1. 공문서의 종류(행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 제4조) (비 공민법 일지)
① 법규문서 : 헌법·법률·대통령령·총리령·부령·조례·규칙 등에 관한 문서
② 지시문서 : 훈령·지시·예규·일일명령 등 행정기관이 그 하급기관이나 소속 공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서
③ 공고문서: 고시·공고 등 행정기관이 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서
④ 비치문서 : 행정기관이 일정한 사항을 기록하여 행정기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 대장, 카드 등의 문서
⑤ 민원문서 : 민원인이 행정기관에 허가, 인가, 그 밖의 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서와 그에 대한 처리문서
⑥ 일반문서 : 이상의 문서에 속하지 아니하는 모든 문서
2. 문서의 성립(행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 제6조)
① 문서는 결재권자가 해당 문서에 서명(전자이미지서명, 전자문자서명 및 행정전자서명을 포함함)의 방식으로 결재함으로써 성립함
② 문서는 수신자에게 도달(전자문서의 경우는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적시스템 등에 입력되는 것을 말함)됨으로써 효력을 발생함
③ 공고문서는 그 문서에서 효력발생 시기를 구체적으로 밝히고 있지 않으면 그 고시 또는 공고 등이 있은 날부터 5일이 경과한 때에 효력이 발생함
3. 공문서 작성의 일반원칙
① 문서는 「국어기본법」제3조 제3호에 따른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있으며, 특별한 사유가 없으면 가로로 씀
② 문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문용어등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성하여야 함
③ 문서에는 음성정보나 영상정보 등이 수록되거나 연계된 바코드 등을 표기할 수있음
④ 공문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 그 항목을 순서(항목구분이 숫자인 경우에는 오름차순, 한글인 경우에는 가나다순을 말함)대로 표시하되, 상위 항목부터 하위 항목까지 1, 가, 1), 가), (1), (가), ①, ㉮의 형태로 표시함
⑤ 문서에 금액을 표시할 때에는 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」에 따라 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 적어야 함(예시) 금 113,560원(금일십일만삼천오백육십원)
⑥ 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자를 씀
⑦ 문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기하되, 연·월·일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시·분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분함. 다만, 특별한 사유가 있으면 다른 방법으로 표시할 수 있음
⑧ 문서 작성에 사용하는 용지는 특별한 사유가 없으면 가로 210mm, 세로 297mm의 직사각형 용지로 함
⑨ 끝 표시
· 본문의 내용(본문에 붙임이 있는 경우에는 붙임을 말한다)의 마지막 글자에서 한글자 띄우고 "끝"표시를 한다. 다만, 본문의 내용이나 붙임에 적은 사항이 오른쪽 한계선에 닿은 경우에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 글자 띄우고 “끝” 표시를 한다.
· 위에도 불구하고, 본문의 내용이 표 형식으로 끝나는 경우에는 표의 마지막 칸까지 작성되면 표 아래 왼쪽 기본선에서 한 글자를 띄운 후 “끝” 표시를 하고, 표의 중간까지만 작성된 경우에는 “끝” 표시를 하지 않고 마지막으로 작성된 칸의 다음 칸에 “이하 빈칸"으로 표시한다.
4. 기안자 등의 표시(행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 제8조, 동시행규칙제6조)
① 기안문에는 발의자와 보고자의 직위나 직급의 앞 또는 위에 발의자는 ★표시를,보고자는 ◎표시를 함
② 기안문에 첨부되는 계산서·통계표·도표 등 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 작성자를 표시하여야 함
③ 기안자, 검토자 또는 협조자는 기안문의 해당란에 직위나 직급을 표시하고 서명하되, 검토자나 협조자가 영 제9조 제3항 또는 제4항에 따라 다른 의견을 표시하는 경우에는 직위나 직급 다음에 '(의견 있음)'이라고 표시하여야 함
④ 총괄책임자는 총괄책임자가 총괄하는 단위업무를 분담하는 사람이 기안한 경우그 기안문을 검토하고 검토자란에 서명을 하되, 다른 의견이 있으면 직위나 직급다음에 '(의견 있음)'이라고 표시하고 기안문 또는 별지에 그 의견을 표시할 수있음. 다만, 총괄책임자가 출장 등의 사유로 검토할 수 없는 등 부득이한 경우에는 검토를 생략할 수 있으며 서명란에 출장 등 검토할 수 없는 사유를 적어야 함
5. 문서의 결재(행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 제10조, 동시행규칙 제7조)
① 결재권자의 서명란에는 서명날짜를 함께 표시함
② 위임전결하는 경우에는 전결하는 사람의 서명란에 '전결' 표시를 한 후 서명하여야함
③ 대결(代決)하는 경우에는 대결하는 사람의 서명란에 '대결' 표시를 하고 서명하되, 위임전결사항을 대결하는 경우에는 전결하는 사람의 서명란에 '전결’ 표시를 한 후 대결하는 사람의 서명란에 '대결' 표시를 하고 서명하여야 함
④ 위 ‘②’, ‘③’의 경우에는 서명 또는 '전결’ 표시를 하지 아니하는 사람의 서명란은 만들지 아니함