보고서를 비롯해 많은 문서들은 프린터로 종이 인쇄를 해야 하는 경우가 많다. Paperless 시대에 들어서면서 파일로 주고 받는 경우도 많지만 조직 내에서는 인쇄한 문서로 보고 하는 것이 아직도 정석이다. 사실 인쇄는 컴퓨터와 연결된 프린터만 있으면 어려운 일이 아니다. 하지만 까닥하다가는 종이를 수십 장 버리는 경우가 허다하거나 한 장 한 장 뽑을 때마다 설정을 해줘야 하는 경우도 많다. 엑셀 인쇄하기의 모든 것을 알아보자.
1. 미리 보기를 꼭 체크하자.
인쇄를 실행하기 전에 미리 보기를 통해 시트를 인쇄했을 때의 모습을 미리 볼 수 있다. 매달 사무용품을 신청하는 다음과 같은 사무용품 신청서가 있다. 인쇄를 한 후 모든 직원에게 돌려야 할 이 문서는 인쇄를 해야 한다. 인쇄하기 전에는 미리 보기를 꼭 확인하는 것을 습관화하자.
엑셀 2007의 경우 인쇄하기 메뉴는 기본메뉴 안에 있다. 인쇄 미리 보기의 단축키는 Ctrl+F2이다.
인쇄 미리 보기 안의 메뉴를 살펴보자. 미리 보기 창의 페이지 설정은 사용할 수 있는 글꼴, 프린터 해상도, 색상에 따라 달라지므로 항상 인쇄 전에 확인하는 것이 좋다. 위 메뉴에 따라 인쇄할 페이지를 확대하거나 축소해서 볼 수 있고 여러 장일 경우 다음 페이지를 확인할 수 있고 현재 페이지의 여백 표시를 볼 수 있다. 다음은 여백 표시가 된 미리 보기이다.
2. 페이지 설정하기
인쇄 전에 미리 보기 단계에서 설정할 수 있는 것들은 다음과 같다. 페이지와 여백 그리고 공통으로 들어가는 머리글과 바닥글, 시트 등이다. 먼저 페이지 설정에 대해 알아보자. 페이지 설정에서는 용지 방향, 다시 말해 출력할 문서가 세로 방향인지 가로 방향인지 지정하는 것이다. 용지 크기도 이곳에서 설정할 수 있다.
3. 여백 설정하기
여백은 페이지에 맞게 설정하는 것이 좋다. 만약 내용이 어중간하게 넘쳐서 페이지가 늘어난다면 여백을 조절해서 한 페이지로 만들 수 있다.
또한 여백 밑에 위치한 옵션에 들어가면 연결된 프린터의 고급설정을 바로 할 수 있다. 가끔 엑셀 프로그램에서 인쇄 품질과 레이아웃을 설정해도 프린터의 옵션에서 설정해주지 않으면 설정한대로 인쇄가 되지 않을 때가 있으니 체크하자.
4. 여러 장의 문서를 인쇄할 때 머리글/바닥글을 입력하자
수십 장의 데이터를 출력해야 할 때, 문서의 맨 위에는 날짜를, 문서의 맨 아래에는 페이지와 회사명을 넣어서 출력하고 싶을 때 유익한 메뉴이다.
5. 메모를 출력하고 싶을 때
엑셀 출력 시 많이 하는 문의는 메모도 출력하고 싶다는 것이다. 아래 그림과 같이 셀에 메모가 숨겨져 있는데 그 메모까지도 출력하고 싶다는 것이다. 매크로와 VBA를 이용한 물품 목록이 파일 안에 입력되어 있지만 만약 출력해서 수동으로 입력해야 하는 경우는 다음과 같은 메모를 공개해야 하는 일이 생긴다.
메모를 출력하고 싶다면 첫째 메모를 표시하자. 메모가 들어있는 셀에 마우스를 두고 오른쪽 버튼을 클릭하면 [메모 표시/숨기기] 메뉴가 있다. 또한 상단 메뉴 [검토]를 누르면 메모에 관한 메뉴가 나온다. 여기서 [메모 모두 표시]를 클릭하면 된다.
여기서 끝이 난 것은 아니다. 그 다음 상단 메뉴 [페이지 레이아웃]에 가서 오른쪽 하단의 화살표를 클릭하면 페이지 설정 창이 뜬다. 그 창에서 시트에 가서 [메모]를 [시트에 표시된 대로]를 체크해줘야 한다.
6. 특정 영역만 인쇄하고 싶을 때
엑셀은 기본적으로 페이지 단위로 인쇄가 되지만, 특정 영역을 정해서 그 부분만 인쇄할 수 있는 기능이 있다. 특정 영역 인쇄는 다음 과정을 따른다. 먼저 인쇄하고자 하는 특정부분을 드래그 한 후 [페이지 레이아웃]에서 [인쇄 영역]을 누르고 [인쇄 영역 설정]을 누르면 된다. 예를 들어 다음과 같은 페이지에서 당월계약과 당월매출 내용만 출력하고 싶다면 그 곳만 드래그 해서 인쇄 영역을 설정하면 그 부분만 아래와 같이 점선으로 감싸진다.
보이는 대로 출력한다!
엑셀은 윈도우 운영체제의 특징인 WYSIWYG(What You See is What You Get)을 그대로 지원하기 때문에 미리 보기에서 보이는 대로 인쇄할 수 있다. 따라서 인쇄 전에는 인쇄 미리 보기를 확인하면 실수를 90% 줄일 수 있다. 또한 앞에서 언급했듯이 엑셀 설정과 프린터 기기의 설정이 달라서 프린터가 제대로 되지 않을 수 있으므로 프린터 설정도 항상 같이 점검하는 것이 바람직하다. 서류에 파묻혀 일상을 보내는 사람들은 모두 알 테지만, 인쇄를 잘하는 것도 능력이다.@
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