시 차감해 고지 
Q. 입금자 불명의 입금액 존재 
A. 결산 1개월 전 확인·안내 공고하고 공고 후에도 입금자가 없을시 입주자대표회의 의결에 따라 잡수입 등으로 처리 
Q. 수선자재 구매가 시급하나 현금 시재액이 없어 관리소장으로부터 일시 빌린 잔액 존재 
A. 자금 결재시 청구해 관리소장에게 반제 처리

공사서류 일자별 목록과 함께 비치 

대상 
·일반용역 등 
- 청소 ,경비, 소독, 승강기유지, 지능형 홈네트워크, 수선유지를 위한 용역·공사 
- 경쟁입찰(2백만원 이하 예외) 

·하자보수보증금 사용 
- 입주자대표회의가 직접 보수하는 공사 
- 경쟁입찰 

·장기수선충당금 사용 
- 장기수선공사 
- 경쟁입찰 

·국토교통부 장관이 정해 고시하는 사항 
- 주민운동시설의 위탁, 물품의 구입과 매각, 잡수입의 취득, 보험계약 등 
- 경쟁입찰(2백만원 이하 예외)

잡수입은 누락 없이 반영해야 

잡수입의 종류 

·제3자가 제공하는 수입 
- 임대료수입 
- 재활용수익 
- 알뜰장수익 
- 광고수익 
- 이자수익 
- 검침수당수익 등 
- 징수방법: 무통장 계좌입금 

·입주민이 제공하는 수입 
- 연체료수입 
- 승강기사용료수입 
- 주차수입 
- 피트니스센터 이용료 등 
- 징수방법: 관리비 부과시 합산고지 

알아두기 

·무통장 입금 또는 관리비 부과시 징수 근거가 되는 신청 및 접수대장을 비치해 관리한다. 
·수입은 각각의 적절한 항목으로 세부적으로 구분해 표시한다.


자산별 관리대장 비치해 기록 

자산별 구분 

① 저장품(재고자산) 
- 품목별 ‘신청 및 배부대장’ 비치 
- 현관출입카드, 수선 소모자재, 청관제 등 
- 주차장리모콘 등 세대 배부용 자산 

② 집기비품(유형자산) 
- ‘집기비품 관리대장’ 비치 
- 컴퓨터, 복사기, 책상 등 사무용 집기 

③ 공구와 기구(유형자산) 
- ‘공구와 기구 관리대장’ 비치 
- 수중펌프, 누전측정기, 전동드릴, 예초기 등 

알아두기 

　자산·부채의 평가 
- 증여, 기타 무상으로 취득한 자산의 가액은 시가를 취 득원가로 한다. 
- 재고자산은 매입가액에 부대비용을 가산하고 선입선출법을 적용해 산정한 취득원가를 재무상태표 가액으로 한다. 
- 유형자산은 대표회의에서 결정한 기간동안 정액법에 의해 감가상각비를 계산한다. 

- 잔액증명은 입대의 계좌로 발급 -

예금잔액증명서 발급의뢰 
- 잔액증명서는 각 은행 별 ‘본인명의 계좌 전부’로 선택하고 해당 월 말일 기준으로 발급·의뢰한다. 
- 각종 수익금 등의 징수시에는 관련 서류에 입주자대표회의 명의(개인명의 계좌 거래 금지)로 된 계좌번호를 명기하고 동일 계좌로 입금 확인이 되도록 한다. 
- 용역비 등의 지출시에는 ‘채권자계좌이체거래약정서’를 체결하거나 계약서에 명기해 동일 계좌로 입금한다. 

알아두기 
·수입금의 관리기준 
- 관리비 등은 입주자대표회의가 지정하는 금융기관에 예치해 관리하며, 법 제55조의 제5항에 따른 관리소장의 직인과 대표회장 인감을 복수로 등록하는 것을 원칙으로 한다. 
① 관리주체는 관리비 등을 지정 금융기관을 통해 수납 및 예치·보관해야 한다. 
② ‘1’항의 예금통장은 회계담당자가 관리한다. 
③ 모든 수입금은 지정 금융기관에서만 대행 수납하도록 한다.


- 의결사항은 명확히 기록후 집행 -

회의록 작성방법 
※ 회의록의 의결 내용과 날인한 부분이 다른 장으로 구분될 경우에는 원본입증을 위해 간인 날인해 비치한다. 

알아두기 
·입주자대표회의 의결사항 참조 
- 주택법 시행령 제51조(입주자대표회의의 의결사항 등) 
- 관리규약준칙 제27조(서울시, 경기도) 
·재심의(관리규약준칙 제29조) 
- 입주자대표회의에서 가결된 의안이 관계규정에 위반된다고 판단되는 경우에는 관리주체가 재심의 요청서를 입주자대표회의에 제출할 수 있다. 
·회의결과 공개(관리규약준칙 제30조) 
- 관리주체는 영 제56조 제1호에 따라 회의록과 회의결과를 인터넷 누리집에 지체 없이 공개해야 한다.

▲ 회의록 작성방법

회계연도 개시 1개월 전까지 승인 

사업계획 및 
예산 수립과 승인 
① 예산안 수립(관리사무소) 
② 승인(입주자대표회의) 
③ 적용 시행(지난 1월부터) 

예산 수립시 주의 사항 
- 2015년도 최저임금 미달 여부 확인(경비·미화 용역 포함)해 반영 
- 인건비충당금 과다 또는 과소 적립 여부 확인·반영 
- 장기수선충당금의 전년도 집행 실적에 따른 과·부족금 확인·반영 
- 2015년도 잡수입에 대한 부가세 신고 여부 재승인(미 신고 하는 단지) 

알아두기 
·예산승인 원본 관리 
- 승인 받은 예산서 원본에는 제출일자와 승인일자를 기록하고, 관리소장과 입주자대표회의 서명 날인과 각 장에는 간인 날인을 받아 비치한다.


사업자 선정시 관계법령 따라 시행 

사업자 선정시 주요 주의사항 
·2백만원 이상 용역 및 공사는 경쟁입찰 실시 
·사업자 선정 공고시는 선정기준과 입찰의 방법 등에 대해 입주자대표회의 승인 얻음 
·공사 및 용역 입찰 공고시 지역제한금지 
·제한경쟁입찰시 계약목적에 따라 사업실적, 기술능력, 자본금을 제한할 수 있음 
·제한경쟁입찰시 유효 응찰 업체 확인 
·공개 입찰해 낙찰자 선정시 선정 결과 공개 
·관리규약에 별도로 정함이 있는 경우 관리규약으로 정한 사항 확인 
·입찰서 개봉하고자 할 때는 입찰에 참여하는 자 각 1인과 관리주체의 계약담당자 및 이해관계인이 참석한 공개된 장소에서 개찰 
·관련 증빙서류는 5년간 보관(관리규약으로 5년 이상으로 정한 경우에는 그에 따름) 
※ 주택법 시행령 제45조의4, 제55조의4, 제56조 / 주택관리업자 및 사업자 선정지침 

장기수선충당금 사용시 주의사항 
·장기수선계획에 포함되지 않은 공사 등은 장기수선충당금을 사용할 수 없으며, 장기수선계획을 조정해 시행함 
·장기수선계획에 따라 ‘장기수선충당금 사용계획서’를 작성하고 입주자대표회의 의결을 거쳐 사용 
·장기수선계획에 따른 예정수선연도를 확인해 해당연도에 시행 
※ 주택법 제47조, 제51조 / 주택법 시행령 제66조 

수선충당부채 정산 예 ·당기 증가내역 
- 전액 부과 : 5,476,780원 × 11개월 + 4,810,530원(12월부과액) 
·당기 감소내역 
- 5월 17일 저수조청소비 876,000원 ○○크린㈜ (4/20 입주자대표회의 의결) 
- 6월 21일 놀이시설 안전검사비 1,100,040원 ○○○㈜(5/20 입주자대표회의 의결) 
·정산 내역은 매월 결산보고서 작성시 부속명세서에 반영하며, 청소 및 점검 등을 실시한 경우 시행일자, 업체 명, 대표회의 의결일자 등을 주석으로 기록·관리 

 ▲ 수선충당부채 정산 예

알아두기 
·목적별 구분정산을 함으로써 집행 내역에 대한 부과액의 적정성 판단이 가능하며 과다 또는 과소 부과 파악이 용이해 차기 예산 수립시 가감 반영해 적정한 예산 수립이 가능 
·수선충당부채는 승인 받은 예산을 관리비의 부과 형평성을 고려해 12분의 1씩 매월 부과·적립하고, 부과·적립액은 목적별로 사용내역을 정산해 부과의 적정성 유지와 집행내역을 투명하게 관리 


용역·공사 등 사업자선정시 주요 위반 사례 
·장기수선계획에 없음에도 주차장 도장공사, 보도블록 공사 등을 대표회의 의결로 장충금 사용 
·장충금 사용시 사용계획서 미작성 
·예정수선연도에 포함된 수선 미실시 
·승강기 전면교체 공사시 감리업체 선정 등 수의계약 
·하자관련 소송을 위한 현장검증 및 감정수수료를 입주자 동의 없이 장충금에서 사용

<아파트관리신문 게재 기사 종합>

[마일즈]

유익한 내용이 많네요.
감사합니다.

[진주펄]

감사합니다.

[김식]

감사

[Terry강]

감사합니다.

[흥덕]

감사합니다
근데 아파트감사도 품의서나 지출결의서에 매번 결재를 해야하나요?