카이신경영 40 사규(社規)관리(문서관리, 규정관리, 절차서관리, 프로세스관리)

[빙혼서생]

카이신경영 40 사규(社規)관리(문서관리, 규정관리, 절차서관리, 프로세스관리)

사규(社規)란 무엇인가? 문서라는 것은 무엇인가?

회사에서 정한 규정, 규칙을 의미하며 모든 종업원은 사규를 반드시 준수해야만 한다.

사규에 의하여 입사, 인사, 급여, 영업, 설계/개발, 구매, 생산, 품질 등 모든 활동이 이루어진다.

사규는 정관, 규정, 규칙, 지침, 세칙, 기준, 표준, 요령 등 다양한 문서 단위로 구성된다.

정관은 헌법과 같은 존재로서 조직이 존재하는 근거를 제공하며

규정은 업무활동에 대하여 절차를 서술한 문서이며

기타 문서들은 규정을 보완하기 위하여 각 조직에서 정한 문서의 단위명칭이다.

대한민국에 ISO가 도입되면서 가장 골치가 아픈 문서관리에 두 가지 문제가 있다.

*매뉴얼

*규정

이전에 매뉴얼은 00운영매뉴얼 등으로 표현되는 지침 단위의 문서였는데

ISO에서는 업무 방향을 제시하는 최상위 문서로서

이전 매뉴얼과 달리 규정과 지침을 인용하는 문서가 되어 아직도 얼떨떨한 문서이다.

진짜 매뉴얼이 필요할까?

일반 규정류의 존재 근거를 만드는 것이 정관이라면

ISO 시스템에서 매뉴얼은 정관과 같은 개념의 시스템에 대한 방향을 제시한다고 보면 된다.

문제는 00장비운영매뉴얼을 보유하고 있는 조직은 어떻게 해야 하나?

*ISO : 00경영매뉴얼

*기존 : 00운영매뉴얼

용어의 정의를 명확하게 하든지

아니면 <운영매뉴얼>이라는 문서단위를 <운영지침>으로 바꾸어라.

매뉴얼보다 더 심각한 것이 규정이라는 문서 단위이다.

최초 ISO 요구사항에 “~~~문서화된 절차를 갖추어야 한다”고 명시되어

초기 ISO 지도위원, 심사원, 교육강사들이 이구동성으로 규정 대신에

절차서라는 문서 단위를 사용해야 한다고 하는 바람에 모든 규정을 절차서로 바꾸었다.

내용은 놓아두고 문서명의 단위만 규정에서 절차서 바꾸었다.

빙혼은 심사원 교육과정에서 그렇게 배웠고 ISO 심사를 받을 때 그렇게 지적을 받았다.

문제는 ISO가 도입되면서 사규는 이원화로 변질되어 버린 것이다.

ISO는 표준화기구인데 문서화를 한답시고 조직에서는 문서를 이중으로 관리하게 된 것이다.

*일반규정 : 인사관리규정, 급여관리규정

*품질규정 : 생산관리규정=>생산관리절차서, 구매관리규정=>구매관리절차서

빙혼은 지금까지 인사관리규정은 보았어도 인사관리절차서를 본 적이 없다.

왜 멀쩡한 조직의 규정을 ISO 한답시고 두 가지로 분류를 해야만 했을까?

만일 ISO를 하다가 인증을 포기하면 생산관리절차서는 다시 규정으로 바꾸어야 하나?

가관(可觀)인 것은 2015년판 ISO 시스템이다.

*생산관리규정=>생산관리절차서=>생산관리프로세스

*구매관리규정=>구매관리절차서=>구매관리프로세스

문서 내용은 미친년 비오는 날 널 뛰듯이 도대체 뭔 짓을 하는지도 모르겠다.

<프로세스>라는 말을 배울 때는 포괄적으로 배우기 떄문이다.

프로세스는 분명히 ISO 그림과 4.4.1항 요구사항에 명시하여 놓았다.

즉 절차서 또는 규정이라는 문서는 프로세스를 실행하는 구성 요소일 뿐이기에

<생산관리프로세스>라는 것은 절!대!로 생산관리규정 또는 생산관리절차서가 아닌 것이고

사람, 장비, 생산관리규정, 생산공정, 성과지표, 이슈, 리스크 등을 모두 파악한 정보로서

생산관리프로세스는 생산업무를 파악하는 대상이고 파악된 생산프로세스를

문서화된 정보로 유지 및 보유하여야 하며 생산관리규정은 그 중의 하나일 뿐이다.

빙혼이 상기와 같이 쓰고 있는 말이 도대체 무슨 말인지를 모르면 그냥 넘어가라.

품질/환경경영시스템등 시스템을 수립하는 사람들은 반드시 알아야 할 사항들이지만

잘 모르면 괜히 시스템 한답시고 머리 아프지 말고 어디 가서 시스템 수립했다고 하지 말라!

모든 사규는 조직이 필요하고 종업원의 업무 활동에 대한 근거를 제시할 수 있어야 하고

필요한 경우 종업원의 행동을 모니터링 및 측정 또는 통제를 할 수도 있다.

사규는 고객 요구사항, 이해관계자 요구사항, 법규를 만족시킬 수 있어야 하며

만족할 수 없을 때는 개정 또는 폐지할 수 있다.

사규는 문서 형태로서 제정, 개정이 가능하며 항상 최신 문서로 관리되어야 하고

가능하면 모든 종업원에게 객관적으로 적용할 수 있도록 제정, 개정되어야 한다.

ISO 9001 7.5.2 작성(creating) 및 갱신

*제정(제정, creating) : 남의 자료 베끼지 말고 자기 조직 프로세스 파악하여 창조하는 활동

*개정(개정, revision) : 다양한 요구사항을 적용 또는 잘못된 사항들을 올바르게 문서 변경

*갱신(갱신, up-dating) : 시간의 흐름에 따라 내용을 변경, 대상은 목표 또는 다양한 계획서

*수정(수정, moddificatin) : 오타를 올바르게 변경, 개정 또는 갱신이 아님

기록도 문서의 일부이지만 다음과 같은 차이가 있다.

문서는 개정이 가능하고 기록은 개정이 불가능

문서는 보관이 필요하고 기록은 보유(보관, 보존)가 필요

문서는 업무의 기준/근거이고 기록은 업무의 결과/증거이다.

문서는 폐지(廢止, 사용금지)대상이고 기록은 폐기(廢棄, 소각, 파쇄등)대상이다.

<문서관리절차>

작성=>검토(심의)=>승인=>등록=>문서번호부여=>배포/게시=>교육=>시행, 개정=>폐지

문서관리규정, 문서관리절차서, 문서관리프로세스

이렇게 문서관리를 한다고 한 규정은 모두 100% 엉터리이고 황당한 것이다.

문서관리는 크게 두 가지 형태로 구분되어져야 하고

조직에서 정한 각 문서단위에 따라 관리규정 또는 작성지침으로 만들어야 올바른 것이다.

*하나는 첫매뉴얼과 규정/절차서, 업무지침(견적작성지침, 협력업체평가지침 등), 세칙, 규칙 등

*나머지는 작업표준, 검사기준, 시험표준, 관리계획서/제조공정도/QC공정도, 도면 등 지침류

첫 번째 문서들은 한 번 제정되면 오래동안 사용되어지고 개정될 때 내용이 매우 많고

하나의 기능/부서/팀만이 아닌 여러 기능과 공유해야 할 내용을 포함한 문서들이다.

개정할 때는 현재 내용과 개정안(신규, 변경, 삭제)으로 3가지로 형태로 구분하여 개정한다.

첫 번째 문서를 승인 전에는 <현재 내용>과 <개정안>이라고 표현을 하지만

승인을 하고 나면 <개정 전>과 <개정 후>로 구분하는 것인데 이런 것도 모르는 자들이 많다.

두 번째 문서들은 제품이 양산될 때 사용하는 문서들이고 여러 기능보다는 단일 기능에서

활용하는 경우에 해당이 되는 경우가 많다.

그래서 문서관리는 최소한 두 가지 형태로 나타내야 하며

가능한 각 문서단위에 따라 문서관리규정 또는 문서작성지침이 만들어져야 한다.

*규정 : PDCA에 따라 업무흐름. 업무절차를 작성한 문서

예)생산관리규정, 구매관리절차서 등

*지침 : P, D, C, A 각 활동에 대한 세부내용을 작성한 문서

예)견적작성지침, 협력업체평가지침 등

특히 이 두가지 형태를 반드시 구분해야 하는 이유는 개정 방법이 다르기 때문이며

아래 <개정이력>을 참고하면 왜 나누어야 하는 지 이해가 갈 것이다.

<기록관리절차>

식별, 검색, 접근, 기밀/보안, 보관, 보존, 폐기

기밀은 기록에 해당하는 것이지

문서에 적용하는 것이 아님에도 대외비 금지라고 식별한 조직들은 미친 사람들 같다.

대한민국 법규, KS 표준, ISO 표준, 매뉴얼, 규정/절차서 등이 기밀, 보안 대상인가?

다만 지침 중에 “작업표준, 검사기준, 시험기준, 도면 등”은 기밀 대상이 될 수도 있다.

특히 아직도 절차서 표지에 관리본이라고 식별한 사람들은 제발 그런 짓 하지 말라.

업무에 사용, 적용되는 모든 시행문서들은 관리본인데 굳이 왜 식별을 하고 있나?

어떤 미친 심사원놈이 모든 문서를 관리본으로 식별해야 한다고 하여 빙혼이 뭐라고 하니

자기는 그렇게 알고 있다고 하여 다시는 그 사람과는 같이 심사를 하지 않았다.

도면을 예를 들어 설계에서 보관중이며 관리본 도면, 생산현장에서 보관중이면 비관리본 도면

그래서 미친 소리하지 말라고 했다.

생산현장도 설계팀과 동일한 관리도면을 가지고 일을 해야지 왜 비관리본 도면으로 일하나?

문서관리의 개념이 전혀 없는 자들이 엄청나게 많다,

옛날 PC가 있기 전에 원도/청도, (복)사도를 구분하여 관리를 하였으나

그것과 관리본, 비관리본하고는 전혀 상관이 없다는 것을 관리가 뭔지도 모르는 자들이 있다.

표지에 관리본으로 식별하면 관리본이 된다는 꿩대가리로 문서과리하지 않기를 바랄 뿐이다.

빙혼은 모든 규정/절차서 위에 표를 만들지 않는다.

문서명과 문서번호, 제일 앞에 개정번호, 개정일자는 있으나 표 자체를 만들지 않는다.

대한민국 법, 시행령처럼, KS표준, ISO 표준처럼 문서 윗 대가리에 표를 만들지 않는다.

그런데 왜 표를 만들까? 대부분 그냥 생각없이 만들고 있다.

표가 없으면 우울증, 불안증이 생기나보다.

표가 없으면 문서관리가 얼마나 편한지를 아는 사람만 안다.

표는 그냥 멋있으라고 만들었을 뿐 아무런 의미가 앖다는 것만 알고 있으면 된다.

<승인일자=제정일자=개정일자>

이것도 구분하지 못하는 사람들도 있을까?

있다. 그것도 아주 아주 많이 있다.

게다가 지도위원, 심사원, 교육강사들도 많이 있다.

이들은 ISO 분야에서 조직을 이끌어 가기에 더욱 또 조직의 ISO 시스템은 개판이 되고 있다.

빙혼이 지근 쓰고 있는 글들을 곱씹어 보면서

나중에 지도위원, 심사원들을 시험해 보아라.

얼마나 그들이 얼렁뚱땅 입으로 얼버무리고 있는지를.

이들 중에 조직에서 파악한 프로세스 정보를 제공하였을 때

규정/절차서를 직접 만들어 낼 수 있는 사람들이 얼마나 될까?

다른 유사한 규정도 없이 직접 만들어 낼 수 있을까?

아마 적용범위와 목적, 용어의 정의를 작성하는 것도 버거울 것이고

문서의 구조, 문서내용에 대한 번호를 부여하는 것도 어려울 것이다.

표, 부표, 부록, 부속서 등에 대한 개념도 없는 사람들도 많이 있다.

이런 사람들이 ISO를 지도, 심사, 교육하고 있으니 ISO는 당연히 개판이 될 수밖에 없다.

절!대!로/반드시 작성일자, 검토일자, 승인일자, 등록일자, 교육일자, 시행일자는 다르다.

특히 PC로 작성, 검토, 승인일자를 같은 일자로 만든 문서를 보면 웃기지도 않고

결재란에 이름도 없고 일자도 없이 지렁이 같은 서명만 있으면 그냥 웃고 말아야 한다.

소위 작성하시는 분께서, 검토와 승인하는 바보들에게 “니네들 생각없이 서명이나 해!‘라고

만든 문서에 진짜 생각도 없이 “ISO 잘 되고 있어?”라고 하면서 열심히 서명하고 있는 것이다.

대한민국 국모가 “멤버 Yuji”로 박사학위를 받았다고 흉볼 일도 아니다.

문서 작성(제정, 개정)하는 방법은 아무 공공기관 자료실에서 사규관리, 규정관리를 찾아보아라.

제/개정된 자료 하나 다운받아 보면 그렇게 해야 한다는 것을 닭대가리만 아니면 알 것이다.

<시행일자>

어떤 황당한 이는 승인일자와 시행일자는 같아야 한다고 우긴다.

대한민국 법규를 본회의에서 새벽 2시에 통과하면 2시부터 법이 시행할 수 있을까?

위에서 두가지 형태로 구분한 문서에 따라 다르다.

지침류 문서는 단일 기능에서 사용하기 때문에 승인일자가 시행일자가 될 수 있으나

매뉴얼, 규정/절차서는 승인일자와 시행일자가 절대로 같을 수가 없다.

왜 시행일자가 없느냐 물어보면 승인일자가 시행일자라고 하는 경우가 많다.

빙혼 지적에 깨달은 사람들도 계셨지만 정말 그분들은 시스템에 관심이 많은 분들이었다.

<개정이력>

개정이력은 상기에서 구분한 매뉴얼과 절차서 형태와 지침류 문서에 따라 완전히 달라진다.

<작업표준, 검사기준, 시험표준, 관리계획서/제조공정도/QC공정도, 도면 등> 지침류 문서는

개정을 해도 폐지될 때까지 보통 5번 이내이고 변경 내용도 거의 다 숫자들이다.

그래서 지침류 문서의 앞 페이지에 개정이력/변경사항과 작성/검토/승인자와 일자를

관리할 수가 있는 반면에

매뉴얼, 절차서, 업무지침 등은 변경 내용이 “추가, 변경, 삭제 등”으로 구분되어 있고

많은 경우에는 한 페이지가 넘을 수도 있기에 절!대!로 이들 문서의 앞페이지에서는

개정이력과 변경사항을 관리할 수가 없다.

나사렛 예수나 인도의 싯달타, 태행산의 손오공이 와도 불가능한 개정관리이다.

개정이력도 보면 “ ISO 1차 사후심사시 개정” 이것이 개정이력인가? 기가 막힐 뿐이다.

또는 “ISO 2015년판 개정으로 인하여 전면개정” 어떤 내용이 어떤 내용으로 변경되었는지

알 수도 없고 작성자를 불러 전면적으로 개정한 내용 중에 일부만 물어보아도 인상만 쓴다.

매뉴얼, 절차서, 업무지침 등은 변경 내용을 해당 앞 페이지에서 절대로 관리할 수 없다.

만일 8번만 개정해도 개정이력 페이지는 10페이지가 넘어가고 변경내용은 3페이지 뿐이라서

소위 “배보다 배꼽이 크다”는 속담이 이런 문서관리 개정이력 때문에 나온 것 같다.

빙혼은 또라이 심사원들에게 시달리기 싫다고 하면서 개정관리에 불안해하는 관리자들을 위해

매뉴얼, 규정 뒤에 개정이력을 만들어 주고는 있으나 이 또한 미친 짓이다.

왜?

<제/개정안>과 <제/개정된 문서>는 근본적으로 다르기 때문이다.

<제/개정안>에 제개정이력이 있는 것이지

<제/개정된 문서>에는 제개정이력이 없어야 하는데 왜 이런 황당한 일을 하고 있을까?

또한 작성, 검토, 승인일자와 사람들도

<제/개정안>에 명시되어 있는 것이지 <제/개정된 문서>에는 없는 것이다.

또 왜?

ISO이든 일반 경영이든 시스템을 수립한다는 말은

1. ISO 4.4.1 프로세스를 파악 또는 현재 조직도에 따라 기능별로 업무를 파악

2. 파악된 프로세스, 업무를 근거로 매뉴얼, 규정/절차서, 지침류 등을 작성할 때

<00관리제정안 또는 00관리개정안>을 만들어 그 작성된/창조된(베끼지 않은) <안>에 따라

검토 또는 심의를 하여 승인을 하고 나면

<승인된 제/개정안>은 주관부서로 보내어 주관부서는 문서번호를 부여하고 등록한 뒤

<제/개정된 문서>를 전산에 게시 또는 관련 기능에 보내주어야 하는데

ISO 인증을 6개월 요즘은 개월 어떤 경우에는 1개월만에 해 달라고 하니

ISO 업계의 수많은 이완용 후손들은 “먼저 보는 것이 임자다”라는 진리에 따라

인증을 주어야 하니 무슨 <제/개정안>을 만들고 <제/개정된 문서>를 만들 수 있을까? 끝.^^

<덧붙임>

*매뉴얼, 규정/절차서, 00업무지침, 작업표준, 시험표준, 검시기준, 관리계획서, 도면,

QC공정도, 제조공정도, LAY-OUT 등은 당연히 관련 규정이자 작성지침이 필요하고

1. 양식관리규정, 양식작성지침

2. 공고관리규정, 공고작성지침

3. 기안(서)관리규정, 기안작성지침

4. 공문서관리규정, 공문서작성지침

5. FMEA관리규정, FMEA작성지침

6. APQP/개발계획서작성지침

7. 경영계획서작성지침

8. 사업계획서지침 등

문서관리가 제일 복잡하고 어려운 것 같다.

물론 상기 규정과 지침을 단일문서로 만들 수도 있고

함께 묶어서 만들 수도 있으며

각 관리자의 능력과 성격에 따라 다를 수 있다.

또한 문서관리, 기록관리에 대한 다른 글도 검색하여 참조하기를 바란다.

시스템에 관심이 있는 사람들에게 문서관리를 하는데 있어 도움이 되를 바랄 뿐이다,