대부분 절차서나 지침서 표지에는 결재 소위 작성, 검토, 승인이 되어 있다.
심지어 어떤 또라이는 심의, 협의, 회람까지 한다.
그래서 "00규정(안)"인 줄 알았는데 그것도 아니고
멀쩡한 정상적인 "00규정"인 것을 보면 이 현실을 어찌해야 할 지 모르겠다.
문서를 작성할 때는 흔히 기안을 한다고 한다.
그래서 "기안서"라는 수단을 통하여 작성된 내용에 대하여 검토, 승인을 한다.
그러나 때로는 수직 계열의 검토, 승인이 아닌 다양한 의사를 수렴할 필요가 있을 경우에는
어떤 내용에 대한 초안 자료를 가지고 정해진 심의위원회에서 심의위원들이 심의를 하고
심의 결과를 "회의록" 등에 남긴 후에 주관 부서에서는 심의된 내용을 기안하여
정해진 책임과 권한에 따라 "문서(안)"을 검토, 승인 받아야 비로소 "문서"로 탄생되는 것이다.
그러나 항상 정기적으로 똑같은 형식의 내용을 반복하여 기안을 하여야 하는 경우에는
정형화된 양식을 만들어서 기안 대신에 사용하는 것이다.
예를 들어 "작업일보, 견적서, 계약서, 생산계획서, 발주서, 검사성적서 등"
기록하는 내용은 다를 지라도 작성하는 형식은 항상 똑 같기에 양식을 만들어 활용하면
업무의 신속성과 정확성에 편리함을 가져올 수가 있다.
그래서 "여름휴가계획서, 내부감사계획서, ISO 추진 계획서" 등 거의 사용빈도가 낮고
내용을 작성할 때마다 작성형식이 똑같을 필요가 없는 경우에는 굳이 양식을 만들 필요가 없다.
절차서를 작성, 검토, 승인할 때는 기안으로 또는 "문서제/개정신청서"라는 양식을 만들어
활용할 수 있으나 그것은 기업에서 시스템을 주관하는 사람들의 관리 방법에 따라 달라질 수 있다.
문서를 작성하는 데 필요한 그리고 작성자가 알아야 할 가장 큰 중요한 요인중의 하나가
문서의 특성과 변경 사항에 따라 검토, 승인 방법이 달라질 수 있다는 데 있다.
도면, 작업표준, 검사기준 등은 그 문서의 내용이 폐지될 때까지
변경 사항이 발생된다고 하더라도 통상적으로 3~5회를 넘기지 않고
변경 내용이 주로 "숫자나 표시기호" 등 단순한 내용인 경우가 많아
표지에서도 충분하게 작성, 검토, 승인을 할 수가 있다.
그래서 그러한 문서들은 기안이나 "문서제/개정신청서"와 같은 양식을 활용하지 않고
바로 해당 문서에서 개정사유나 개정이력을 관리할 수 있으며
아울러서 해당 문서의 앞표지에서 작성, 검토, 승인까지도 가능할 수가 있다는 것이다.
그러나 절차서, 매뉴얼, 지침서(견적지침, 사업계획서 작성지침 등)와 같이
기업이 존재하는 한 끝없이 지속적으로 개정되어야 하는 문서
또는 변경 내용이 단순하게 "숫자 변경"이 아닌 "현재 내용과 개정(안)"을 기록해야 하는
문서의 경우에는 절대로 표지에서 할 수도 없고 해서도 안 된다는 것이 문서관리시스템이다.
그런데 왜 오늘날 그런 또라이 절차서가 그것도 대한민국 기업의 90% 이상이 나돌아다니고 있을까?
그것은 초창기 지도위원이나 빙혼같은 또라이 품질관리기사들이 오로지 "KS 표시허가, 품/등급공장" 등
심사만을 받기 위하여 심사원과 짜고서 가장 신속하고 단순하게 <쓰레기시스템>을 만들었기 때문이다.
짧은 한 달 안에 심사는 다가오지, 문서/기록 만들어야 할 사람은 없지
그래서 할 수 없이 변칙적으로 "기안이나 문서제/개정신청서"를 작성하지 않고
절차서 표지에 미리 작성/검토/승인일자와 사람 이름을 적어 놓고
목도장을 파서 문서가 승인되었다는 듯이 사기치는 나쁜 시스템을 수립하게 된 것이다.
빙혼이 그런 나쁜 짓을 한지가 언제인데 아직도 많은 분들이 그런 또라이 짓거리를 하고 다니면서
시스템이 어쩌고 저쩌고... 하는 밉살맞은 주댕이를 보면 정말 역겹기만 하다.
빙혼은 1980년대 중반에서 1990년 대 초반까지 스스로 나쁜 짓임을 알고서도
그렇게 쓰레기시스템을 만들어서 "KS와 품/등급"을 하고 다녔었다.
대부분 그런 회사들은 영세하고 관리자도 없으며 오로지 생산만 하는 작업자와
사장만이 있는 기업으로서 빙혼 같은 품질관리기사가 엉터리 절차서를 만들어 주고
후다닥 인증을 주고 난 후 잽싸게 돈을 받고 도망을 다녔던 것이다.
빙혼은 스스로가 나쁜 짓임을 알고서도 게다가 사전에 심사원들과 지도위원이 짜고서
미리 만든 각본에 의하여 미친 짓거리를 했던 것인데
그런데 웃기는 것은 어이없게도 요즘 아해들은 그런 짓이 나쁜 짓 인줄도 모르고
문서관리를 잘하고 있다고 착각을 하고 있으며 그것을 품질시스템 운영이라고 한다는 것이다.
빙혼이 모처럼 너그러운 마음으로 친절하게 알려 주면
오히려 <쫑수처럼^^--->옛날에> 화를 내지를 않나? 인상을 쓰지를 않나?
그렇다고 짜증부리는 것이 보기 싫어서 방관만 하고 미친 짓거리 해놓은 것을 그냥 지나치기에는
응아하고 밑 안 닦는 기분이 들고 그래서 항상 빙혼은 괴롭다는 것이다.
"이렇게 하시면 쓰레기가 됩니다, 이렇게 알고 계시면 또라이가 됩니다"라고 외치고 다녀도
빙혼만 항상 또라이가 되어 버리고 어제도 그랬고 오늘도 그랬고 아마 그리고 내일도 그럴 것이다.
눈깔 하나밖에 없는 나라에서 눈깔이 2개가 있으면 병신이라고
<똥 같은 시스템>에 파묻혀 힘들고 냄새나는 줄 알면서도 빠져 나오는 방법을 몰라
빙혼이 큰 마음 먹고 친절하고 자상하게 알려주면 "고맙다"고 감사하기는커녕
오히려 찢어진 주댕이에서 나오는 말씀들이 "그래 너 잘났다"라고만 하더라.
심지어 어떤 똘팍은 빙혼보고 기껏한다는 말이 "그런 사소한 것에 목숨걸지 말라"고 하는데
빙혼은 속으로 "저 쉐이가 미쳤나? 똥 오줌도 못 가리면서 무슨 00한다"고 욕할 수밖에^^.
제발 이 할미밭을 찾아오시는 회원님들은 내년부터는 바보같은 시스템에서 탈피하시고
여러분들이 현재 상식적으로 가지고 계신 관리능력과 잠재적인 능력을 문서와 기록으로 펼치시어
부디 귀사에서는 ISO가 올바른 시스템으로 활짝 피어나 모든 종업원들에게 편리함과 만족감을
가져다 줄 수 있도록 삼가 빌고 또 빌며 이만 <결재> 분야의 글을 마치고자 합니다.