[노하우] 효율적으로 일하는 법(1/4)

[낯선곳에서의아침]

[노하우] 효율적으로 일하는 법(1/4)

  글 들어가기 전에;

  점심시간도 쉴 수 없을 만큼 정말 바빴다. 기존 부서원 10명에 다른 부서까지 맡으면서 인원이 두 배로 늘어 결재할 서류도 2배가 되었다. 새 부서는 표준이나 매뉴얼 따위가 전무한 상태였기에 모든 것을 새로 만들어야 했다. 기존의 부서장은 매뉴얼 없이도 그 부서를 무리 없이 운영해오기는 했지만 그것은 인원이 많지 않을 때 얘기다. 적은 인원이라면 기억에 의존해서 일을 할 수 있겠지만 어느 수준을 넘으면 -주먹구구식으로 운영한다는 것은- 물리적으로 불가능한 일이 된다.

  승진하지 못했다는 이유로 사직한 인원들 때문에 통합 부서는 신입직원이 왕창 늘어난 상태에서 많은 업무가 밀려왔다. 일이 바쁠 때는 신입직원이 오히려 업무에 방해가 되기 때문에 경력직원들과 나는 잔업과 특근을 하며 일을 처리했고 이제 좀 여유가 생겼다. 꾸준히 해온 표준화, 매뉴얼화와 함께 이제 신입직원들 업무 교육만 이루어지면 우린 곧 막강한 부서가 될 것이다. 나는 그들에게 무엇을 가르치게 될까? 오늘은 그걸 쓰고자 한다. 이글은 내 스스로와 독자들의 경쟁력 유지를 위해서 스크랩, 복사, 배포금지이다.

  글 들어간다.

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[1] 직장생활 일반

1. 명함 보관법

  내가 가지고 있는 명함철에는 900장이 넘는 명함이 있는데 나는 그 명함들을 언제 받았는지 거의 대부분 정확히 알고 있다. 내가 버리지 않고 가지고 있는 명함 중에서 가장 오래된 것을 보니 2001년 6월 28일. 한 중견 가구회사의 무역부 직원으로부터 받은 것이다. ‘우와~ 기억력 대단하다!’ 그럴까? 나는 내 전화번호도 헷갈려할 정도로 기억력이 아주 나쁜 사람이다. 나는 그것들을 어떻게 기억할까?

  나는 명함을 받으면 명함의 오른쪽 위편에 날짜를 적어 놓는다. 덕분에 몇 년이 지난 후라도 그 날짜를 보면 상대를 만난 시점을 정확히 알 수 있고 그와 진행한 업무의 시작시기를 추측할 수 있기에 지난 자료를 찾을 때 요긴하게 쓰인다. 예컨대 저 중견 가구회사와 업무를 진행한 시기를 대충 짐작할 수 있으므로 자료를 찾을 때도 그 시점만을 뒤지면 되기 때문에 상당한 시간 절약이 된다.

  초기에는 그렇게 날짜만 적었는데 몇 년 전부터는 해당 Project(이하 P/J), 기타 특이 사항 등 간단한 메모를 같이 적기도 한다. 특히 한 번에 여러 명의 손님이 몰려올 경우 시간이 지나면 헷갈리기 때문에 ‘대머리’ ‘키가 큼’ 식으로 상대의 인상착의까지 적어둔다. 그리고 외국인이면 한글로 적고 한국인이면 영어로 적어서 만약 그들이 내가 쓴 글을 보더라도 쉽게 알아보지 못하게 한다. 괜한 오해를 방지하기 위해서다.

  그럼 명함을 이용해 오래된 자료는 어떻게 찾을까? 대략 2011년 여름쯤에 만난 대머리 영국인과 특이한 P/J를 수행한 적이 있는데, 이번에 만난 미국인이 비슷한 P/J를 진행하기를 원한다고 가정하자.

1) 나는 명함철 속의 2011년 7~8월 날짜가 적힌 명함들 중에서 영국회사 소속이고 대머리라는 메모가 적힌 명함을 찾는다.

2) 명함에는 그와 함께 했던 P/J명이 적혀 있다.

3) 컴퓨터의 파일 목록에서 검색 기능으로 P/J명을 치면 3초 정도면 해당 자료를 찾을 수 있다.

  당신은 옛날 자료를 찾을 때 몇 초가 걸리는가?

[아빠가 딸에게 전하는 삶의 지혜]

15. 항상 메모를 하거라. 네 기억력보다 오래가는 것이 글이니.

Tip. 상대로부터 받은 명함이 부족할 때

  상대가 가져온 명함이 한 장인데 미팅에 참석한 당신 회사 직원은 2명이라면 한 사람은 명함을 받을 수가 없다. 어떡해야 하나? 그럼 받은 명함을 빌려다가 복사를 해서 명함크기로 잘라서 명함철에 꽂아두면 된다. 변명하지 마라. 세상 모든 일에는 언제나 두 번째 방법이 있다.

[아빠가 딸에게 전하는 삶의 지혜]

28. 어려운 일이 주어질 때, 빈자들은 할 수 없는 이유(=변명)을 찾고 부자는 해결 방안을 찾는다. 부자의 마인드를 가져라.

2. 메모하는 법

  내 침대 머리맡에는 언제나 종이와 필기구가 있다. 출퇴근 시 가지고 다니는 서류가방 안에도 노트가 있고, 서류가방을 가지고 다닐 여건이 안 될 때면 조그만 수첩과 필기구를 주머니에 넣어 다닌다. 간혹 흔들리는 차 안에서 기발한 생각이 떠올라 메모를 할 때가 있는데 이럴 때는 메모하기가 불편하고 문장을 정리하기도 어렵다. 특히 어떤 문장을 적었는데 그 문장의 중간에 들어가야 할 문구가 나중에 생각났다면 어떻게 해야 할까?

  예를 들어, 어떤 문장을 적었는데 (A)라는 문구가 나중에 떠올랐다면 원래 문장의 해당 부분에 (A)를 표기한 후 공간이 남는 메모지 한쪽에 그 내용을 적어두면 얼마든지 첨언을 할 수 있다.

① 첫 장에 적은 내용

  그날의 프로그램이 전파를 타는 얼마 동안 그들 중 일부는 벼락 스타가 되기도 한다. 그러나 우리가 정말 대단하다고 느낀 그들도 (A) 또 다른 재능인이 나타나면 또 그렇게 잊혀져갈 것이다.

② 나중에 생각난 것을 적은 내용

  (A) 극히 일부만이 아주 짧은 시간 그런 주목을 받을 뿐이며

  즉, 내가 집에 돌아와서 타자를 치면 아래와 같이 되는 것이다.

③ 두 문장을 합한 내용

  그날의 프로그램이 전파를 타는 얼마 동안 그들 중 일부는 벼락 스타가 되기도 한다. 그러나 우리가 정말 대단하다고 느낀 그들도 극히 일부만이 아주 짧은 시간 그런 주목을 받을 뿐이며 또 다른 재능인이 나타나면 또 그렇게 잊혀져갈 것이다.

3. 기록사진 찍는 법

  우리가 2년 전에 공급한 컵과 동일한 것으로 10개 더 공급해 달라는 고객의 요청이 있었다. 과연 고객은 같은 컵을 공급받게 될까? 나는 우리 회사 자재부 직원이 2년 전, 시중에서 구매한 컵이 어떻게 생겼는지 기억하지 못할 것이라는 것을 확신한다.

  나라면 그 컵을 구매할 때, 판매한 가게의 간판, 명함, 컵, 모델명을 촬영해 놓았을 것이다. 특히 컵을 촬영할 때는 줄자를 컵 옆에 대고 찍어서 컵의 크기를 정확히 알 수 있도록 할 것이다. 물론 고객에게 보낼 것을 대비해서 자를 대지 않은 사진도 찍었을 것이다.

  자재부 직원을 가르치면 안 되냐고? 그런 행위를 월권이라 하고 자재부장은 내게 화를 낼 것이 분명하다. 나는 주위 모든 사람들에게 내가 터득한 효율적으로 일하는 법을 전수하려 해왔지만 결과는 사내정치의 피해자로 전락하는 것이었다. 모두에게 효율적인 것이 내게는 비효율적이었음을 깨달았다면 안하는 것이 현명하겠지.

[아빠가 딸에게 전하는 삶의 지혜]

24. 한국 회사에 취직하거든 너무 튀지 마라. 조직에서 살아남고 싶다면 튀는 A급 직원보다 충성스런 B급 직원처럼 보이게 행동해라.

29. 대화가 안 통하는 사람에게 에너지를 낭비하지 말아라. 그들을 설득할 시간에 좀 더 생산적인 일을 하는 것이 훨씬 이익이다.

  가끔씩 경쟁사의 제품을 볼 기회가 있는데 그럴 때마다 나는 최대한 많은 사진을 찍어둔다. 합법적인 산업스파이 짓을 할 수 있는 기회를 마다하는 것은 스스로 배울 수 있는 기회를 차버리는 짓이라는 것이 나의 소신이다. 이는 에이스침대 회장의 일화를 듣고 나서 생긴 버릇이다. 에이스 침대 회장은 외국 유명 호텔에 머물 때마다 칼로 침대를 뜯어서 내부를 살펴보곤 했다고 한다.

  최근 이 회사의 도덕성이 도마에 오른 적이 있었는데 나는 어떤 사람이나 조직에 문제가 있더라도 그들 모두를 버리지는 않는다. 그들에게서 한 가지라도 배울 것이 있다면 -나쁜 것을 버리고- 좋은 것만 취해 배우면 된다.

[아빠가 딸에게 전하는 삶의 지혜]

26. 새로운 일이 생기거든 열심히 배워두거라. 그 기술이 먼 미래의 어느 날 퍼즐처럼 네가 필요한 시점에 요긴하게 쓰일 것이다.

<50301(144)> 사진을 찍을 때는 위와 같이 자를 대고 찍으면 치수를 정확히 알 수 있으므로 경쟁사의 제품을 아주 쉽게 벤치마킹할 수 있다.

  위와 같은 사진을 찍기 위해서는 드라이버로 제품을 분해해야 한다. 그래서 나는 출장을 갈 때마다 카메라와 함께 간단한 공구를 챙겨간다. 당연히 출장 시 챙겨가야 하는 목록표도 미리 만들어 두어서 잊어버리고 안 가져가는 일이 없다. 목록표에는 여권, 비자, 현금, 상대방 연락처, 지도, 드라이버, 몽키 등등의 단어가 들어가 있고 체크할 수 있도록 해 놓았다. 당신은 출장 준비물 목록표가 있는가?

[제품 사진을 찍는 요령]

  샘플이나 경쟁사 제품을 입수하면 사진을 찍어둬야 한다. 어떻게 찍어야 하나?

1) 줄자를 대고 가까이 찍는다.(그럼 핵심 부위를 자세히 찍을 수 있다.)

2) 제품의 크기가 너무 커서 줄자의 시작과 끝부분이 보이지 않는다면(= 그 사진 한 장으로는 제품의 크기를 정확하게 파악하기 어렵다면) 조금 먼 곳에서 줄자의 양끝이 보이게 몇 장을 더 찍는다.

[용접 등 작업하는 모습을 찍는 요령]

  작업하는 장면을 촬영할 때도 그 부분만을 찍으면 전체적인 모양을 파악하기 어려울 때가 있다. 설사 그 제품이 아주 작은 것이라고 하더라도 작다는 것을 확인하는 차원에서라도 거리를 둔 사진을 찍어둬야 한다. 즉,

1) 작업하는 모습을 가까이 찍는다.

2) 조금 멀리에서 전체가 보이게 찍는다.

[여러 개의 호텔 객실을 찍는다면]

  당신이 신축 호텔의 매니저이고 인테리어 업자의 작업 문제점을 파악하고자 각 호실의 사진을 찍는다면 어떻게 방들을 구분할까?

1) 먼저 방문에 붙어있는 호실번호를 찍는다.

2) 그 뒤에 그 방의 내부를 찍으면 다음 호실 번호가 나오기 전까지는 같은 방이므로 구분이 확실해진다.

<호텔> 위의 사진들은 10년 전에 투숙했던 한 호텔의 사진이다. 방 1개를 찍은 것이라서 호실 번호를 찍지는 않았다. 중간쯤의 사진들을 보면 배관들이 보일 것이다. 그렇다! 나는 호텔의 천장을 열고 들어가서 찍었다. 어떨 때는 엎드린 자세에서 한손으로 체중을 지탱하고 다른 손으로 사진을 찍는 아크로바틱 묘기를 하기도 한다.

[일상적인 사진을 찍는 요령]

  업무와 상관없는 일상적인 사진이라도 많이 찍어두는 것이 좋다. 특히 이벤트가 생기면 반드시 찍어둬야 한다. 예컨대 집안 인테리어 등을 할 때 배관 따위를 찍어두면 나중에 하자발생시 위치파악을 쉽게 하는 등 요긴하게 쓸 수 있다.

4. 사진 첨부하는 법

  출장에서 찍어온 사진을 보고서에 첨부할 때 과거 아날로그 사진의 경우 인화를 한 후 종이에 붙여서 사용했고, 지금은 디지털 사진을 화면상에서 붙여넣기 하는데 고정된 양식을 사용하는 것이 확실히 짜임새가 있고 효율적이다.

양식은 엑셀을 이용해 만드는데, A4의 경우 3장의 사진을 넣고 옆에 간단한 설명을 붙이는 것이 좋다. 아래의 예를 참고하라.

<XX PJ 원가 절감 내역>

1) PHOTO라고 적은 공간에는 사진을 넣는다.

2) REMARK라고 적은 공간에는 해당 사진의 설명을 넣는다.

3) 사진의 특정 부분을 지적하여 설명할 때는 화살표와 Box를 이용해 Note한다.

4) Title(=제목)을 적어서 자료의 목적을 명확히 한다.

5) 작성 날짜를 적어서 같은 Title의 자료 중 최신본이 어떤 것인지 명확히 한다.

6) 같은 날 여러 번 자료를 수정할 경우 나중 것에는 -1, -2 식으로 적어서 구분한다.

예) 2013.07.23 -> 2013.07.23-1 -> 2013.07.23-2 -> 2013.07.24

5. 파일이나 사진을 저장하고 찾는 법

파일명은 내부 내용을 함축적으로 표현하는 것이 좋다.

  사진이 첨부되는 내 글에 익숙한 독자들은 내가 그것들의 정확한 촬영 시점을 알고 있는 것이 궁금할 것이다. 나는 어떻게 파일이나 사진들을 저장하고 찾을까?

[파일저장 법]

  한글, 워드, 파워포인트, CAD 어떤 파일이든 저장 시에는 1)상부에 Title과 날짜를 적어야 하고, 2)파일명은 Title + 작성날짜가 되어야 한다.

  예를 들어서, 인테리어 회사 직원이 A호텔 인테리어 공사 원가 절감 내역을 엑셀에 저장한다고 가정하자. 위의 XX P/J 원가 절감 내역 파일을 기준으로 설명하면

1) 상부에 Title과 날짜를 적는다.

- 상부에 반드시 ‘A호텔 원가 절감 내역’식으로 Title을 적는다.

- 내용과 Title은 반드시 일치해야 한다. 즉, 내용은 A호텔 원가 절감 내역인데 Title은 'A호텔 P/J 관련’ 이렇게 애매하게 적거나 다르면 안 된다.

- Title 다음 줄의 오른쪽에 ‘2013.07.23’식으로 작성날짜를 적는다.

- 같은 날 여러 번 자료를 수정할 경우 -1, -2로 구분한다.

2) 파일명은 Title + 작성날짜가 되어야 한다.

- 파일명은 반드시 Title과 일치해야 한다. 즉, ‘인테리어 공사’ 라는 식으로 적으면 안 되고 내부의 Title과 일치하도록 ‘A호텔 원가 절감 내역’ 이라고 적어야 한다.

- 그리고 파일명 뒤에 반드시 날짜를 쓴다. 즉, A호텔 원가 절감 내역(2013.07.23).xls

- 같은 날 업데이트한 자료를 만들면 A호텔 원가 절감 내역(2013.07.23-1).xls

- 다음 날 업데이트한 자료를 만들면 A호텔 원가 절감 내역(2013.07.24).xls

  이 방식으로 일한지 10년이 지났다고 가정하자. 나는 10년 후에

- XX P/J 관련 자료를 찾고자 한다면 P/J 명만 치면 3초 만에 찾을 수 있을 것이고,

- P/J 구분 없이 원가 절감 관련 파일을 찾고자 해도 3초 만에 수 백 개의 자료를 찾을 수 있을 것이며,

- 그중에서 ‘2013년에 작성한 것’이라는 변수를 넣어도 3초면 찾을 수 있을 것이며

- 여러 개의 유사한 파일 중 가장 최신 것이 어느 것인지도 정확히 알 수 있을 것이다.

  당신은 10년 전에 작성한 파일을 3초안에 찾을 수 있는가?

[사진 저장 법]

1) 사진의 경우 촬영한 [국가별 폴더]를 만들고

2) 그 아래에 [연도별 폴더]를 만들고

3) 그 아래에 [월별 폴더]를 만드는데 폴더명에 이벤트를 적어 둔다.

  내 실제 파일을 보자.

<2011년> [1. digital photos(2013.06.19)] - [13. China] - [2011년] - [2011.01(동동 결혼)] - 개별사진.jpg 식으로 되어 있다. 즉, 중국은 국가 분류상 13번째 국가이고, 각 연도별로 사진을 모은 후, 각 월별로 따로 저장을 하고, 월별 폴더에는 중요 행사를 적어둔다. 2011년의 중요 이벤트는 ‘동동’이라고 불리는 지인의 결혼과 집수리 등이다.

[검색하는 법]

  사진뿐만 아니라 모든 자료를 스스로 정한 규칙대로 트리를 만들고 폴더명 및 파일명에 해당 이벤트를 명기해둔다면 검색기능을 이용해서 쉽게 찾을 수 있다. 위의 예에서 중국에서 집수리한 것은 클릭 두 세 번이면 찾을 수 있을 것이다. 설사 연도 자체가 기억나지 않는 경우라도 [13. China]폴더 전체에서 검색기능에 이벤트를 넣으면 3초 안에 찾을 수 있다. 당신은 오래된 사진을 몇 초 만에 찾을 수 있는가?

6. 출장 보고서 적는 법

  출장을 다녀오면 제목, 출장일자, 출장자, 미팅 참석자, 미팅 내용 등을 적어서 보고서를 작성한다. 나는 해당 출장지가 초행이며 루트가 복잡할 경우 그 경로까지 자세히 적는데 이것이 다음에 다시 출장을 갈 때 많은 도움이 된다. 특히 초행인 부하 직원을 혼자 보내도 길을 헤맬 가능성이 줄기 때문에 큰 안도감을 준다. 아래는 예전에 내가 작성했던 출장 보고서의 해당 부분이다.

<5> 교통편

1) 부산 -> Narita : 대한항공

2) Narita -> Chiba -> Gio : 열차(￥950)

   - 가는 길 : Narita에서 Chiba까지 가는 열차를 타고 Chiba에서 Local 열차를 갈아 타고 Goi역에서 내림

   - 오는 길 : 가는 길과 동일하며 Narita 발 부산 행 대한항공 13:55를 타기위해서는 11:52분에 있는 Chiba -> Narita 열차를 반드시 타야하며(45분소요) Goi -> Chiba 열차가 30여분 소요됨을 감안, 오전 10시경에는 Hotel Check-out을 해야 함

3) Gio역 -> Gio Grand Hotel : 택시(￥660)

   - Gio역에서 Hotel까지는 도보로는 15분, 택시로는 5분소요. 시간적 여유가 있으면 도보도 무방한 거리임

4) Hotel -> Mitsui Ship Yard : 택시(￥1,600 ~ 2,200)

   - ‘Hotel 밖에서 지나가는 택시를 잡기‘는 기대하기 어려움(없음). Front에 요청하면 택시를 5분 내에 불러주며 이 경우, 조선소까지 요금은 ￥2,200 정도로 비쌈. 조선소에서 돌아오는 길은 조선소 앞에 항상 대기하고 있는 택시를 타면 되고 요금 은 ￥1,600 ~ 1,800 정도임

  이정도면 당신도 Mitsui 조선소를 찾아갈 수 있지 않을까? Data를 모아서 정리해두는 것은 귀찮은 일이지만 나중에 그것이 다시 필요할 때가 되면 훨씬 많은 금전, 시간, 에너지를 절약하게 해준다. 어디 다닐 때는 여정을 잘 적어둬라.

[아빠가 딸에게 전하는 삶의 지혜]

15. 항상 메모를 하거라. 네 기억력보다 오래가는 것이 글이니.

7. 상대에게 정확하게 의사를 전달하는 법

  대화나 전화로 업무를 할 경우 단 몇 달만 지나도 그 내용이 가물가물하게 된다. 그래서 모든 업무는 문서로 처리해야 뒤탈이 없는데 아래의 큰 숫자로 갈수록 정확성이 커진다.

1) 대화, 전화

2) 대화, 전화를 메모한 기록

3) E-MAIL(문장형식으로 기록된 것)

4) E-MAIL(번호를 매겨 정리한 메일)

5) 하드 카피된 표지에 문장으로 기록한 것

6) 엑셀 표, 도면, 스케치로 작성된 자료

  예를 들어 보자. 당신의 회사는 침대 매트리스를 만든다.

1) 대화, 전화

  영업부 직원인 당신은 생산부에 “한국 고객은 1900 x 900, 일본 고객은 1800 x 900, 미국 고객은 2100 x 1200, 영국 고객은 2050 x 1050 을 요구하므로 생산지시서에 국가명만 적으면 생산부에서 알아서 하라.”고 전화를 했다. 생산부는 앞으로 문제를 발생시키지 않고 생산을 잘 해낼 수 있을까? 전화를 받은 사람이 기록을 하지 않았다면 언젠가 헷갈릴 수도 있고 해당 직원이 사직을 했다면 후임자는 내용을 모를 수밖에 없다. -> 실패

2) 대화, 전화를 메모한 기록

  전화 내용을 기록했다고 하더라도 몇 년 후 그 파일을 찾을 수 있을까? -> 실패

3) E-MAIL(문장형식으로 기록된 것)

  당신은 e-mail에 ‘한국 고객은 1900 x 900, 일본 고객은 1800 x 900, 미국 고객은 2100 x 1200, 영국 고객은 2050 x 1050 을 요구하므로 생산지시서에 국가명만 적으면 생산부에서 알아서 하라’ 고 적었다. 일단 읽을 때 헷갈린다. 그리고 이 경우 문서는 남지만 e-mail 관리를 잘 하지 않으면 쉽게 날릴 수 있고 몇 년 전 메일에 뭐가 들었는지 어떻게 기억할 수 있나? -> 실패

4) E-MAIL(번호를 매겨 정리한 메일)

  당신은 e-mail에

‘각 국가별 요구 사항은 아래와 같습니다.

1. 일본 고객: 1800 x 900

2. 한국 고객: 1900 x 900

3. 영국 고객: 2050 x 1050

4. 미국 고객: 2100 x 1200

상기의 리스트를 참조하여 생산바랍니다.’ 고 적었다. 3)번과의 차이는 번호를 매겨 List-up함으로서 한눈에 파악될 수 있도록 했다는 것이다. 또한 매트리스의 크기에 따라 순서를 따르는 규칙을 정했다는 것이다. 그러나 한 번 보고나면 매일 확인할 수 없는 메일이라는 한계는 벗어날 수 없다. -> 실패

5) 하드 카피된 표지에 문장으로 기록된 것

  당신은 생산지시서 표지에 매번

1. 일본 고객: 1800 x 900

2. 한국 고객: 1900 x 900

3. 영국 고객: 2050 x 1050

4. 미국 고객: 2100 x 1200

미국 고객 200개 생산 바랍니다. 라고 적었다. 상당히 진척된 상황이다. -> 성공, 그러나 체계적이지 못함.

 더 확실한 것은 아래의 방법이다.

6) 엑셀 표, 도면, 스케치로 작성한 자료

NO	국가	크기	생산 수량	비고
1	일본	1800 x 900
2	한국	1900 x 900
3	영국	2050 x 1050
4	미국	2100 x 1200	20

  당신은 작업지시서에 위의 표를 만들어 넣고 생산수량만 적어서 내리면 된다. 저런 표를 만드는 것이 곧 시스템을 구축하는 것이고, 저런 작업을 수없이 하여 회사의 뼈대를 만드는 것은 상당한 인내심을 요구하는 일이지만 하나하나 구축해 나갈수록 업무는 점점 쉬워지고 문제는 줄어들 것이다. -> 성공

  전화로 1분 걸릴 일을 위해 1시간을 들여 엑셀 표를 만드는 것을 시간 낭비로 생각하지 마라. 정보 전달 중 발생하는 오류를(= 오류로 인한 손실은 대개 시스템을 만드는 것보다 훨씬 큰 비용을 필요로 한다.) 방지함과 동시에 정보의 재활용도 가능하기 때문이다. 엑셀자료는 3년 후에도 다시 꺼내 쓸 수 있지만 입으로 말한 내용은 나오는 즉시 사라진다.

8. 문제가 생길 때의 대처법

  조직에 한 명의 바보가 있으면 주위에 있는 똑똑한 여러 명이 피곤해지고, 어떤 조직에 문제가 있으면 그 전후방 조직이 피곤해진다. ‘도대체 이런 돌머리로 어떻게 대학을 졸업했을까?’ 싶은 사람들은 항상 있고 대개 조직 구성원의 20% 정도는 이런 사람들로 채워진다. 이런 사람들은 조직이라는 배가 전진하기 위해 모두가 앞쪽으로 노를 저을 때 혼자서 뒤쪽으로 노를 젓기 때문에 차라리 없는 것이 낫지만 내부 경쟁적인 대기업이 아닌 이상 대개는 그냥 방치하게 되며 그들 20%가 문제의 80%를 양산한다. 이런 사람들은 자신의 업무 실수가 민폐라는 것을 아는지 모르는지 노력자체를 하지 않기 때문에 동일한 실수를 수없이 반복한다. 무능하면서 노력도 하지 않으니 미칠 일이다. (나는 이런 경우 해고가 쉬웠으면 좋겠다. 당신이 부양해야하는 처자식이 있다는 것이 조직이 당신을 껴안아야 할 이유는 될 수 없다. 기업은 자선단체가 아니며 열심히 일한 동료가 당신 때문에 일자리를 잃는 것은 공정하지 못하다.)

  업무를 하며 (대개 위에 언급한 사람들에 의해 발생한) 어떤 문제가 생기면 신속히 두 가지를 파악해야 한다.

1) 지금 어떻게 이 문제를 해결할 것인가?

2) 앞으로 재발 방지를 위해 어떤 대책을 세워야 하나?

  멍청이들 때문에 문제가 발생하지만 그들은 스스로 문제를 해결하지 못한다.

1) 그들은 애초에 문제가 발생할 수밖에 없을 정도로 업무처리 능력이 미숙하며

2) 대개는 문제가 발생한 것 자체를 인지하지 못하고

3) 당면한 문제의 해결책이 무언지도 생각해 내지 못한다.

4) 그들에게 재발 방지책을 기대하는 것은 꿈에 지나지 않는다.

  노련한 사람들은 문제가 발생했다는 연락을 받으면 현장에 있는 사람에게

1) 예상되는 문제 부분에 대해 질문하여 1차 확인하고(현장감이 중요하다. 사무실에서 펜대만 굴려서는 절대 알 수 없는 노하우이다.)

2) 가장 신속하고 경제적인 해결책을 찾아 즉각 문제를 해결하며

3) 차후 동일한 문제가 발생하지 않도록 재발 방지책을 마련한다.

- 이는 문제의 히스토리를 기록하고

- 원인을 분석하며

- 해당부분을 보강하는 도면, 자재, 설비 등을 적용하여 재 발생을 막는 것으로 귀결된다.

9. 시스템을 만드는 방법

[조직 구성 방법]

  군대의 조직 체계는 8명으로 이루어진 분대 -> 4개의 분대가 모인 소대 -> 4개의 소대가 모인 중대 -> 대대 -> 연대 -> 사단 식으로 구성되어 있다. 최 하부 조직인 분대는 1명의 분대장과 7명의 분대원으로 이루어지는데 이 숫자가 나온 이유는 1사람이 제대로 관리할 수 있는 한계가 7명이기 때문이다. 당신이 관리하는 인원이 그것을 넘으면 2~3부분으로 나누고 각 부분의 리더만 관리하는 것이 효율적이다.

  내가 10명의 부서를 다룰 때 2부분으로 나누기는 했지만 업무 지시는 각 개인에게 직접 했는데 20명으로 늘어난 지금은 부서를 4부분으로 나누고 각 파트장에게 업무를 배분한 후 개개인에게 어떻게 분배하는지는 관여하지 않고 있다. 즉, 책임 할당제를 실시하고 있는데 그러면 나는 4명만 관리하고 각 파트장도 4~5명 정도를 관리하므로 각자의 관리 한계를 초과하지 않게 된다.

[표준의 제정]

  전임 부서장은 직원들이 여유가 있을 때 ‘할일이 없다’며 부서원들이 게임을 하도록 방치했다가 바쁘면 잔업을 시키곤 했는데 내가 그의 부서까지 통합해서 맡은 후에 시간이 남으면 나는 표준을 만드는 작업을 지시했다.

  도면 자료일 경우; 잘못된 도면(사실 맞는 도면이 단 한 장도 없었다.)은 제도 규정과 Scale에 맞춰 모두 다시 그리게 했고, 없는 것은 새로 그리게 하였다. 그렇게 그린 도면 중 공용 도면만 모아서 한 개의 CAD File에 정리해놓고 각 Item마다 Page를 부여한 후 Up-Date 날짜를 적었다. 도면은 모두 출력해서 Page 순서대로 철을 하고 이를 ‘표준도’라고 명명했다. 내가 아는 한 동종업계, 계열사 중에서 우리 조직만 이 체계를 가지고 있다. 업무가 바쁜 시기가 왔을 때, 이미 그려놓은 정확한 도면을 사용하니 오작이 줄고 시간도 절약된다.

  도면뿐만 아니라 일반적인 행정서식도 잘못된 것은 개선하고 없는 것은 만들었다. 만드는 시간이 적잖이 걸렸지만 어차피 업무가 바쁘지 않을 때 만든 것이기 때문에 시간 낭비는 없었다.

  숫자가 나오는 자료일 경우; 표를 이용하는 것이 가장 효율적이다. 프리젠테이션이 아니라면 그래프를 만드는 것은 대개 시간 낭비이고 자료는 엑셀로 만드는 것이 가장 효율적이다.

[DATA의 공유]

  조직의 규모가 커질수록 사람이 아니라 조직이 일을 하도록 만들어야 한다. 무슨 말이냐면; 특정 한 사람만이 관리하는 Data나 기술 따위가 존재해서는 안 된다는 것이다. 그러기 위해서는 업무를 표로 만들어 관리하고 지속적으로 업데이트 해주며 그 자료를 부서장인 당신과 공유해야 한다. 그 직원이 빠져도 당신은 Data가 있기 때문에 스스로 처리하거나 다른 직원에게 업무공백 없이 일을 맡길 수 있다.

  나는 위와 같은 표준을 만들어서 부서원과 공유했고 타부서나 계열사에 배포하기도 하였다. 이런 관리에 익숙해진 내 부서원들은 적응도가 날로 향상되어 업무의 완성도가 높아졌고 오작도 줄었다.

[아빠가 딸에게 전하는 삶의 지혜]

53. 시스템을 만들어서 조직을 운영하거라. 한 두 사람의 힘에만 의존하면 그들에게 끌려가게 되는 불상사가 생긴다. 일은 시스템이 해야지 사람이 하는 것이 아님을 명심하거라.

10. DATA의 관리 방법

1) 제한 시간 3초

  누군가 내게 전화를 해서 우리 부서 20명이 진행하고 있는 P/J에 대해 질문을 한다면 대개의 경우 나는 3초안에 답할 수 있다. 나는 올 1월 1일부터 향후 2년 후에 진행될 P/J까지 핵심 사항을 엑셀로 정리한 후 A3에 프린트하여 책상 앞에 붙여 놓고 있다. NO, 고객명, P/J명, Item의 종류, 자재의 종류, 납기, 담당자, 진행 상황, 특이 사항 등이 납기 순서로 정리되어 있고, P/J 명이나 납기만 말해주면 나머지 사항들을 대답하는데 3초면 충분하다. 실제 내가 사용하는 자료는 위에 예로 올린 ‘XX P/J 원가 절감 내역’보다 100배쯤 복잡하지만 -50Cm짜리 긴 철자를 자료에 올려놓고 보기 때문에 줄을 헷갈리는 등- 오독을 하는 경우는 드물다. 프린트를 해 두는 이유는 그것이 컴퓨터에서 찾는 것 보다 더 빠르고 즉각 노트를 할 수 있기 때문이다.

  그럼 5년 전 과거의 항목을 물으면 얼마나 걸릴까? 자료를 찾는 시간은 역시 3초이다. 컴퓨터의 검색 기능을 사용하면(그 화면을 띄우는 시간을 고려하지 않는다면) 3초에서 늦어도 10초 정도면 해당 파일을 찾을 수 있다. 내가 부하 직원들에게 자료를 찾을 것을 지시했는데 3초 내에 반응이 없다면 그것은 무언가 잘못되었다는 것을 의미한다. 나의 업무 방식을 제대로 이해하고 따르는 직원이라면 그도 그렇게 빠르게 Data를 찾을 수 있다.

2) Data의 관리

  Data를 찾는다는 것은 그런 자료를 축적하고 관리함을 전제로 한다. 나와 부하직원들은 어떻게 Data를 축적하고 관리할까? Data는 ①수집 -> ②정리 -> ③분석 -> ④활용의 프로세스를 거친다.

① Data의 수집

  당신이 원하는 Data를 구하려면 돈을 주고 사든가 스스로 찾아야 한다. 스스로 찾는 방법을 사용코자 한다면 업무상 습득한 것들을 꾸준히 모아둘 수도 있고 ‘브레인스토밍’방식을 이용해서 무차별적으로 수집할 수도 있다. 조직이 있다면; 부서원 여러 명의 의견이나 Data를 한 곳에 모으고, 없다면 당신 혼자라도 같은 방법으로 자료를 모을 수 있다.

[Case 1]

  예컨대 내가 쓰고 있는 이 글에 나오는 각종 Data들을 모을 때 나는 이렇게 했다.

- 책을 읽다가 인용할 문구가 나오면 노트를 해두었다가 한글 파일(= 지금 내가 글을 쓰고 있는 이 파일)에 옮겨 놓는다.

- 차를 타고 가다가 갑자기 떠오른 생각도 노트를 해두었다가 한글 파일에 옮겨 놓는다.

- 엑셀, 사진 자료 등은 상기 파일이 포함된 폴더에 제목을 정해서 보관한다.

[Case 2]

  나는 2025년 12월 31일에 소형빌딩의 오너가 되는 것을 목표로 삼았다. 나는 [빌딩주되기(2025.12.31)]라는 폴더를 만들어 놓았고 그 목표를 이루기 위해 필요한 정보들을 모으고 있다. 재테크, 부동산, 경매, 세법, 절세노하우, 사기 당하지 않는 법, 절약법, 빌딩 관리 노하우 등등의 자료를 모으고 있는데 이런 자료들을 누가 내게 털썩 던져주는 것이 아니므로 스스로 모아야 한다. 나는 일단 자료의 활용 가치는 무시하고 대충 비슷하면 무조건 캡쳐해서 모아두고 있는데 이 과정을 브레인스토밍이라 볼 수 있다.

  File이 겨우 몇 개라면 어차피 숫자가 적으니 쉽게 찾을 수 있으므로 폴더 하나에 왕창 모아두어도 상관이 없다. 여기까지가 data의 수집이다.

② Data의 정리

  모아 놓은 Data의 양이 많아지면 그 성격별로 분류/정리할 필요가 있다. P/J별로 구분할 수도 있고, Item별로 구분할 수도 있다. 내 부서는 설계가 주 업무이기 때문에 도면이 Data의 대부분을 차지하는데 도면 및 P/J별 각종 Data의 관리 방법은 아래와 같다. 고객사와 P/J명은 임의로 넣었다. 착오 없기를.

[하드카피 파일의 정리 방법]

[AA(CHINA)]

   [1. AAA]

   [2. AAB]

[BB(JAPAN)] <- 가) 국가별 케비넷

   [1. BBA]     <- 나) 1단

      [1. SS-1] <- 다) 서류철

         [document list]

         -파란색 간지-

         [5. production dwg]

            [production dwg(A-1)]

            [production dwg(A-0)]

         -파란색 간지-

         [4. working dwg]

            [SS-1(W-0)]

         -파란색 간지-

         [3. approval dwg]

            [SS-1(A-1)]

            [SS-1(A-0)]

         -파란색 간지-

         [1/2. received/sent]

            [2013.08.07에 보내거나 받은 메일]

            [2013.07.05에 보내거나 받은 메일]

가) 우리 부서는 문이 없는 수십 개의 5단 철제 케비넷이 있는데 각각 'AA는 중국', 'BB는 일본' 식으로 국가별 케비넷을 정해놓았다.

나) 케비넷의 각단마다 고객사의 이름을 구분해 놓았다. 즉, BB 케비넷의 1단은 일본에 있는 BBA라고 불리는 고객사 관련 자료만 넣어둔다.

다) 각 고객사별 각각의 P/J는 접수 순서대로 별도의 서류철을 만든다. 위의 경우, BBA 고객사의 첫 번째 P/J는 SS-1이다.

라) 여기서부터 중요하다. 두께가 7Cm나 되는 [1. SS-1] 파일을 펼치면 위에서부터 [document list], [5. production dwg], [4. working dwg], [3. approval dwg], [1/2. received/sent]라고 구역이 구분되어져 있고 각각의 구역 사이에는 파란색의 간지가 끼워져 있다. 업무 진행 순서에 따라 서류철을 펼쳤을 때 가장 오래된 종이 서류를 가장 아래에 보관하는데 이러면 새로운 것을 받더라도 순서를 맞추기 위해서 예전 것을 빼내는 불합리가 없다. 위에서 붉게 표시한 부분이 눕혀 놓은 하나의 파일 철을 옆에서 본 것이고 파란색 간지로 구분해 놓았다고 생각하면 된다.

  [1/2. received/sent] 부분은 파일철의 가장 아래에 있는데 메일을 프린트해서(모든 메일을 프린트 하는 것은 아니고 중요한 것만 프린트 한다.) 철해둔다. 메일은 내용만 프린트 하는 것이 아니라 반드시 날짜와 발송자의 이름부분도 같이 보이도록 프린트해야 순서 파악을 정확히 할 수 있다.

  [3. approval dwg] 부분에는 고객사에 보낸 승인도면을 보낸 순서에 따라 P/J명 뒤에 A-0, A-1. 식으로 구분을 하여 보관한다.

  [4. working dwg] 에는 고객사에서 승인을 한 도면을 보관하고

  [5. production dwg] 에는 생산도를 보관하는데 개정도가 있을 경우 A-0, A-1식으로 구분을 한다.

  [document list] 는 생산도를 출도한 내역을 적어 놓는다.

[컴퓨터에 파일을 정리하는 방법]

  하드 카피 파일과 달리 소프트 카피 파일은 공간의 제약을 받지 않는다. 소프트 카피 파일을 컴퓨터에 저장할 때 P/J명까지는 하드 카피 파일의 정리 순서와 동일하다. 아래 설명에서 하드 카피 파일과 다른 부분은 파란색으로 표시했고 하드 카피 파일의 ‘-파란색 간지-’는 ‘[폴더]’가 대신한다.

[AA(CHINA)]

   [1. AAA]

   [2. AAB]

[BB(JAPAN)] <- 가) 국가 폴더

   [1. BBA]   <- 나) 고객사 폴더

      [1. SS-1] <- 다) P/J 폴더

         [1. received]

            [2013.07.05(from xxx) XX 장비 도면]

               개별파일

            [2013.08.07(from xxx) XY 장비 도면]

               개별파일

         [2. sent]

            [2013.08.07(to xxx)]

               개별파일

            [2013.07.05(to xxx)]

               개별파일

         [3. approval dwg]

            [2013.07.04(A-1)]

               개별파일

            [2013.08.07(A-0)]

               개별파일

         [4. working dwg]

            [2013.09.12(W-0)]

               개별파일

         [5. production dwg]

            [production dwg(A-0)]

               개별파일

            [production dwg(A-1)]

               개별파일

         [6. photo]

            개별사진.jpg

         [7. data]

            개별파일

가) 컴퓨터의 드라이버에 각각 [AA(CHINA)], [BB(JAPAN)] 식으로 국가 폴더를 만든다.

나) [국가 폴더]에 [고객사 이름의 폴더]를 만든다. 예컨대 [BB(JAPAN)] 국가 폴더에 [1. BBA]라는 고객사 폴더를 만든다.

다) 각 고객별 각각의 P/J는 접수 순서대로 별도의 폴더를 만든다. 예컨대, [1. BBA] 폴더에 [1. SS-1] 이라는 P/J 폴더를 만든다.

라) 여기서부터 중요하다. [1. SS-1]폴더에 [1. received], [2. sent], [3. approval dwg], [4. working dwg], [5. production dwg], [6. photo], [7. data] 폴더를 만든다.

  [1. received] 폴더에 [내게 Data를 보낸 사람과 날짜를 이름붙인 폴더]를 만들고 해당 날짜에 접수 받은 개별파일들을 보관한다. 하드카피 파일의 정리방법에서는 메일을 프린트했지만 이 경우는 메일이 아니라 첨부파일을 보관한다는 것이 다르다. 첨부 파일의 내용을 폴더명에 포함시킨다. 첨부파일과 보낸 사람 이름이 폴더명과 일치하므로 몇 년이 지난 후라도 검색 기능으로 쉽게 추적이 가능하다.

  [2. sent] 폴더에 [내가 보낸 Data를 받는 사람과 보낸 날짜를 이름붙인 폴더]를 만들고 해당 날짜에 보낸 개별파일들을 보관한다.

  [3. approval dwg] 폴더에 고객사에 보낸 승인도면을 작성 날짜와 개정번호를 이름으로 붙인 폴더를 만들어 파일을 보관한다.

  [4. working dwg] 폴더는 고객사에서 승인을 한 도면을 보관하는데 방식은 approval dwg와 같다.

  [5. production dwg] 폴더에는 생산도를 보관하는데 개정도가 있을 경우 A-0, A-1식으로 구분을 한다.

  [6. photo] 폴더에는 해당 P/J와 관련된 사진을 보관한다. 대개 그냥 보관해도 되지만 특별히 구분해야 할 필요가 있으면 [촬영한 날자와 내용을 적은 하부 폴더]를 만들어 보관한다.

  [7. data]는 원가 분석 자료 따위의 자료를 보관한다. 대개 자료의 수가 적으므로 그냥 파일명으로 내용을 구분하지만 특별히 구분해야 할 필요가 있으면 [내용을 적은 하부 폴더]를 만들어 보관한다.

  이 방식으로 저장하면 각각의 P/J와 관련된 Data를 정확하게 보관하고 찾을 수 있다. 말로 설명하면 쉬운데 글로 쓰자니 여간 복잡하고 번거로운 것이 아니다. 휴~

[E-Mail의 관리]

  뭐 이건 다들 알아서 잘 하리라 생각한다. 개인 메일을 쓰든 아웃룩을 쓰든 [받은 편지함], [보낸 편지함]에 P/J별 폴더를 만들고 그곳에 해당 메일을 옮겨두면 된다. 이때 접수 순서에 따라 P/J 폴더에 번호를 매기는 것이 좋다. 그리고 위에 설명한 ‘컴퓨터에 파일을 정리하는 방법’에 따라 주고받은 첨부파일을 드라이버에 보관한다면 아주 쉽게 자료를 찾을 수 있을 것이다. 이것은 아웃룩의 검색기능으로 특정 문자는 찾을 수 있겠지만 첨부파일을 찾기는 쉽지 않기 때문이다.

[효율적으로 E-Mail을 주고받는 법]

  세이노 선생님께 질문을 하고 답을 받은 사람들의 메일을 보면 선생님께서 ‘>>>’ 기호를 사용해서 답을 한다는 것을 알 것이다. 타 부서나 타 회사와 메일을 주고받을 때 상대의 문장 중에서 특정 질문에 정확하게 대답하고자 한다면 해당 질문 아래에 특정한 기호와 색상으로 표기하는 것이 가장 효율적이다. 내게 조언을 구한 사람들은 알겠지만 나는 ‘-> 붉은 색’을 사용한다. 아래의 예문을 보자. 내가 방금 보낸 따끈한 메일이다. 중요정보는 XX로 표기하거나 삭제했다. Stef는 유럽에 있는 고객사 직원의 이름이고, 나는 Steve이다.

  8월 7일 Stef는 2가지 안건을 보내왔는데 만약 안건이 100가지였다면 그 모든 내용을 정확하게 구분해서 답하기는 불가능하다. 그래서 나는 해당 질문 아래에 붉은 색으로 화살표를 하고 질문도 붉은색으로 써서 보낸다. 즉, 내가 오늘 보낸 메일은 'See below in red.' 한 문장 밖에 없고 나머지는 그의 질문 아래에 답하는 것으로 대신하는 것이다. 이렇게 하면 메일 쓰는 시간도 짧고 정확도도 높다.

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From: Steve

Sent: Thursday, August 08, 2013 3:10 PM

To: 'Stef'

Cc:

Subject: RE: RE: XX project

Dear Stef

See below in red.

Thanks & best regard

Steve

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From: Stef

Sent: Wednesday, August 07, 2013 3:17 PM

To:'Steve'

Cc:

Subject: RE: XX project

Dear Steve,

1. As for the swing of the XX please do so according the drawing attached.

-> The old dwg is not correct. Therefore, It is not clear yet. I still do not know the direction of XX and direction of opening.

-> Open attached cad dwg and you can see 4 types of XX. Please pick one of them.

2. As for the transport for the XX project (please find attached email) this should not go with DHL our forwarder "XX" will pick the goods up in China.

-> Noted.

Met vriendelijke groet, / With best regards,

Stef

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  질문을 주고받는 횟수가 여러 번일 경우 색상을 바꿔가며 메일을 쓰는데, 더 이상 선택할 색상이 없을 정도가 되면 이미 완료된 질문은 검은색으로 바꾸고 남은 것만 색상을 표시하면 명확한 의사전달을 할 수 있다.

③ Data의 분석

  위에 예로 든 방식은 따로 분석이 필요한 경우가 아니지만 -성격에 따라 정리한 자료를- 필요에 따라 분석할 필요가 있다. 예컨대 원가 절감 내역서를 작성하고자 한다면 원가 절감이 가능한 Item들을 모아 정리를 할 것이지만 모아둔 Data는 내가 원하는 정보 100%를 함축한 것이 아니기 때문에 분석을 통해 무엇이 필요하고 필요하지 않은지를 파악해야 한다. 그래서 A라는 Data의 일부분과 B라는 Data의 일부분을 모아서 A+B라는 완성된 Data를 스스로 만들어야 한다.

④ Data의 활용

  그렇게 완성된 A+B라는 Data를 제대로 활용한다면 당신은 남들보다 훨씬 빠르고 정확하게 문제를 분석하고 쉽게 본질을 파악할 수 있게 될 것이다. 그렇게 Data 활용에 익숙해지면 당신은 미래를 예측할 수도 있다. 물론 미래의 일은 여러 가지 변수에 따라 가변적이긴 하지만 80~90%의 정확성이라면 예측할 수 없는 것보다는 훨씬 낫고 그것이 곧 당신의 경쟁력이다. 그리고 실제 활용에 있어서 미래의 예측이란 축적된 data를 이용한 가정(假定)을 의미한다.

[서울의 가정집에 있는 바퀴벌레 수?]

  가정(假定)의 실례를 하나 들어 보자. 어떤 대기업 면접시험에 ‘서울의 가정집에 있는 바퀴벌레는 몇 마리인가?’라는 질문이 있었다고 한다. 도대체 당신이 바퀴벌레의 수를 어떻게 안단 말인가? 어이가 없는 질문 아닌가? 그러나 이 대기업은 바퀴벌레의 수가 궁금한 것이 아니라 당신의 문제 해결 능력이 궁금한 것이다. 비즈니스를 하다보면 예기치 않은 상황에 부딪치기도 할 것이고 그때 당신이 어떻게 그것을 극복해서 일을 성취할 수 있는가를 보고자 하는 것이다. 한번 계산해보자.

- 서울의 인구(A): 1,000만.

- 1인 가구를 포함한 1가구당 평균 가족 수(B): 3인

- 가구 수(C=A/B): 333만

- 1가구당 바퀴벌레 수(D): 평균 10마리

-> 서울의 가정집 바퀴벌레 수(E=CxD) = 333만 x 10 = 3,333만 마리.

  임의로 답을 구해보았다. 자! 1가구 당 바퀴벌레 수가 10마리인지 내가 알게 뭐냐? 하지만 여러 가지 변수를 이용해 답을 가정할 수 있다면 나중에 변수를 제대로 설정하여 실제에 근접한 답을 도출할 수도 있을 것이다. 예컨대 가족 수와 소득 수준에 따라 샘플링한 100가구 집안의 바퀴벌레를 모두 잡고 그것으로 1가구당 평균 바퀴벌레 수를 산출한다면 아마도 거의 정확한 답을 구할 수 있지 않을까? 당신이 저런 질문을 받았을 때 나의 동료들처럼 ‘모르겠다’라는 답변을 한다면 당신은 발전의 여지가 부족한 사람이고 실제 그렇게 될 것이다.

[아빠가 딸에게 전하는 삶의 지혜]

28. 어려운 일이 주어질 때, 빈자들은 할 수 없는 이유(=변명)을 찾고 부자는 해결 방안을 찾는다. 부자의 마인드를 가져라.

[미래의 예측]

  위에 밝혔듯 나는 빌딩 오너가 되는 것을 목표로 삼고 1)Data를 수집하고 있다. 또한 시간이 날 때마다 2)항목별로 정리를 하고 있고, 3)내가 필요한 상황에 맞게 분석을 하게 될 것이며, 4)그 분석 자료를 활용해서 언젠가 투자를 하게 될 것이다. 이런 투자 활동은 언제나 Risk를 안고 있지만 철저한 준비로 그것을 상당부분 줄이고 성공 확률을 높일 수 있게 될 것이고 그 준비라는 것이 바로 Data 관리이다.

11. 특허, 실용신안 등록하는 법

  나는 특허 법률 사무소를 통해서 (발명) 특허 1개와 실용신안 3개를 등록한 경험이 있다. 법률 사무소는 당신을 대신해서 명세서를 작성하고 접수해 주는 역할을 하는데 특허청의 자료를 검색해서 다른 사람의 명세서 양식대로 작성할 수 있다면 당신 스스로도 출원이 가능할 것이다.

[(발명) 특허]

- 정의 : 발명은 존재하지 않는 것을 창조해 내거나 아주 획기적인 것을 만드는 거라고 할 수 있는데, 그 행위를 그대로 ‘발명’이라고 부른다. 그리고 발명은 물론이고, 발명이 아니라도 기존 제품을 많이 변경한 경우도 특허로 보호받을 수 있다.

- 과정 : 출원 -> 공개 -> 공고 -> 등록

- 소요 시간 : 상기 과정에 2년이 소요, 이후 비로소 인정이 된다.(즉, 동일한 특허가 이전에 없었다는 것을 확인하는 기간이 2년)

- 권리 기간 : 20년.

[실용신안]

- 정의 : 실용신안은 기존의 것을 개선하거나 새로운 것이라도 그 가치가 크지 않는 것이라 할 수 있는데, 그 행위를 ‘고안’이라고 부르며 기존 제품을 약간만 변경한 정도면 실용신안을 출원하는 것이 맞다.

- 과정 : 출원 -> 등록

- 소요 시간 : 1년

- 권리 기간 : 10년

[특허 실 업무 진행 과정](본인이 2003년 전후로 출원했을 당시의 상황임)

- 기안 ->

- 특허 요약서 작성 ->

- 특허 법률 사무소로 발신 ->

- 특허 법률 사무소로부터 포괄 위임장 수신 ->

- 세금계산서 수신(착수금 + 관납료 : 1,302,000 / 2003년) ->

- 비용 송금 ->

- 특허 법률 사무소로부터 명세서 초안 수신 ->

- 수정 및 추가 내용 작성 후 특허 법률 사무소로 전달 ->

- 특허 출원 ->

- 매년 갱신 비용 지출

[기타]

- 출원 또는 등록을 하는 것이 해당 발명이나 실용신안의 상업적 가치를 인정하는 것은 아니다. 다만 동일한 사안에 대해 두 출원자가 있다면 선 출원자의 권리를 인정한다.

- 출원을 했으나 공개 기간 동안에 제 3자가 이의를 신청하면 출원이 말소될 수 있다. 즉, 등록이 되어야 한다는 말이다. 어떤 자가 발명 특허 출원 이라고 써진 광고를 한다면 사실 아무 것도 아닐 수도 있다. 중요한 것은 등록이다.

- 어떤 제품을 발명한 발명자와 그것을 출원한 출원자가 있는데 권한을 가진 자는 출원자이다. 회사를 다니면서 발명 특허 등록을 하면 발명자는 나지만 권한은 출원자인 회사가 가지게 된다는 말이다.

- 특허 법률 사무소를 거치지 않으면 비용은 많이 줄어들 것이나 초보자는 명세서 작성 노하우가 부족한 것이 문제이다.

- 특허나 실용신안은 도면만 가지고 심사를 하는 것이기 때문에 샘플 따위의 제작은 불필요하다.

- 특허나 실용신안을 냈다고 떼돈 번다는 환상은 금물이다. 중요한 것은 시장성이다.

- 검색은 www.kipris.or.kr

12. 에필로그

  요즘 아내와 인터넷으로 ‘직장의 신’을 재미있게 보고 있는데 그곳에 나오는 ‘정주리’는 나의 20대를 그대로 투영하고 있다. 그녀처럼 실수를 하지는 않았지만(업무적으로는 완벽했으니 정 반대이다.) 계약직보다 더 하층민인 파견직으로 일했던 내 과거는 -1년 더 연장계약을 하지 못하면 바로 잘리는, 그래서- 미래가 없는 그녀의 현실과 많이 닮았다.

  계약직, 파견직 문제는 정치적으로 풀어야 할 과제이지만 어리석은 국민들은 언제나 정 반대의 정책을 펴는 사람들을 지도자로 선출하는 모순을 보인다. 자신들의 경제적 이익과 관련된 것에 그토록 무감각한 것이 그들이 가난한 이유이지만 당신이 그것을 깨닫는다고 해도 당신 혼자서는 아무것도 바꿀 수 없다. 그래! 세상을 바꿀 수 없다면 당신이 바뀌면 된다. 당신이 바로 ‘미스 김’이 되면 된다. 그것이 ‘정주리’ 당신이 할 수 있는 최선이고 가장 효율적인 방법이다.

[아빠가 딸에게 전하는 삶의 지혜]

50. 여름벌레에게 겨울의 혹독함을 설명하려 애쓰지 마라. 너의 말을 이해하지 못하는 그들에게 시간을 낭비할 필요는 없다. 네 길을 묵묵히 가거라. 그리고 끝에 가서 네가 옳았음을 증명하면 된다.

  극에서 ‘미스 김’은 다소 과장된 케릭터이긴 하지만 그녀가 보여주는 것들 대부분은 내가 실제로 겪었던 일이기도 했다. ‘미스 김’은 굴삭기를 운전하고(나는 굴삭기, 지게차 자격증이 있다), 러시아어를 하고(나는 영어, 중국어가 된다), 대형 버스를 운전하고(나는 대형 면허는 물론이고, 추레라, 레카, 2종 소형도 있다.), 항공기 정비, 조산사 자격이 있고(이건 없지만 대신 CAD 등 기타 자격증들이 있다.) 복사기를 수리하고(나도 곧잘 사무용품을 수리하거나 제품을 수리하기도 한다. 나는 자동차 정비를 직업으로 한 적이 있다.) 퇴근 후에는 살사를(맞나?) 춘다.(나도 특이한 취미가 있다)

  예전에 일하던 직장의 사장님은 해외에서 Claim이 들어오면 담당도 아닌 나를 출장 보내곤 하셨다. 나는 외국에 가서 고장 난 제품을 수리했고(= 생산반장이 해야 할 일), 영어로(= 영업부 직원이 해야 할 일) 기술 미팅(= 설계부 직원이 해야 할 일)을 한 후에 보고서를 제출했다. 제대로 하려면 3명이 필요한 일을 그렇게 나 혼자서 해내곤 했던 것이다.

  나는 발명 특허, 실용신안을 출원/등록했고(= 개발부에서 할 일), 생산부장 시절에는 출고를 위해 지게차를 운전하기도(= 지게차 기사가 할 일) 했다. 제품 카타로그를 만든 적도 있고(= 영업부나 기획실의 일), 신축 공장을 설계한 적도(= 기획실의 일?) 있다. 제품의 운송 과정, 공장 설계 시 차량의 동선파악 등은 추레라 기사의 경험이 많은 도움이 되었다.

  나는 정규직이고, 극에 나오는 주요 인물 중 가장 높은 지위인 ‘부장님’만큼 많은 인원을 통솔하고 있지만 ‘미스 김’의 표현대로 하면 ‘부장님’이 조직의 노예이듯 나도 조직의 노예이긴 마찬가지다. 결국 극에 나오는 모두와 현실의 직장인들 어느 누구도 확실한 미래가 보장된 사람은 없다.

  내가 글을 쓰는 이유는 이 땅의 ‘정주리’들을 위해서이다. -9편까지 본 바로는- ‘정주리’는 아직 별다른 자기 계발을 하지 않고 있고 그것은 그녀가 ‘미스 김’이 될 수 없음을 뜻한다. 당신이 ‘정주리’라면 스스로 노력함으로서 생존 가능성을 높이는 것이 그나마 가장 현명한 선택임을 알아야 한다. 곧 그것이 당신 미래의 어느 날 ‘부장님’의 지위 + ‘미스 김’의 능력 + ‘장규직 팀장’의 열정을 가지게 되는 것을 의미하기 때문이다.

- 끝 -

PS.

  이 글은 이미 46페이지를 넘었고 묵혀둘수록 계속 늘어나고 있는데 기다리다간 한도 끝도 없을 것 같아서 3편으로 나누고 그중 -24페이지짜리- 1편을 올렸다. 매일하는 일이지만 글로 쓰자니 머리가 많이 아프다. 당분간 잠수.

[낯선곳에서의아침]

감사합니다. 정열님 글도 잘 읽고 있습니다.

[불광불급(不狂不扱)]

고맙습니다. 잘 활용하겠습니다.^^

[낯선곳에서의아침]

감사합니다.

[흑곰]

잘 읽고 갑니다.
정말 디테일한 부분까지 신경써야함을 다시 한번 느끼고 갑니다. 고맙습니다.

[낯선곳에서의아침]

감사합니다. 잘 활용바랍니다.

[몰입의힘]

와우 !대단하세요..스크렙해가서 열심히 적용하겠습니다^^

[낯선곳에서의아침]

감사합니다. 잘 활용바랍니다.

[언제나새로움]

흑곰님 말처럼 디테일... 이 느껴집니다.
저도 정리는 조금 한다고 생각했는데 낯선곳의 아침님에 비하면
세발의 피네요.ㅎㄷㄷ

[낯선곳에서의아침]

감사합니다. 잘 활용바랍니다.

[code]

늦게 봤습니다. 분야는 다르지만 많은 도움 되었습니다. 감사합니다~^^

[낯선곳에서의아침]

감사합니다. 잘 활용바랍니다.

[젤리]

글 몰입도 최고입니다.ㅎㅎ감사합니다..

[낯선곳에서의아침]

감사합니다.

[김영철]

감사합니다. 올려주신 글 항상 잘 보고 있습니다. 조금이라도 닮아가도록 노력할게요.^^

[주사랑]

너무나 감사합니다. 어쩜 제가 지금 고민하고있던것들이 하나씩 정리된 기분이 듭니다. 앞으로 꾸준히 좋은글 기다리겠습니다. 정말 좋은일 하시는 겁니다 ^^

[아리나리]

좋은글 감사합니다.^^ 제 분야에 어떻게 적용할지 고민하고 실천하는일만 남았네요.

[JeNuS]

오늘 하루동안 올려주신 글 다 읽을까 합니다 감사합니다