배진호의 아파트 회계 및 세무＜224＞ - ‘공동주택 회계감사’ 관리주체 유의사항 사례와 해설

[김경아]

배진호의 아파트 회계 및 세무<224>

배진호 회계사

이번 호에서는 2023년도 공동주택 회계감사에서 제기된 관리주체의 회계관리와 관련된 유의적인 사항들에 대해 알아보기로 합니다. 

공동주택 관리주체의 회계관리와 관련된 유의적인 사항들로는

① 공동주택관련 법령과 관리규약에 규정된 회계관련 규정의 준수 여부

② 내부통제절차의 구축 및 운영에서 미비점

③ 공동주택 회계제도와 관행의 개선에 필요한 권고사항들이 포함돼 있으며, 공동주택 회계감사기준 제8조에 따라 감사인과 입주자대표회의와의 커뮤니케이션의 일환으로 감사보고서와 별도로 입대의에 제출되기도 합니다.

감사인이 작성한 공동주택 회계관리의 유의사항에 대한 실제 사례를 해설과 함께 소개합니다.

1. 세입·세출결산서의 공시 및 검토에 관련한 유의사항 (사례)

(1) 관리주체는 매분기 말일을 기준으로 해 세입∙세출결산서를 작성해 입주자대표회의에 보고하고, 입대의는 관리주체가 제출한 보고서의 분석 결과를 입주자 및 사용자에게 공시해야 합니다.

(2) 이 보고서에는 예산을 초과한 결산 항목 또는 예산 집행실적이 낮은 항목에 대해서는 그 원인을 기술하고 추가경정예산의 편성의 필요성 또는 예산과 결산의 차이 항목에 대한 보충설명을 기재해 입주민 및 사용자의 이해를 돕는 것이 바람직합니다.

(3) 수선유지비의 결산액은 부과액이 아니라 실제 지출 실적을 기재한다면 예산과 실적을 비교할 수 있게 돼 차기 예산 편성에 도움이 될 것으로 판단됩니다.

[해설]

☞ 공동주택 회계처리기준 제56조에 따라 관리주체는 분기별로 세입·세출결산서를 작성해 입대의에 보고해야 한다. 특히 세출결산서는 입대의가 승인한 예산의 한도 내에서 인건비와 제반 경비 등의 관리비가 집행됐는지를 나타내므로, 결산액이 예산을 초과한 항목이 있다면 항목별로 그 사유가 주석 등으로 명기되고 추가경정예산 수립의 필요성에 대해 검토할 필요가 있다.

☞ 세입·세출 결산보고서에는 예산과 결산의 차이가 큰 항목에 대해서 그 원인 또는 보충설명을 기재해 입주자 등의 이해를 돕는 것이 필요하다. 예컨대 청소비나 경비비의 경우 예산에서 최저임금 인상을 고려하지 않았을 경우나 보험 보상이 많았던 해는 결산액이 예산을 초과할 수 있으며, 예산 대비 결산액이 적은 경우는 퇴직금이나 사회보험료의 정산에 따라 예산보다 적게 지급하는 경우 발생할 수 있다. 

☞ 관리주체와 입대의는 분기별 세입·세출 결산 및 보고 과정에서 관리비의 지출을 점검하고 시의적절하게 통제할 수 있는 기회로 활용하는 것이 바람직하다.  

2. 회계관리와 관련한 유의사항 (사례)

(1) 예금 잔고증명의 확인
2023년 6월 13일에 개정된 공동주택관리법 시행규칙 제30조에 따라 관리사무소장은 관리비 등이 예치된 금융기관으로부터 매월 말일을 기준으로 발급받은 잔고증명서의 금액과 관리비 등에 대해 월별로 작성한 장부상의 금액이 일치하는지 여부를 관리비 등이 부과된 달의 다음 달 10일까지 확인해야 합니다.

(2) 관리비예치금의 증액
관리비예치금은 3억 원인데 비해 2021년과 2022년 12월 관리비 부과액은 5억1100만 원과 6억2800만 원으로 그 차이는 2억1100만 원과 3억2700만 원에 달합니다. 이로 인해 2022년 12월 31일 기준 퇴직급여충당금 1억3300만 원이 별도의 계좌로 적립되지 않고 있으므로 이후 퇴직금의 지급시 운영자금이 부족할 가능성이 상존합니다.  따라서 관리비예치금을 증액하는 방안을 신중하게 검토하기 바랍니다

(3) 퇴직급여와 연차수당 추계액
퇴직급여 및 연차수당의 적정 부과를 확인하기 위해 일반관리비와 경비비 및 청소비에 포함된 퇴직급여 및 연차수당에 대해 당기 결산일 기준의 추계액과 실제 충당금 적립액을 비교해 과소 또는 과대 부과액에 대한 조정방안에 대한 검토가 필요할 것으로 판단됩니다. 나아가 퇴직금이 매년 정산되는 효과를 가진 퇴직연금제도를 도입하는 방안도 검토하기 바랍니다.

(4) 장기수선충당예치금 이자
공동주택의 장기수선충당예치금이자수익의 법인세 등은 원천징수되지만 다음 해 3월 세무신고(고유목적사업준비금 설정 등)를 통해 100% 환급되므로, 원천징수된 세금까지 포함된 이자수익 총액이 장기수선충당금으로 전입될 수 있는 회계처리가 필요합니다.

(5) 관리외비용
자동문센서유지보수료, 게시판수선비, 주차장 관련 소모품비 등은 관리외비용으로 처리하는 것보다 관리비용(수선유지비)로 처리하는 것이 적절할 것으로 판단됩니다.

☞ 공동주택 회계처리기준 제29조에 있는 소장의 예금 잔고의 확인 의무는 2023년 6월 13일 개정된 공동주택관리법 시행규칙 제30조에도 반영됐다. 

☞ 입주일이 20년차가 지난 공동주택, 특히 지역난방이나 중앙난방인 경우 관리비예치금(선수관리비)이 부족해 관리직원들의 퇴직급여충당금을 별도의 계좌로 적립하지 못하거나 수선충당금을 과대 부과하는 등의 문제를 근본적으로 해결하기 위해서는 관리비예치금의 증액 방안을 입대의와 관리주체가 적극적으로 나서서 강구할 필요가 있다.

☞ 관리직원들의 퇴직금은 매년 정산되는 것은 아니므로 연도별로 과대/과소 부과의 문제가 잠재될 수 있는 소지가 크다는 점에 유의하며, 퇴직연금제도의 도입을 적극적으로 고려하는 것이 필요하다고 본다.

☞ 법인사업자로 등록된 공동주택의 경우 장기수선충당예치금의 이자에 부과되는 법인세등은 원천징수되지만 다음해 3월 법인세 신고(고유목적사업준비금 설정 등)를 통해 해당 이자에 대한 법인세는 전액 환급되므로 이자수익 총액을 장충금으로 전입하는 회계처리가 적절하다. 

☞ 주차장 수선 또는 보수비용을 주차수익(관리외수익)에 대응한 주차장비용(관리외비용)으로 설정하는 것은 일견 수익비용 대응의 원칙에 부합한 것으로 보이지만 공동주택의 경우에는 이러한 주차장 관련 비용이 장기수선계획에 포함됐다면 장충금을 사용하고, 장기수선계획에 포함되지 않았다면 수선유지비(관리비)를 사용하는 것이 적절한 것으로 판단된다.

 ┃한누리세무회계 대표 02-554-6488