최근 엑셀로 작업하는 것에 재미가 들린 몽 대리는 지난 주 있었던 OS활용교육 평가표를 만들면서 좀 더 한눈에 점수를 알아볼 수 있게 표시를 하고 싶어졌다. 50점 대인 기획팀의 빅모씨는 특별 관리대상으로 표시하고 최고 점수를 받은 기획팀의 서씨를 비롯한 90점 대 이상의 점수도 한눈에 알아볼 수 있는 표를 만드는 방법이 없을까? 조건에 따라 색상이나 서식의 형식을 달리하는 방법이 바로 조건부 서식이다.
위는 몽 대리가 조건부 서식을 이용하여 만들어낸 OA 활용교육 평가 결과표이다. Excel 2007 버전에서는 조건부 서식이 훨씬 다채롭고 사용하기가 편해졌다. 색깔을 따로 지정할 필요 없이 기본이 되는 두 가지 색 사이에서 자동으로 색깔이 결정된다.
조건에 따라 스타일을 내 맘대로
조건부 서식이란 셀에 들어있는 값이나 수식에 따라 서로 다른 서식이 지정되게 하는 기능이다. 예를 들어 평균이 50점 미만은 빨간색이, 50-85점은 노란색을, 그리고 85점 이상은 녹색으로 표시하고 싶을 때 이런 조건을 미리 입력해둔 서식을 만들어두면 셀에 입력되는 값에 따라 해당 서식이 적용된다. 조건부 서식은 [서식]안에 [조건부 서식]에서 통합 관리된다. 2007 버전은 [홈]에서 [스타일] 안에 [조건부 서식]의 메뉴가 따로 나눠져 있다.
2007버전 조건부 서식의 이점은 데이터를 분석할 때 다음과 같은 사항을 확인하려는 경우에 유용하다. 예를 들어 지난 5년간의 수익에서 이례적인 항목은 무엇인가? 혹은 이 달에 5천만 원 이상 매출을 올린 직원은 누구인가? 또는 신입생 중 성적이 가장 높고 가장 낮은 학생은 누구인가?를 한눈에 알아보기 쉽게 표현할 때 조건부 서식은 유용하게 쓰일 수 있다.
조건부 서식을 사용하면 특정 조건에 해당하는 셀이나 셀 범위가 강조 표시되고, 특수한 값을 강조할 수 있고, 데이터를 막대, 색조, 아이콘 집합 등으로 시각화할 수 있어 원하는 사항을 쉽게 확인할 수 있다.
셀을 강조하고 싶을 때
아래의 그림은 표에서 77보다 큰 값을 갖는 셀만 진한 빨강 텍스트가 있는 연한 빨강으로 채우는 명령을 하는 것이다. 이런 식으로 원하는 셀만 골라서 강조할 수 있다. 사용자 지정 서식을 이용하면 자신만의 특별한 셀 강조 스타일을 만들어 낼 수도 있다.
상위 10%만 강조하고 싶을 때
지정하는 기준 값에 따라 셀 범위에서 최상위 값과 최하위 값을 찾을 수 있다. 아래 그림은 선택한 범위에서 평균을 초과한 셀을 찾아 진한 녹색 텍스트가 있는 녹색 채우기를 실행한 결과이다.
데이터를 막대그래프로 표시하고 싶을 때
아래의 그림은 데이터의 높은 값과 낮은 값을 막대 그래프로 나타낸 것이다. 막대의 크기와 색깔도 마음대로 조절 가능하다.
색조를 마음대로 조절하고 싶을 때
엑셀2007은 기본 2가지 색과 3가지 색을 기본으로 하여 그라데이션으로 자동 표시되도록 지정되어 있다. 지정된 색깔이 마음에 들지 않는다면 언제든지 새 서식 규칙을 만들어낼 수 있다. 조건부 서식 메뉴에서 새 서식 규칙에 들어가면 아래와 같은 창이 뜬다. 원하는 규칙 유형을 선택하고 규칙 설명에 따른 색의 규칙을 고를 수 있다.
아이콘으로 표현하고 싶을 때
아래는 데이터를 화살표 아이콘으로 표시한 것이다. 평균은 노랑색 가로 화살표이고 평균 이하는 빨간 아래 화살표, 평균이상은 녹색 위 화살표이다.
만약 반대 순서로 아이콘을 사용하고 싶다면 [아이콘 순서 거꾸로]를 선택하면 된다. 또한 아이콘만 표시하고 셀의 값을 표시하지 않으려면 [아이콘만 표시]를 선택하면 된다. 필요에 따라 아이콘에 맞게 열의 너비를 조절해야 하는 경우가 있다. 그렇지 않으면 아이콘을 제대로 표현해 줄 수가 없다. 아이콘 크기는 해당 셀에 사용된 글꼴 크기에 따라 세가지로 표시된다.
조건부 서식을 지우고 싶을 때
내가 입력한 조건부 서식을 몽땅 지우고 싶을 때는 적용된 전체 셀을 선택하고 조건부 서식의 메뉴에서 [규칙 지우기]를 누르면 다음과 같은 메뉴가 나온다. 시트 전체에서 규칙을 지우거나 선택한 셀의 규칙을 지울 수 있다.
조건부 서식 규칙 우선 순위 편집
많은 양의 문서를 작업하다 보면 조건부 서식의 규칙이 충돌하는 경우가 있다. 셀 범위에 대해 여러 개의 조건부 서식 규칙을 만들 때는 이러한 규칙이 어떻게 평가되는지, 둘 이상의 규칙이 충돌하는 경우 어떻게 처리되는지, 복사하여 붙여 넣기를 수행할 때 규칙 평가에 어떤 영향이 미치는지, 규칙 평가 우선 순위를 변경하려면 어떻게 해야 하는지, 어떤 상황에서 규칙 평가가 중지되는지 등을 이해해야 한다. 더 들어가면 머리 아픈 얘기다. 일단 조건부 서식을 마음껏 활용하고 문제에 부딪히게 된다면 그때 하나씩 알아보는 게 좋다.@
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