[노하우] 효율적으로 일하는 법(3/4)

[낯선곳에서의아침]

[노하우] 효율적으로 일하는 법(3/4)

글 들어가기 전에;

  10월 10일. 네덜란드의 Agent가 3명의 고객들을 모시고 왔다. 고객들이 제품 검사를 위해 현장에 내려간 동안, 나는 Agent와 다른 P/J에 관해 기술미팅을 했다. 내가 쭉 맡아 오던 부서는 표준도가 100% 완성되어 있어서 문제가 없었지만, 올해부터 맡은 부서는 아직 완벽하지 않아서 몇 몇 Item에 대해서는 -상세도가 없어- 손으로 스케치를 해야만 했다. 지난번 인도 엔지니어와의 미팅에서는 부족함이 없었지만 고객이 바뀌니 미처 깨닫지 못한 부족함이 있었다.

  미팅 회의록을 작성하여 각 부서로 배포하고 나서, 나는 직원들에게 시간이 날 때 그것들을 그려 놓을 것을 주문해 두었다. 직원들은 각자 작업 중인 P/J가 끝난 후 시간이 남으면 그것들을 그려서 내게 확인을 받을 것이다. 새로운 Item들의 상세도는 누가 그렸던 간에 전담 관리 직원에게 전송될 것이고, 전담 직원은 그날 모인 상세도들에 페이지를 기입한 후 기존의 표준도 CAD 파일에 삽입하고 날짜를 바꿔서 부서원들에게 배포할 것이다. 파일 명은 ‘XX Standard dwg(2013.10.12)’식으로 될 것이고, 만약 같은 날 하나가 더 추가되거나 수정되었다면 파일 명은 ‘XX Standard dwg(2013.10.12)-1’이 될 것이고, 다음 날이면 ‘XX Standard dwg(2013.10.13)’이 될 것이다.

  부하 직원들은 새 표준도를 받으면 기존 표준도를 지우고 새로운 표준도를 쓸 것이고, 어떤 것이 새로운 것인지는 파일 뒤의 날짜로서 명확히 구분되니 헷갈릴 일이 없을 것이다. 물론 종이에 하드 카피하여 -페이지 순서에 따라- ‘표준도면철’에 철을 해둘 것이니 비슷한 Item들을 모아 놓은 부분을 몇 장 훑어보면 몇 초안에 원하는 도면을 찾을 수 있게 될 것이다.

  어떤 시스템을 만드는데 있어서 처음부터 완벽한 것은 없다. 1부터 시작해서 100을 만들었다 해도 새로운 것이 나타나면 그것을 빨리 받아들여서 완벽하게 하려고 노력하고 그것이 지속적으로 반복되어야 경쟁자들로부터 뒤처지지 않는다. 이런 방식은 조직의 업무뿐만 아니라 당신 개인 생활의 모든 부분에서 동일하게 적용되는 것이므로 ‘회사에서 익힌 이런 테크닉들이 내 개인에게 어떤 도움이 될까?’ 라는 의심을 갖지 마라. 오늘은 조직 및 생활 속에서 사용할 수 있는 여러 가지 효율적인 테크닉들에 대해 쓰고자 한다. 글 들어간다.

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[3] 여러 가지 효율적인 테크닉 들

1. 영어 숫자에 익숙해지는 방법

  외화를 보면 배우가 말하는 숫자와 번역된 숫자가 다른 경우가 제법 많은데, 단위가 틀려 10배씩 차이가 나기도 한다. 나는 배우가 말하는 어려운 단어는 해석이 안 되어서 그냥 넘어가기도 하지만 번역된 숫자가 틀린 것은 쉽게 케치가 된다. 내가 영어 숫자에 익숙해진 비결은 무엇일까?

  외국인이 당신의 전화번호 따위를 물어올 때 즉시 대답할 수 없다면 그건 당신이 영어로 숫자를 말하는데 익숙하지 않아서이기 때문이다. 원-투-뜨리(최대한 원어에 가깝게 쓰면 쓰리가 아니라 뜨리가 맞다)처럼 순서가 일정하다면 쉽겠지만, 전화번호같이 뒤죽박죽인 것은 더듬거리기 마련이다. 어떻게 하면 영어로 숫자를 -한국말 하듯- 신속히 말할 수 있을까?

[작은 단위의 숫자를 빨리 말하는 방법]

  당신은 출퇴근하면서 매일 수 백대의 차량을 지나친다. 그냥 스쳐 보내지 마라. 그 차들이 학습도구이다. 나는 차를 타고 가다가 보이는 차량들의 번호판을 영어로 소리 내서 읽었다.

예) 서울 1가 1234 번호판을 단 차가 맞은편에서 온다.

1단계: 원-투-뜨리-포 라고 읽는다.

  1단계에서는 단위를 넣지 않고 숫자만 읽는다. 차들이 순식간에 지나가기 때문에 처음엔 겨우 2~3개를 읽다가 중단해야 할 것이다. 그러나 정말 1~2주만 이렇게 해도 금방 익숙해지는 것을 알게 될 것이다. 초기에는 숫자 하나하나를 한국말로 읽은 후 머릿속에서 영어로 번역해서 나오기 때문에 시간이 걸리지만 나중에는 숫자를 영어 그대로 읽을 수 있는 단계가 온다. 숫자는 비교적 단순하기 때문에 그 시기가 -회화를 터득하는 것보다- 훨씬 빨리 온다. 몇 주면 충분하다.

2단계: 투웰브 헌드레드-떠리-포 라고 읽는다.

  1단계에 익숙해져서 단위 없이 숫자를 읽는 것에 문제가 없는 상태가 되면, 2단계로 넘어가서 단위를 넣는다. 이 방식이 아래의 3단계보다 읽기가 쉽기 때문에 대개의 외국인들은 1,000단위의 숫자를 이런 식으로 읽곤 하는데, 헌드레드를 빼고 투웰브-떠리-포 라고 줄여서 말하기도 한다. 이렇게도 연습을 해보라.

3단계: 원 따우즌트-투 헌드레드-떠리-포 라고 읽는다.

  2단계에 익숙해지면 3단계로 넘어가서 각 숫자별 단위를 넣어서 읽는다. 2단계에 비해 불편하지만 이 또한 자주 쓰이기 때문에 연습해 두어야 한다. 2,000 이라는 숫자를 투엔티 헌드레드 라고 하지 않고 투따우즌트 라고 하는 것이 빠르므로 당연히 후자로 말한다.

퀴즈) 제임스 본드의 암호명 ‘007’을 외국 사람들은 어떻게 말할까? 내가 외국 사람들이 말하는 식으로 말했을 때 그걸 알아들은 한국 사람이 드물었다. 한글 발음 그대로 댓글로 답을 달아 주시오.

[큰 단위의 숫자를 빨리 말하는 방법]

  숫자의 단위가 커지면 단위를 읽는 것을 헷갈려하는 사람들이 많다. 이유는 동양의 숫자는 만 단위마다 바뀌고, 서양은 천 단위마다 바뀌기 때문이다. 한번 살펴보자.

1) 천

- 동양: 1000(천)

- 서양: 1,000(따우즌트)

단 단위에서 천 단위까지는 -천 단위에 콤마가 하나 추가될 뿐- 동일하다.

2) 만

- 동양: 1,0000(만)

- 서양: 10,000(텐 따우즌트 = 십 x 천)

어라?

3) 십만

- 동양: 10,0000(십 x 만)

- 서양: 100,000(헌드레드 따우즌트 = 백 x 천)

4) 백만

- 동양: 100,0000(백 x 만)

- 서양: 1,000,000(원 밀리언)

5) 천만

- 동양: 1000,0000(천 x 만)

- 서양: 10,000,000(텐 밀리언 = 십 x 백만)

  익숙한 동양식 숫자 읽기의 설명은 생략하고, 서양식을 보면 천 단위마다 콤마가 들어가며 바뀌는 것을 알 수 있다. 그런데 한국 사람들은 읽을 때는 -만 단위마다 바뀌는- 동양식을 사용하지만, 글로 쓸 때는 -천 단위마다 바뀌는- 서양식을 사용하기 때문에 혼동을 느끼고 더듬거리게 되는 것이다. 이를 해소하고 큰 숫자를 영어로 말하는데 익숙해지고자 한다면 콤마 앞의 숫자와 콤마 뒤에 나오는 단위를 구분해서 읽는 습관을 들여야 한다.

  앞의 숫자를 읽는 방법은 ‘1. 작은 단위의 숫자를 빨리 말하는 방법’ 을 활용하면 되고 큰 단위를 읽는 방법은 아래와 같다.

- 1,000: 앞의 숫자는 생각하지 말고 콤마 하나가 있으므로 ‘따우즌트’

- 1,000,000: 앞의 숫자는 생각하지 말고 콤마 두 개가 있으므로 ‘밀리언’

- 1,000,000,000: 앞의 숫자는 생각하지 말고 콤마 세 개가 있으므로 ‘빌리언’

  그럼 1,234,567 이라는 숫자를 읽어보자.

- 콤마 두 개짜리이므로 밀리언이 시작단위이라는 것을 알 수 있다.

- 밀리언에 앞의 숫자를 더해서 읽는다. 원 밀리언

  이제 234,567 이 남았다.

- 콤마 한 개짜리이므로 따우즌트가 시작단위이다.

- 따우즌트에 앞의 숫자를 더해서 읽는다. 투 헌드레드-떠리-포 따우즌트

  이제 567 이 남았다.

- 콤마가 없으므로 그냥 읽으면 된다.

- 빠이브 헌드레드-씩스티-세븐

  합하면 원 밀리언, 투 헌드레드-떠리-포 따우즌트, 빠이브 헌드레드-씩스티-세븐

결국 콤마를 어떻게 잘 끊어서 읽느냐에 따라서 영어 숫자 읽기의 승패가 갈리는 것이다. 참~! 글로 설명하기가 쉽지 않네~

2. 글 쓰는 방법

[글쓰기 요령]

  허접한 글을 쓰기는 하지만 내게도 나름대로 글을 쓰는 요령이 있다. 그 순서를 간단히 설명하면 아래와 같다.

1) 쓰고자 하는 글의 주제를 정한다.

2) 글감을 고른다. 이때 브레인스토밍(Brainstorming)을 사용한다. 글감은 평소에 모아둬야 한다. 나는 갑자기 떠오른 생각이나 책 또는 인터넷에서 본 좋은 글귀들을 타자를 해서 모아둔다. 제목은 [인용문 출처(2013.07.29)]라고 해두었다. 글귀들은 가나다순으로 정리를 해 두는데 특정 단어를 찾고자 하면 검색기능을 이용하면 쉽게 찾을 수 있다. 업데이트를 하면 뒤의 날짜를 바꾼다.

3) 전체적인 흐름에 따라 비슷한 문장들을 묶어서 단락을 구성한다.

4) 각 문장들에 살을 붙인다.

5) 전후 단락을 포함해서 읽어가며 부족한 부분을 보충한다.

6) 띄어쓰기, 조사 등 문법을 맞추고 자연스러운지 여러 번 읽어본다.

7) 며칠 후 다시 읽어본다. 그러면 처음에 보지 못했던 실수들을 찾게 된다.

8) 글을 올린다.

9) 댓글을 달 때마다 다시 읽어 보고 오타가 보이면 수정한다.

[독서의 효용]

  예전에 출판에 실패한 후 나는 스스로 문제점을 깨닫고 독서를 시작하였다. 독자들이 보내준 300여권의 책 중 아동도서를 제외한 150여권과 지인이 보내준 책과 스스로 구입한 책을 합쳐 200여권의 책을 준비하였고 한국에 갈 때마다 가져와서 읽었는데 1년 남짓한 기간 동안 70여권을 읽었다. 그 효과는 2가지가 있는데 하나는 지식의 확장이고 다른 하나는 책의 구성(= 글쓰기 방법)을 이해하는 것이었다.

1) 지식의 확장: 체험적으로 알고 있던 삶의 지혜들을 이론적으로 확인하는 계기가 되었고 확실히 견문이 넓어지는 것을 느꼈다. 인용문들을 삽입하여 내가 주장하고자 하는 논지를 이론적으로 뒷받침하고 글의 설득력을 높이는 효과를 거두었다.

2) 책의 구성: 짜임새 있고 읽기 쉬운 배치가 되어 있는 책의 구성을 벤치마킹하여 내 글도 그렇게 짜임새 있게 구성하도록 노력하였다. 내 과거의 글과 현재의 글을 비교해보면 많은 발전이 있음을 느낄 것이다. 독서의 덕이다.

[아빠가 딸에게 전하는 삶의 지혜]

2. 책을 많이 읽어라. 세상에는 네가 알아야 할 것 들이 너무나 많지만 모두를 경험할 수는 없는 일이니 책으로 깨닫도록 하여라.

[출판에 관해]

  내가 이곳에 출판에 관해 몇 자 적었을 때 -사욕을 채우려한다는 요지의- 질책을 받은 적이 있었다. 과연 그럴까? 아래는 한국출판문화산업진흥원에서 발표한 자료를 정리한 것이다.

  대한출판문화협회를 통해 납본한 도서를 대상으로 산출한 통계에 의하면 2013년 1분기 발행부수는 11,792종 2,257만부로 종당 평균 발행부수는 1,914부이고 2013년 1분기 평균정가는 15,929원이다.

  명문대 학벌과 높은 지위를 가진 성공한 작가들에 비하면 -학벌도 없고, 부자도 아니며, 성공하지도 못했고, 필력도 딸리는- 초라하기 그지없는 내가 책을 낸다면 과연 얼마나 팔릴까? 보통 1쇄는 2,000부 정도를 찍지만 수 십 만권 이상 팔리는 베스트셀러 몇 권을 통계에서 빼낸다면 대부분의 책들은 1,000부를 넘기지 못할 것이다. 내가 쓴 책이 운이 좋아서 1쇄를 팔았다고 하면 2,000부 x 15,929원 = 31,918,000원의 매출이 있을 것이고 무명작가의 인세가 6% 수준인 것을 고려하면 나는 세전 190만원을 벌게 된다. 필력이 떨어지는 작가의 글을 교정해주는 윤문(潤文) 작가를 써야 한다면 190만원에서 윤문작가의 비용도 제해야 한다.

  한 달 세전 1,100만원을 버는 내게 190만원은 겨우 5일간의 소득일 뿐이지만 한권의 책을 내기 위해서는 하루 몇 시간씩 최소한 몇 개월 ~ 몇 년을 투자해야 한다. 출판이 과연 내게 금전적으로 가치가 있는 일일까?

  나는 책을 팔아서 -190만원이란- 돈을 버는 것에는 관심이 없다. 나는 책을 내는 작가의 세계가 궁금할 뿐이다. 내가 이미 경험해봤던 30여 가지의 직업들과 다른 세계를 알고 싶은 지적 호기심이 내게 글을 쓰게 만드는 것이다. 그리고 인세를 현물(책)로 받아서 내게 도서를 제공해준 독자들에게 보낼 것이기 때문에 오히려 택배비만 들 것이다.

  언젠가(아마 2~3년 후?) 책을 낼 준비가 되었다면 나는 이곳을 피해 다른 곳에 글을 올리게 될 것이다. 나는 ‘이곳에서 개인적 이익을 취할 수 없다’는 룰을 지킬 것이기 때문에 아쉽게도 이곳의 독자들은 그것들을 볼 수 없게 될 것이다.

3. 정리정돈은 기본이다.

  효율성의 기본은 정리정돈이다. 하드웨어적, 소프트웨어적으로 정리가 되어 있지 않다면 시스템을 만들 수 없고 시스템이 없으면 효율성을 기대할 수 없다. 여러 가지 사례를 한 번 보자.

[프로젝트명은 확실히 구분해야 한다.]

  당신은 아파트 공사장에서 자재 관리를 한다. 공사 도중 현관문 수 십개가 파손되었고 아래와 같이 발주를 냈다.

1월 10일 : 10개

1월 11일 : 10개

1월 21일 : 11개

2월 11일 :  2개

2월 12일 : 10개

2월 14일 : 10개

  2월 15일에 입고된 10개의 현관문이 있다면 그것은 언제 발주한 물량인가? 현관문을 만드는 업체가 2,3곳의 공장에서 분산해서 만들었고 각 공장의 스케쥴이 다를 경우 2월 15일에 입고된 10개의 현관문은 언제 발주한 것인지 모를 가능성이 많다. 아무거나 갖다 쓰면 안 되냐고? 그럼 나중에 입고 수량이 부족하면 언제 발주 낸 것이 부족한 건지도 확인할 수 없을 것이고 현관문들의 사양이 각기 다르다면 포장을 뜯기 전에는 알 수 없는 상황도 생긴다. 당연히 현관문을 만드는 업체도 헛갈리게 된다. 이런 식의 일은 내 주위에서 매일 벌어진다. 유럽에 있는 AGENT 직원과 무역부 직원의 일하는 꼬라지가 저런 식이라서 생산을 끝낸 후에 같은 PO(Purchase Order)가 다시 날아오곤 한다. 그러므로 귀찮더라도 매번 P/J 명을 확실히 넣어주는 것이 훨씬 효율적이다. 한번 넣어보자.

1월 10일 : A-1 = 10개

1월 11일 : A-2 = 10개

1월 21일 : A-3 = 11개

2월 11일 : B-1 =  2개

2월 12일 : B-2 = 10개

2월 14일 : B-3 = 10개

  임시로 1월은 A, 2월은 B를 부여하고 순서에 따라 1,2,3을 넣었다. 당신이 현장 자재관리 직원이든, 업체의 출고 관리 직원이든 간에 확실한 P/J명이 있으므로 실수할 가능성이 현격히 줄어들 것이다. 그런데 담당 부서에서 P/J명을 정해주지 않는다고? 그럼 당신이 임시로 정해서 사용하면 되는 것 아닌가? P/J명이 없다면 위처럼 임시라도 넣어서 관리하고 나중에 정식 명칭이 나오면 바꾸면 될 일이다. P/J명이 없어서 헷갈리는 것보다 이것이 훨씬 효율적이다.

[모델명이 없으면 가짜라도 만들어라.]

  위와 비슷한 경우로 어떤 자재를 개발하면서도 모델명 없이 일을 시작하는 사람들이 있다. 자동차회사에서 신차를 개발할 때 P/J명을 사용하고 나중에 정식 이름을 부여하듯 이 또한 그렇게 하는 것이 -비록 나중에 바꾸더라도- 모델명이 없는 것보다 훨씬 효율적이다.

  예전에 어떤 자재 업체가 우리가 기존에 쓰던 자재와 유사한 샘플을 가져 온 적이 있었는데 모델명을 아직 정하지 않았단다. 허걱~

나: 여보세요. 아~ 그 길쭉하고 둥글둥글한 게 100위안 이고, 넓적하고 얄포리한 게 120 위안 맞죠? 그런데 L자 모양으로 된 것은 각도를 좀 줄일 수 없습니까?

자재업체 직원: 저번에 드린 샘플 중에 길쭉한 게 다섯 개가 있는데 어떤 거 말씀하십니까?

  이해가 가나? 나는 그 샘플들을 받자말자 기존 제품 모델명의 이니셜을 바꿔서 임시 번호를 넣었고 결국 그게 모델명이 되었다. 예를 들어, 기존 업체 제품 번호가 SS-337이라면 AB-337라고 임시로 넣는 것이다. 이렇게 하면 최소한 위와 같은 상황은 안 벌어진다.

[자료는 변경이 없어도 정기적으로 전달하라.]

  우리 부서는 매주 한 번씩 현재 진행 중인 P/J와 앞으로 진행할 P/J까지 변경 사항을 엑셀로 작성해서 각 부서에 배포하고 있는데 생산부는 변경 사항이 없다는 핑계로 한 달에 한번 줄까 말까이다. 원래 부서장이 본사로 복귀한 후 현장 출신이 그 자리에 앉았는데 그는 하드웨어(= 지위)는 업그레이드되었지만 소프트웨어(= 머릿속 생각)는 업그레이드하지 못했다. 한 달 동안 자료가 넘어 오지 않으면 타 부서에서 잘못된 판단을 할 가능성이 많음을 그의 짧은 머리로는 이해할 수 없겠지. 변경이 없다고 하더라도 자료는 정기적으로 제공해야 한다. 그렇지 않으면 변경이 없어서 안 준건지? 깜빡 잊은 건지 어떻게 아나?

  거기다 어쩌다 제공된 Data는 만든 날짜가 쓰여 있지 않다. 그럼 바탕화면에 저장해 두면 어떤 게 최신 Data인지 어떻게 아나? 업무를 하다보면 이런 경우가 자주 발생하는데 자료는 작성 시에 -해독에 오류가 없도록- 받는 사람의 입장을 고려해서 만들어야 한다.

4. 문제는 시스템이다.

  여러 예에서 보았듯이 생산성(= 효율성) 향상은 시스템을 어떻게 만드느냐에 달려있다. 아래의 여러 가지 예를 통해 시스템이 무엇인지 이해해 보자.

[수동적 시스템 Vs 능동적 시스템]

  구내식당의 문을 열어두고 다니는 중국인들 때문에 열 받은 총경리는 중국인들을 모욕하는 글을 문에 붙여 문을 닫고 다니도록 만들었다. 하지만 그것도 잠시, 중국 사람들은 여전히 문을 열어두고 다녔기에 겨울에 히터를 아무리 틀어도 식당은 여전히 추웠고 여름엔 에어컨을 빵빵 틀어도 식당은 더웠다. 이처럼 그 시스템(이 경우 문을 닫고 다니라고 적은 글)을 받아들이는 사람들의 의지가 시스템의 성공을 결정짓는 경우를 나는 수동적 시스템이라고 부르는데 수동적 시스템은 사람들의 성향에 따라 어떤 경우는 성공, 어떤 경우는 실패하기 때문에 매번 그 결과를 예측할 수 없는 한계가 있다.

  그 상대 개념으로 능동적 시스템이 있다. 식당의 관리는 총무부 소관이지만 게을러터진 총무부장은 그런 것을 신경 쓰지 않았다. 그래서 내가 총무에게 도어클로저를 달라고 지시했다. 도어클로저(Door Closer)란 문을 연 후 손을 놓으면 자동으로 닫히게 해주는 제품으로 대개 계단으로 통하는 문에 많이 달려 있다. 그것을 달고 나자 문을 열고 들어간 후 손을 놓으면 자동으로 닫히니 경고문을 붙일 필요도 없고 식당도 따뜻했다. 여름/겨울의 에어컨/히터 비용을 고려하면 도어클로저 비용(겨우 1~2 만원)은 수 십번을 뽑고도 남을 일이다.

  이처럼 능동적 시스템은 사용자의 의지와 상관없이 자동으로 행위를 통제하는 것으로 비록 약간의 비용이 들더라도 이편이 훨씬 효율적이다.

[고정관념을 탈피하라]

  오래전 일하던 회사에서는 스크류(= 나사못)를 박을 때 반자동 드라이버를 사용했다. 반자동 드라이버는 드라이버의 몸체에 회전 강선이 나있는데 강선 위를 왕복하는 손잡이를 앞뒤로 움직이면 드라이버 팁이 회전하는 방식이다. 어느 날 사장님은 구식 반자동 드라이버 대신 전자동 전동 드라이버를 지급하고 사용케 했는데 작업자들은 익숙한 구형 반자동 드라이버의 사용을 고집했다. 이럴 땐 어떡해야 할까?

  사장님은 구식 드라이버를 모두 수거해 버렸고 공구가 없는 작업자들은 어쩔 수 없이 전동 드라이버를 사용했다. 그러다 작업자들이 새 장비에 어느 정도 익숙해진 후 구형 장비를 다시 지급했을 땐 아무도 -불편한 구형장비를- 거들떠보지 않았다. 많은 사람들이 관리자의 자리에 오르지 못하고 작업자에 머물러 있는 이유가 바로 이것이다. 고정관념! 그리고 그것을 깨는 방법은 능동적 시스템을 구축하는 것이 가장 효율적이다.

[서랍을 정리하는 방법]

  당신의 책상에는 5개의 서랍이 있다. 열어보니 모든 게 뒤죽박죽이다. 서랍을 정리해 보자. 먼저 5개의 서랍을 모두 빼내 내부의 물건들을 모두 쏟아 한곳에 모아두고 서랍 내부를 깨끗이 닦는다. 각 서랍마다 넣어둘 Item을 정한 후 물건들을 하나하나 나눠서 넣는다. 제대로 된 정리를 하고 싶다면 찔끔찔끔 하나씩 할 것이 아니라 이처럼 모든 것을 왕창 끄집어내어 정리하는 것이 훨씬 효율적이다. 그리고 한번 했다고 끝이 아니라 주기적으로 해줘야 한다.

  가정 내 피복의 경우 시간이 지나면 섞여버리기도 하고 계절별로 옷이 달라지므로 몇 달에 한 번씩 해주는 것이 좋다. 정리를 한 후 못 찾아서 안 입던 옷 몇 벌이 짠~ 하고 나타나는 경험을 하게 될 것이다. 정리를 하는 것 또한 시스템을 구축하는 것이라 할 수 있다.

[아빠가 딸에게 전하는 삶의 지혜]

16. 정리정돈을 잘 하여라. 같은 물건을 다시 사는 낭비가 없을 것이다.

[웰컴 보드]

  고객이 방문할 때 그들에게 좋은 인상을 주기 위해 A1보다 조금 큰 종이에 영어로

첫줄에 ‘WELCOME TO XXX(당사명)'

둘째 줄에 ‘고객사명, 방문고객의 이름’

셋째 줄에 ‘당사의 로고’

  를 넣은 WELCOME BOARD를 만들어 왔다. 고객이 방문할 때마다 고객사와 이름을 입력하고 대형 플로터를 이용하여 A0을 출력한 후 절단하여 사용하고 있었는데 종이가 워낙 커서 A3프린터로 할 수 없는 일이기에 손님이 올 때마다 설계부에서 작업을 해야 했다. 그래서 나는 매번 바뀌는 ‘고객사명, 방문고객의 이름’이 들어갈 위치에 A3의 크기에 해당하는 외곽선을 그려놓은 A0 원판을 프린트한 후 총무에게 넘겼다. 그럼 총무는 A3에 ‘고객사명, 방문고객의 이름’을 스스로 프린트하여 그 공란에 붙일 수 있는 것이다. 이후 매번 비싼 장비를 사용할 필요도, 비싼 종이를 낭비할 필요도, 고급인력을 단순한 작업에 투입할 필요도 없게 되었다. 하나의 시스템을 만드는 작업은 기존 업무 2~3배의 일이었지만 그 이후에 온 손님이 이미 5~6 번은 되었으니 본전은 벌써 뽑았다.

[휴가를 가기 전에]

  연휴, 휴가, 출장, 병가 등 이틀을 초과하는 업무 공백이 있을 경우 마지막 하던 일을 종이에 적어서 책상 위에 올려놓고 다녀오는 것이 효율적이다. 아무리 기억력이 좋은 사람도 장기간 업무에서 멀어지면 그것을 기억해 내는데 상당한 시간이 걸린다. 특히 업무의 종류와 양이 많을 경우 휴가 후 업무 공백은 필연적이므로 미리 잘 적어둬야 한다. 10분 동안 해둔 메모가 휴가 후 몇 시간의 업무를 줄여준다면 상당한 효율 아닌가? 기록을 하는 것도 훌륭한 시스템이다.

[회의록 양식에 줄 추가]

  예전에 타 부서장이 오랫동안 부서장 회의를 주관하고 수기로 기록하였다. 그는 지정된 양식을 사용했는데 그 양식은 밑줄이 없었기 때문에 아무리 글씨를 잘 쓰는 사람이라도 삐뚤거리기 마련이었다. 내가 부서장 회의를 주관하게 되었을 때 나는 엑셀로 된 그 양식에 가는 가로줄 십여 개를 그어 밑줄로 쓰도록 하였고, 왼쪽에서 폭의 1/5 정도 되는 지점에 세로줄을 그어 개별 안건의 타이틀을 적을 수 있도록 하였다. 그렇게 하고 난 후에는 문장도 수평적으로 잘 쓰여 졌고 안건들도 확실히 구분되었다. 기존의 양식을 개선하는 데(= 시스템을 만드는데) 약간의 시간을 투입했지만 그 이후 수 십건의 회의 기록은 훨씬 깔끔하게 할 수 있었고 내 후임으로 회의 주관을 맡은 부서장은 당연히 내가 만든 양식을 사용하였다.

[표준 만드는 법]

  지금의 조직에서 내가 만든 표준은 A-4 기준 1~2천장은 될 것이다. 문서의 표지같이 기본적인 것이라도 표준을 정하지 않는다면 작성하는 사람마다 다르게 만들 것이고 그것은 업무 혼란의 원인이 된다.

  어떤 문서를 타 부서로 송부할 때마다 중요하게 Check해야 할 사항이 있다면 부서원들에게 1)구두로 교육을 하는 방법, 2)별도의 Check list를 만들어 문서를 만들 때마다 보도록 하는 방법, 3)Check list를 문서 표지에 넣어 강제적으로 Check하게 만드는 방법 등이 있을 수 있는데 3)번처럼 강제적인(= 능동적 시스템) 것이 가장 효율적이다. 구두로 말한 것은 쉽게 잊게 마련이고, 문서로 만든 것이라도 별도의 서류 형태는 안보면 그만이므로 표지에 중요한 사항을 -문장보다는- 표의 형태로 만들어서 해당란에 V로 표기할 수 있도록 하는 것이 좋다.

  이런 양식들을 만들 땐 모든 것을 완벽하게 준비한 후 표준을 배포할 필요는 없다. 1~2가지만 있어도 프린트하여 표준집을 만들어 보관하고 파일은 즉각 배포해야 한다. 파일의 이름은 ‘문서표준(2013.09.09).hwp’ 식으로 끝에 날짜를 적으면 up-grade된 파일을 쉽게 관리할 수 있다. 같은 날 표준 하나가 추가되었다면 ‘문서표준(2013.09.09)-1.hwp'로, 다음 날 하나가 또 추가되었다면 ’문서표준(2013.09.10).hwp'로 이름 지으면 문서관리를 정확히 할 수 있다.

  하드카피된 표준집은 문서의 종류별로 분류하여 파란색 간지를 끼우고 종류별로 구분된 Page 번호를 매겨둔다. 예를 들어, 인테리어 회사에서 표준을 만든다면 침대도면들은 A-1, A-2 식으로 페이지를 정하고, 테이블들은 B-1, B-2 식으로 페이지를 매긴 후 가운데 파란색 간지를 끼우는 식이다. 그리고 이렇게 하드카피된 순서 및 페이지와 컴퓨터상의 순서 및 페이지는 반드시 일치해야 한다.

[불량을 회피하는 시스템의 한 가지 예]

  일반적으로 Door는 문턱이 없는 경우가 대부분이지만 기능과 용도에 따라 문턱이 있는 경우가 있다. 아래의 문턱을 Door sill이라 하고 머리 부분은 Head라고 부른다. Maintenance 해야 할 장비나 시설의 바깥에는 그런 구조를 가진 Inspection Door가 필요하다. 올해부터 맡은 부서의 기존 부서원들은 그 Inspection Door의 Sill은 100mm, Head는 200mm의 치수를 기본으로 도면을 작성하고 있었다. 이게 뭐가 문제냐면; 만약 좌로 열리는 Door가 10개, 우로 열리는 Door가 20개가 필요한데 도면을 잘못 봐서 그 숫자를 반대로 제작했을 경우 남아버린 좌로 열리는 Door 10개는 폐기해야 한다는 것이다. 대개 고객들은 Sill과 Head의 치수에 대해 특별한 요구조건이 없었지만 부서원들은 관행적으로 그렇게 도면을 작성하여 왔고 설계부든 생산부든 오작이 발생하면 곧바로 손실로 연결되는 구조였다. 지난 수 십년 동안이나!

  그 부서를 맡고 그 사실을 안 나는 즉시 두 치수를 150mm으로 통일하도록 지시했다. 그럼 설계오작이나 생산오작을 걱정할 필요가 전혀 없게 된다. 왜냐면 뒤집으면 똑같으니까!!!!!!!(아씨~ 이게 말이 돼? 이렇게 쉬운 것을 여태 개선하지 못하고 있었다니!) 더 이상 방향에 따른 숫자를 계산할 필요도, 검도할 필요도, 검사할 필요도 없다. 150으로 통일하는 시스템 하나로 얼마나 편해졌는가? 어떤 고객이 굳이 두 치수를 다르게 요구하면 어떡하냐고? 그럼 그 고객의 요구만 맞춰주면 되는 것 아닌가?

[효율적인 주택 설계 법]

  설계를 효율적으로 한다는 얘기가 아니라 주택의 사용이 효율적이란 얘기다. 이는 동선과 공간 활용성을 극대화시키는 방법에 대한 것인데 글이 너무 길어져서 생략한다.

  만약 당신 아파트 평당 가격이 1,000만원이고 설계를 잘 뽑아 1평의 공간을 절약했다면 당신은 1,000만원을 번 것이다. 동선을 효율적으로 배치해서 매일 5분의 시간을 절약했다면 그 집에 사는 동안 당신은 당신의 소중한 시간을 상당히 절약할 수 있을 것이다. 주택의 설계시는 향배치, 공간의 효율성, 동선 등을 고려하여 효율성을 회대한 높여야 한다. 후략

[효율적인 공장 설계 법]

  설계를 효율적으로 한다는 얘기가 아니라 공장의 사용이 효율적이란 얘기다. 이는 생산성을 극대화시키는 방법에 대한 것인데 글이 너무 길어져서 생략한다.

  용적율, 건폐율 같은 것은 무시하고 업무 효율적인 것만 고려한다면, 공장 신축 시 가장 중요한 것은 동선이다. 물론 공간의 효율성도 챙겨야 하겠지만 대개의 공장은 그 공간이 크므로 동선에 더 많이 신경 써야하고 그것을 어떻게 하느냐에 따라서 생산성에 많은 차이가 발생한다. 후략

[효율적인 재고 관리 법]

  글이 길어 생략 한다

[사과나무를 심는 이유]

  이처럼 시스템이란 기존의 잘못된 방식을 개선하는데 투자해야하는 자산이 기존의 방식을 1~2번 수행하는 것보다는 많을지라도, 그것이 향후 계속되어야 하는 경우라면 개선을 하는 쪽이 훨씬 많은 Output을 기대할 수 있기에 그 효용이 있는 것이다. 이것은 마치 무인도에 난파한 당신이 다음 날 구조될 것을 기대한다면 집을 짓지는 않겠지만 1주일을 기다려도 아무런 희망이 없다면 아마도 집(= 시스템)을 지어 그 Benefit을 갖는 편이 훨씬 효율적인 것과 같다. 비록 내일 지구가 멸망할지라도 사과나무를 심는 이유도 바로 -불확실한 멸망을 염려치 않고- 나중에 가지게 될 그 과실을 기대하기 때문 아닐까?

  사람들은 ‘돈을 벌기 위해서 무엇을 하여야 하는가?’ 하고 묻곤 한다. 하지만 당신의 업무 방식이 Non-System적이라면 무슨 일을 하던 간에 결과적으로 성공하지 못할 것이다. 결국 이 말은 ‘무엇을 하느냐 보다 어떻게 하느냐 가 중요하다’는 것을 의미한다.

[프로 정신]

  내가 속한 업계에서 내가 최고는 아니겠지만 나는 언제나 최선을 다해 문제들을 개선해 왔고 나보다 고수를 만나면 고개를 숙이고 즉시 배움을 얻었다. 나는 더 이상 배울 것이 없는 상태에 도달했다고 해도 현재에 안주하지 않을 것이고 그래서 나는 프로다.

  퇴근하는 차에서 나는 책을 읽고 동료들은 창밖을 보거나 게임을 한다. 움직이는 차안에서 할 수 있는 일은 많지 않지만 나는 그 여건에서 할 수 있는 가장 효율적인 일(= 독서)을 함으로서 내게 주어진 시간을 낭비하지 않는다. 오늘 내가 아낀 그 시간들이 미래의 어느 날 더 큰 자산(돈 만을 의미하지 않는다)이 되어 돌아올 것임을 나는 믿는다.

  프로 정신이란 지금 최고(= 프로)가 된 사람이 가지고 있는 마음가짐이 아니라 그것을 추구하는 사람들이 가지고 있는 마음가짐으로 이는 곧 ‘최선을 다하는 마음가짐’을 의미한다. 당신이 비록 최고에 도달하지 못했다 하더라도 최선을 다하고 있다면 당신은 프로다.

[아빠가 딸에게 전하는 삶의 지혜]

55. 시스템을 만들어서 조직을 운영하거라. 한 두 사람의 힘에만 의존하면 그들에게 끌려가게 되는 불상사가 생긴다. 일은 시스템이 해야지 사람이 하는 것이 아님을 명심하거라.

5. 현명한 선택을 하는 법

  살다보면 앞에 놓여진 두 가지 또는 그 이상의 길 중 하나를 선택해야 하는 순간이 닥친다. 순간의 선택이 인생을 좌우할 지도 모르는 상황에 선 당신은 어떤 선택을 해야 할까?

[둘 중 하나를 선택해야 할 경우]

  A, B 둘 중 하나를 선택해야 할 경우 각각의 장(단)점을 나열하고 각 장(단)점들에 점수를 매겨보면 보다 객관적인 시각으로 상황을 판단할 수 있고 선택의 실수를 줄일 수 있다. 예컨대,

A 대학: 집과 가깝다. 사회적 인지도가 높다. 취직이 잘된다.

B 대학: 등록금이 싸다. 예쁜 여자들이 많다. 동호회가 잘 되어있다.

  이렇게 나열한 후 각각의 장(단)점에 합당한 점수를 매기는 것이다. 그러면 감정에 의한 판단 착오가 줄고 좀 더 객관적이고 장기적인 관점에서 판단할 수 있을 것이다.

[효율적인 취미]

  일반적인 취미뿐만 아니라 여유 시간에 할 수 있는 모든 것을 취미로 보고 한번 생각해 보자. 나는 직장 생활을 하며 퇴근 후 취미 활동을 할 때 당장 재미있는 것보다 미래에 내게 도움이 될 만한 것들을 선택했다. 그것은 투입한 돈과 시간으로 그 순간만 즐거운 것이 아니라 -배운 것이- 어떤 식으로든 내 몸에 축적되어 언젠가 활용 가능하다는 것을 의미한다.

  예를 들어 보디빌딩을 한다면 여유 시간을 때우기도 하겠지만 스트레스 해소, 건강 증진, 자신감 향상, 의료비 절감이라는 부산물도 얻는다. Input 대비 Output이 월등하단 말이다. 그러나 같은 시간에 컴퓨터 게임을 한다면 어떤 생산적인 것을 얻는가? 아무 것도 없다. 스트레스 해소? 그건 보디빌딩에서도 얻을 수 있다. 또 다른 무엇을 얻을 수 있나? 그 기술을 이용해 돈벌이라도 할 수 있는가? 뭐? 프로게이머? 그럼 프로 보디빌더가 되는 것과 무엇이 다르며 성공 확률은 얼마나 높은가? 내 친동생은 러시아에서 개발된 모 게임의 실력자로 국내 대회에서 2등을 한 전적이 있다. 그는 상금으로 100만원을 받았지만 그가 게임을 한 시간에 노가다를 했다면 아마도 100만원 보다 훨씬 많은 돈을 벌었을 것이다. 불혹의 나이가 된 그는 더 이상 그 기술을 돈 벌이에 사용하지 못하고 있고 그가 낭비한 청춘만큼 그의 삶도 힘겨워 보인다.

  자! 효율적/비효율적인 취미를 한 번 열거해 보자.

1) 효율적 취미: 태권도, 컴퓨터, 보디빌딩, 수영, 영어, 전공 공부.......,

2) 비효율적 취미: 게임, 자동차, 술, 담배, 쇼핑, 인터넷 서핑.......,

  효율적 취미란 대개 그것을 함으로서 두 가지 이상의 효과를 거두거나 미래의 어느 날 활용가치가 높은 기술이나 기능을 습득할 수 있는 취미들이고, 비효율적 취미는 단순이 현재의 즐거움만을 추구하는 취미들이다. 지금 당신이 가지고 있는 취미들이 과연 당신의 미래에 얼마나 도움이 될 것인지 생각해 보라. 그리고 효율적 취미를 즐기는 사람들과의 경쟁에서 당신이 살아남을 수 있을 지 계산해 보라. 답이 나오지 않는가?

[효율성 측면에서 본 절약]

  절약을 하라면 내 처제는 ‘그렇게 아꼈는데 갑자기 죽는 상황이 생기면 못쓴 돈이 아깝지 않느냐?’며 빨리 써버리는 것이 이익이라고 한다. 효율성의 측면에서 보자. 1)가족 구성원이 손쓸 겨를도 없이 죽는 상황이 얼마나 되는가? 각종 사고로 즉사하거나 암 말기 정도? 그게 확률적으로 얼마나 되나? 그럼 2)가족 구성원이 사고로 다치거나, 가장의 급여가 감봉되거나, 직장을 잃거나 하는 상황은 얼마나 될까?

  당연히 2)번 상황이 확률적으로 훨씬 많고 -그런 상황에 처했을 때- 모아 놓은 돈이 없다면 그것은 가족에게 큰 타격이 될 것이다. 충분한 자산을 축적해 둔 상황이라면 1)번 상황이 아닌 이상, 대부분의 2)번 상황은 피할 수 있을 것이고 우리가 문제라고 부르는 대부분의 것들은 이렇게 돈이면 해결 가능하다!

  목표로 한 자산에 도달했을 때 그동안 절약했던 만큼 소비를 늘려도 -예컨대; 매달 200만원의 소비 여력이 있는 사람이, 10년간 100만원씩만 소비하여 목표 자산에 도달한 후, 향후 10년간 300만원을 소비한다면- 전체 소비액수에 있어서 전혀 손해 본 것이 없다. 재밌는 것은; 소비를 400만원으로 늘려도 -200만원을 꾸준히 소비한 경우보다- 오히려 더 많은 자산을 유지하게 될 것이라는 것이다.

  내가 속한 업계의 시장 상황이 좋지 않아서 지난 몇 년간 몇 몇 경쟁사와 원청업체들이 부도가 났다. 나는 수년간 -소비를 줄이며- 꾸준히 자산을 축적해 왔지만 대부분의 동료들은 소비를 줄이지 않았고 그 중 한 사람은 자가용을 주문해서 기다리고 있기까지 하다. 최악의 상황이 온다면 누가 살아남을까?

[아빠가 딸에게 전하는 삶의 지혜]

57. 최악을 대비해라. 큰 이익 10번 후의 손실 한번으로 모든 것을 잃을 수도 있다. 그때를 대비해서 PLAN B를 만들어 두어라.

93. 근검절약하거라. 백만장자가 되기 위해서는 [평균 이상의 수입], [근검절약], [계획과 투자] 3가지 요소가 필요하다. 그중에 가장 중요한 것은 근검절약이다. 비슷한 수입을 올리는 다른 사람들 보다 아끼며 살아라. 그럼 나머지는 시간이 해결해 줄 것이다.

[직장과 재테크]

  확률적으로, 직장 생활 잘해서 높은 급여를 받아 저축하고 -재테크는 시간을 뺏기지 않는 한도 내에서- 꾸준히 자산을 늘려가는 것이, 주식 단타 매매같이 본업에 지대한 영향을 미치는 한눈팔이 보다 훨씬 효율적이다. 20대의 당신은 정신없이 일하지만 30대 중반 ~ 40, 50대의 당신 상관은 당신같이 정신없이 일하지는 않을 것이다. 그것은 그들이 효율적으로 당신을 통제하는 시스템을 만들었기 때문에 여유를 가지게 된 것이고 그래서 그들은 시간의 측면에서 보면 당신보다 훨씬 여유롭다.

  이처럼 어느 정도 지위에 오르게 되면 부하 직원들의 길을 인도하는 것으로 소임을 충분히 다하게 되므로 외부에 신경 쓸 수 있는 여력이 많아진다.(시간만을 의미하는 것이 아니다.) 그런 여유를 가지게 될 때 하고 싶은 것을 해도 절대 늦지 않으니 한 눈 팔지 마라.

6. 실생활의 효율성을 높이는 여러 가지 방법들

[광고지]

  치킨집을 하는 당신이 A4 광고전단을 만들고 신문사 지국에 간지로 배포해 달라고 요청한다. 양면으로 인쇄하기에는 내용이 그리 많지 않아 한 면만 인쇄하였다. 비용을 계산해 보자.

1) 종이 값: A/장

2) 1면 인쇄비: B/장

3) 간지 비용: C/장

4) 광고지 수량: D

  이 경우 비용은 = (A+B+C) x D가 된다.

  만약 당신이 옆집 컴퓨터 가게와 친분이 있고 그도 광고를 하고자 한다면 치킨 광고지 뒷면에 컴퓨터 가게 광고를 실으면 어떨까? 비용을 계산해 보자

1) 종이 값: A/장

2) 2면 인쇄비: 2B/장

3) 간지 비용: C/장

4) 광고지 수량: D

  이 경우 각자의 비용은 = (A+2B+C) x D/2가 된다.

  비교를 해보자. 이해하기 쉽게 A, B, C 변수에 임의로 30씩을 넣고 광고지 수량을 5,000으로 잡자.

- 혼자서 광고를 할 경우: (30 + 30 + 30) x 5,000 = 450,000

- 둘이서 광고를 할 경우: (30 + 60 + 30) x 5,000/2 = 300,000/1인

  무려 33%의 비용을 줄일 수 있다. 이처럼 경쟁관계가 아닌 업종의 경우 2업체가 동시에 광고함으로서 비용을 줄일 수 있고 만약 상호 보완적인 업종일 경우 시너지 효과도 기대할 수 있다. 예컨대 아파트 분양광고 뒤에 인테리어 광고를 싣는 식으로 말이다.

[요리]

  나는 자주 요리를 하는데 시작하기 전에 요리의 종류를 잠깐 살펴보고 두 가지 요리가 동시에 조리가 가능한 것이라면 그렇게 해서 시간, 물, 가스, 조리기구의 수를 줄인다. 예컨대 돼지고기 수육과 된장찌개가 메뉴라면 삶고 난 고기를 꺼낸 후 국물이 식기 전에 야채와 된장을 넣고 끊이면 된장찌개가(국물 맛이 환상적이다) 되는 식이다. 가지무침과 된장찌개라면 물에 된장찌개 재료를 넣고 그 위에 석쇠를 얹고 가지를 찐다. 가지의 육수가 된장에 들어가도 문제가 없고 된장의 향이 가지에 들어가도 문제가 없지 않는가?

<57936> 아래쪽에 있는 것은 고구마 줄기이고 위쪽은 껍질을 벗긴 가지이다. 고구마 줄기는 볶아서 무침을 하기 전에 한번 삶아야 하고 가지는 한번 쪄내야 한다. 고구마 줄기 무침을 하는 날 가지 무침을 한다면 나는 언제나 둘을 같이 삶고 찐다. 나는 이렇게 해서 물, 가스, 시간을 절약한다.

[계란 삶기]

  보디빌딩을 취미로 하던 20여년 전, 나는 계란을 제법 많이 삶아 먹었다. 반숙이 싫었던 나는 완숙이 되도록 언제나 충분히 익혔다. 그런데 지금에 와서 생각해 보면 반숙이 될 것이 두려워 필요 이상의 시간을 허비한 것은 분명 시간과 가스의 낭비였다. 지금 내가 다시 매일 많은 수의 계란을 삶아야 한다면 아마도 이렇게 할 것이다.

- 10개의 계란을 삶는다.

- 5분이 되었을 때 1개를 꺼낸다.

- 6분이 되었을 때 또 1개를 꺼낸다.

-

-

-

- 이런 식으로 시간차를 두고 꺼낸 계란을 깨어서 완숙이 되기 시작한 시간을 측정하고 앞으로는 딱 그 시간만큼만 삶을 것이다.

- 그리고 냄비에 계란 삶는데 걸리는 시간을 표기해 둘 것이다.

  시스템이란 이렇게 약간만 연구하는 되는 아주 쉬운 개념이다. 처음의 작은 노력으로 시스템을 구축해두면 앞으로 엄청난 Benefit을 얻을 수 있다.

[설거지]

  나는 세상 사람들이 설거지 같이 간단한 일은 다 효율적으로 하는 줄 알았는데 그게 아니었다. 내 장인어른과 처제는 이렇게 설거지를 한다.

1) 수돗물을 틀어놓고 그릇을 하나하나 행주로 닦으며 그대로 헹궈낸다.

  그러니까 처음부터 끝까지 수돗물을 콸콸 튼 상태로 잠그지도 않고(= 낭비), 하나를 닦을 때 다른 그릇이 간접적으로 세척이나 헹굼이 되는 것을 이용하지도 않는 것이다. 나는 이렇게 설거지를 한다.

1) 씻을 그릇을 씽크대 한쪽에 모아 둔다.

2) 미리 소량의 물을 틀어 불도록 한다.

3) 물에 부는 동안 식탁을 정리한다.(= 시간 낭비를 하지 않는다.)

4) 물에 불은 그릇을 세제를 묻힌 수세미로 닦은 후 씽크대 반대쪽에 모아 둔다.

5) 수세미 작업이 끝나면 물을 틀고 헹구기 시작한다.

6) 맨 위의 그릇을 헹굴 때 흘러내린 물이 아래에 쌓아둔 그릇에 쏟아 내리므로 헹굼 작업이 점점 쉬워진다.

  위의 방법으로 하면 내 장인어른과 처제의 방법에 비해 시간과 물과 세제를 많이 절약할 수 있다. 아주 오래전 커피숍에서 바텐더를 하던 시절, 혼자서 커피를 만들고 설거지를 해야 하는 상황에서 어떻게 효율적으로 일할까를 연구한 끝에 나는 이런 아주 상식적인 방법을 터득했고 지금도 설거지를 하면 늘 이렇게 한다. 수년간 설거지를 해온 사람들이 이렇게 하지 않는 것을 나는 이해할 수 없다.

[식당 운영의 예]

  샤브샤브를 좋아하기에 간혹 가족과 저렴한 샤브샤브 식당에 간다. 갈 때마다 식당의 운영을 유심히 살펴보곤 하는데 몇 몇 비효율성이 보였다.

- 손님이 오면 직원이 일일이 주문을 받는다.

- 주문을 한 후에야 재료를 준비하기 시작한다.

- 탕이 차가워서 손님이 데우는데 시간이 너무 오래 걸린다.

  나는 자영업을 별로 선호하지 않지만 만약 자영업을 한다면 샤브샤브 식당을 이렇게 운영해 봐야겠다고 생각한 적이 있다.

1) 손님이 오는 시간대에 Table setting을 미리 끝내 놓는다.

2) 접시에 미리 재료를 준비해 둔다.(물론 평균 주문량 data를 만들어 낭비가 없도록 한다)

3) 접시는 색깔별로 가격을 책정하고(회전 초밥집의 아이디어를 채용한 것이다.) 투명한 냉장고에 넣어둔다.

4) 손님은 냉장고에 전시된 접시의 재료를 스스로 가져가므로 주문을 할 필요도, 기다릴 필요도 없다.

5) 탕은 미리 가열을 해둔 것을 제공하기에 손님이 기다릴 필요가 없다.

6) 기다릴 필요가 없으므로 빨리 먹고 빨리 나간다.(= 회전율을 높일 수 있다.)

7) 계산은 접시 색깔별 개수를 곱하면 되니 쉽다.

8) 주문받고 써빙하는 직원 수를 줄일 수 있으므로 그 비용은 신선한 재료를 구매하는데 투입한다.

  이를 실제 적용하기 위해서는 동선의 구성이 중요하다. 서로 부딪치도록 LAYOUT을 잡아서 혼란이 일어나지 않도록 하여야 할 것이다.

[샤워]

  윗부분부터 헹굼작업을 하는 것은 다른 여러 작업들에서 활용할 수 있다. 가령 샴푸 + 컨디셔너 + 바디워시를 사용하여 샤워를 한다면

1) 머리에 물을 적시고 샴푸를 한다.

2) 샴푸를 헹굴 때 자연스럽게 몸에 물기가 묻게 된다.(= 일부러 몸에 물을 뿌릴 필요가 없다.)

3) 머리에 컨디셔너를 하고

4) 바디워시로(또는 비누로) 몸에 거품을 낸다.

5) 머리의 컨디셔너를 헹궈낼 때 몸의 바디워시는 당연히 자동으로 헹궈진다.(= 당연히 물과 시간이 절약된다.)

  나는 여름이 되면 출근 전, 출근 후, 운동 후 이렇게 하루에 3번씩 샤워를 하는데 매번 샤워시간은 3분을 넘지 않는다.

[외모관리]

  나는 미팅에 참석한 상대의 외모 관리 상태를 보고 그의 업무 처리 수준을 예상하곤 한다. 한번은 신규 자재 업체의 남자 영업사원과 미팅을 가졌는데 그는 복장이 불량한데다 특히 손톱이 여자만큼 길어 있었다. 그것을 본 나는 그의 업무 관리 수준이 높지 않을 것이라고 예측했는데 역시나 그랬다.

  그는 표준품을 납품할 경우에는 문제가 없었지만 약간이라도 변형된 것을 요구하면 한 번에 조건을 만족한 적이 없었다. 자신의 외모도 관리 못하는 사람이 어떻게 업무를 똑바로 관리할 수 있단 말인가?

  내가 자기 계발을 하던 시절, 내 머리는 항상 짧은 스포츠였는데 쓰잘데기 없이 머리카락을 만지는데(= 씻고 가꾸는 데) 아까운 시간을 투자하기 싫어서였다. 언제나 자신의 관리가 먼저이다.

[세차]

  자동차를 스스로 세차한다면 어떻게 물과 시간을 아낄 수 있을까? 물은 아래로 흘러내리는 상식을 이용한다.

1) 물은 루프(지붕) 부분만 뿌린다.(전부 뿌리면 비누칠을 하기 전에 말라 버린다.)

2) 한 사람이라면 반만 뿌리고 두 사람이면 루프 전체를 뿌린다.

3) 스폰지에 세제를 뭍여 루프만 거품을 낸다.

4) 루프의 중간부분에서 시작해서 바깥쪽으로 거품을 내야 옷이 물에 젖지 않는다.

5) 루프의 거품질을 끝내면 물로 루프의 거품을 씻어 낸다.

6) 이때 흘러내리는 물이 자연스럽게 본넷을 적시므로 뿌릴 물의 양과 시간이 줄어든다.

7) 본넷의 거품칠과 헹굼질도 같은 방법으로 한다.

8) 거품과 물은 아래로만 흐르므로 당연히 높은 부분부터 세차를 해야 한다.

9) 타이어를 닦을 차례가 되면 상부는 이미 건조가 되어 있는 상태이기 때문에 마른 걸레로 마무리만 하면 된다.

  내가 세차장이 딸린 카센타에서 일할 때 터득했던 저 방법으로 자가용을 세차하니 남들보다 물도 절약하고 훨씬 빠르게 일을 끝낼 수가 있었다.

[자동차 주유구]

  예전에는 승용차=가솔린, SUV=디젤 이렇게 구분이 확실했지만 요즘은 승용차도 디젤차가 많고 SUV도 가솔린 차가 있다. 그래서 주유소에서는 혼유 사고가 곧잘 발생하곤 한다. 주유구의 크기가 약간 다르기는 하지만 여전히 쉽게 구분이 가지 않는 것이 사고의 원인이다.

  그럼 가솔린차량은 원형주유구 +마개 및 주변부의 색상을 빨간색으로 하고 디젤 차량은 사각주유구 + 마개 및 주변부의 색상을 파랗게 하면 어떨까? 주유기의 모양 및 색상도 거기에 맞춰서 표준화하면 유종이 틀릴 경우 아예 삽입을 하지 못하니 혼유 사고가 근본적으로 발생하지 않을 것 아닌가? 모양을 바꾸는 것이 어렵다면 마개와 주변부의 색상과 주유기의 색상을 통일하는 것만으로도 많은 효과를 거둘 수 있을 것이다. 빨간색 주둥이를 가진 휘발유 주유기를 차량의 파란색 연료통 입구에 꽂으면 시각적으로 바로 알 수 있지 않을까?

[중국은행의 비효율]

  2012.08.10 아내와 함께 주택융자의 일부를 먼저 갚으러 은행에 갔다. 그리고 아래의 순서로 업무를 진행했다.

1) 타은행 카드로 현금지급기에서 돈을 찾아서

2) A창구에서 20여명 대기자 뒤를 이어 대출관리통장에 방금 찾은 돈을 넣고

3) B창구로 이동하여 다시 20여명 대기자의 뒤를 이어 방금 넣은 잔액 중 일부를 꺼내어 융자 원금과 이자를 갚았다.(A창구에서는 융자를 갚을 수도, 갚는 융자금액의 이자를 알 수 없었다.)

4) 융자로 갚고 남은 돈을 생활비로 쓰기 위해 빼려한다면 (3번 업무를 보기 전에는 파악할 수 없으므로 반드시 3번 업무 후에) 다시 A창구에서 20여명 대기자 뒤에 줄을 서야한다.

5) 더 이상 기다릴 수 없어 같은 은행의 다른 분점에 가서 돈을 찾았다. 분점은 3번 업무를 하지 않는다.

  애초에 A창구에서 B창구의 업무를 하거나 B창구에서 직접 현금을 주고 융자를 갚으면 왜 안 되지? 2~4번을 1명의 담당자가 할 수는 없는가? 분점에서는 왜 대출금을 갚을 수 없는 건가? 나는 도대체 이해할 수 없다. 내가 은행장이라면 절반의 인원으로도 같은 업무를 할 수 있을 것 같은데??? 집으로 돌아오는 길에 나는 되뇌었다.

‘그래 당신들이 그렇게 해줘야 한국이 먹고 살지 않겠나? 고맙다.’

[택시 승강장]

  2013. 09. 21. 전날 대도시의 아동병원에 딸아이를 데리고 가서 검사를 한 후 돌아오는 길. 고속버스에서 내린 우리는 택시를 타기 위해 택시 승강장에 섰다. 승객 10번이 우리이다.

<case 1>

  위의 그림을 보고 문제점을 제시해 보라. 뭐가 문제인가? 아주 질서를 잘 지키고 있으니 문제가 없다고? 그럼 아래의 그림은 어떤가?

<case 2>

  Case 1에서 택시는 무한정으로 있다고 가정하고 각 승객의 탑승 시간을 1분으로 잡으면 우리는 10분 후에 탑승할 수 있을 것이고 새로운 승객들이 매 1분마다 1팀씩 승강장으로 온다면 줄은 여전히 줄지 않을 것이다. 만약 매 30초 마다 1팀씩의 승객들이 승강장으로 온다면 1분 후엔 1팀이 탑승하지만 새로운 승객은 2팀이므로, 매 1분마다 1팀씩 승객이 늘어 10분 후에는 20명의 대기 승객이 발생할 것이다.

  Case 2에서 매 1분마다 2팀의 승객이 각각 택시 A1과 B1에 탑승할 수 있으므로 매 1분마다 1팀씩 승강장으로 오는 경우라면 몇 분 내에 대기줄이 소진되어 새로운 승객들은 기다리지 않고 바로 탑승할 수 있을 것이고, 매 30초 마다 승객이 1팀씩 오는 경우도 줄이 더 이상 길어지지는 않을 것이다.

  우리가 매일 마주치는 것들 중에는 이처럼 잘못된 시스템으로 운영되고 있는 것들이 너무도 많다. 사람들은 말한다. ‘잘~ 돌아간다.’고 그래 그렇게 보이겠지. 그러나 그것이 최선이라는 보장이 될 수는 없다. 언제나 방법은 몇 가지가 더 있고 우리는 그것을 찾아 개선해야 한다.

[시스템을 만든 내 이웃]

  내가 사는 아파트 앞집은 임대로 거주하고 있는 중이다. 그는 그 아파트 가격보다 훨씬 많은 돈이 있음에도 구매를 하지 않고 왜 임대로 사는 것일까?

  어느 날 그와 대화를 할 기회가 있었는데 그는 단조 공장을 운영한다고 하였다. 나는 단조제품이 필요하지는 않지만 -배울 수 있는 기회가 있으면 무조건 배워야 한다는 것이 내 신조이기에- 기회가 되면 공장을 꼭 좀 보여 달라고 했다. 그 주 일요일인 2012. 04. 30 나는 그의 단조 공장을 방문하였다.

<56364,8>

  그는 본인 돈과 은행 융자를 얻어서 촌정부(= 한국으로 치면 면사무소)에 임대료를 주고 얻은 땅 위에 허름한 공장 6동을 지어서 5동은 임대를 주고 1동은 본인이 직접 사용한다고 했다. 임대를 준 5동에서 나오는 순수익이 -자기가 쓰는 비용까지 포함한 모든 비용을 제한 후- 한해 70만 위안(x 180 = 1억 2,600만원)이나 되고 수익률이 10%라고 하였다.

  자기 자본 700만 위안(12억 6,000만원)과 6%의 은행 융자를 이용해서 자기 자본 대비 10%의 이익을 보는 것인데 그는 자신이 사용하는 공장 1동의 운영 여부와 상관없이 10%의 수익이 나는 시스템을 만든 것이다. 즉, Cash Flow가 있는 스스로 돌아가는 시스템으로 기본 생활을 커버하고 다른 한편으론 스스로의 노동력을 사용하는 1동의 공장을 운영함으로서 2가지의 소득을 얻는 것이다. 거기다 선전지역에 여러 채의 임대 주택도 보유하고 있다고 한다.

  효율성을 얻고자 하는 행위는 이렇게 시스템을 만드는 과정이라고 볼 수 있고 그것을 잘 이해하고 조직해 내는 사람만이 그 혜택을 보게 된다. 그가 임대한 5동의 공장처럼 나도 임대용 건물이 있고, 그가 직접 운영하는 1동의 공장처럼 나는 직장이 있다. 다중의 소득이 있는 우리는 부자이거나 곧 그렇게 될 것이다.

  우리 부부는 하나 하나의 시스템을 만들 때마다 많은 노력을 기울여 왔고 그렇게 소득이 나오는 시스템(고정소득이 나오는 직장도 시스템에 포함된다) 몇 개를 만들었지만 현실에 안주하지는 않는다.(그래서 부자가 더 부자가 되는 것이다.) 체계가 잡혀진 시스템은 약간의 관심만 가지면 유지가 가능하므로 우리는 남는 시간에 새로운 시스템을 만들기 위해 다시 연구를 시작했다.

  결과는 우리의 노력에 비례할 것이고 우리는 우리의 현재 행복에 영향을 미치지 않는 범위 내에서 자산(시간, 돈, 에너지)을 투자해 거기에 합당한 소득을 얻을 것이다. 4년 남짓한 시간이 지나면 그 결과물을 가지고 한국에 돌아가게 될 것이고 우리는 멋진 인생을 살게 될 것이다. 당신은 지금 어떤 효율적인 시스템을 구축하고 있는가?

- 끝 -

[10년후엔]

오랜만에 들어왔더니 좋은 글 많이 올리셨네요...
일전에 연락 못 드려서 죄송합니다...많은 일들이 있어서...
그 동안 좋은 일(결혼, 출산)과 안 좋은 일(장인어른, 어머님 병환)이 겹쳐서 정신 없었네요...
각설하고... 시스템에 관한 좋은 글들, 제가 후임들 교육때 좀 쓸까하는데... 될런지요??

[낯선곳에서의아침]

그렇게 하세요. 스크렙은 불허하니 캡쳐해서 프린트하면 되겠네요.

[10년후엔]

감사합니다~~

[세라토닌]

감사합니다..

[낯선곳에서의아침]

감사합니다. 잘 활용바랍니다.

[구로농부]

좋은 글 감사합니다.

[낯선곳에서의아침]

감사합니다. 잘 활용바랍니다.

[방장산]

정말 멋진 글이네요. 많이 배우 갑니다.

[낯선곳에서의아침]

감사합니다. 잘 활용바랍니다.

[10년후엔]

감사합니다.~~

[낯선곳에서의아침]

감사합니다.

[물론난천재니깐]

낯선님의 글들을 복습하니 가슴이 찌릿찌릿하네요.

[낯선곳에서의아침]

감사합니다.

[_BK_]

감사합니다.^^ 큰 도움이 되었습니다.

[낯선곳에서의아침]

감사합니다. 잘 활용바랍니다.

[키 드레이번]

감사합니다. 혼자서 보게 비밀글로 스크랩해도 될까요??

[낯선곳에서의아침]

불허합니다. 캡쳐해서 보세요.

[낯선곳에서의아침]

지식의 품앗이죠. 정열님의 글도 많은 참고가 되었습니다.

[CB걸면P본다]

정말잘읽었습니다

[낯선곳에서의아침]

감사합니다. 좋은 한주 되세요.

[소나무77]

재밌네요. 생각과 철학이.

[낯선곳에서의아침]

감사합니다.

[홀인ONE]

감사하게 잘 읽었습니다..

[낯선곳에서의아침]

감사합니다.

[Wonderian]

퀴즈 답 : 따불오세븐 아닌가요?
대단하신 글 잘 읽었습니다. 감사합니다.

[낯선곳에서의아침]

맞습니다.

[조커joker~~~]

꾸벅 경주의 글 감사합니다

[낯선곳에서의아침]

잘 활용하세요.

[불광불급(不狂不扱)]

double o seven 잘 배워갑니다,
복습하고 또 복습하고... 배워야할 점이 많습니다. 감사합니다.^^

[낯선곳에서의아침]

잘 활용하세요.

[바람이]

"언제나 방법은 몇 가지가 더 있고 우리는 그것을 찾아 개선해야 한다"
-좋은 글 감사합니다 책 출판을 고대하고 있습니다

[네티네티]

잘 읽었습니다.
감사합니다 ~

[JeNuS]

감사합니다^^