빙혼경 4556 기업 847 결재와 메일보고2
요즘은 크든 작든 대부분 아니 99.98% 기업에서 전산시스템을 활용하는 경우가 많다.
전산시스템 내에 다양한 업무보고 시스템도 포함되어 있다.
기안, 품의, 상신, 보고, 수신, 참조, 경유, 협조, 합의, 검토, 대결, 전결, 승인 등
어디서 주워 들은 말은 다 들고 와서 만들어 놓은 시스템도 있는데
대부분 관리자들은 자기가 사용하는 것만 사용하고 있을 뿐이다.
왜 그럼 그렇게 만들어 놓았을까?
업무(출력물/승인자)파악=>업무분석=>업무평가=>업무분장=>프로그램=>전산화
이런 짓을 하지 않고 패키지 상품을 몇 억씩 주고 깔았으니 그냥 사용해야만 하는 것이다.
요즘은 기업정보, 개인정보 유출을 방지하기 위하여 인쇄물을 없애는 기업이 늘어나고 있고
무엇보다 지구환경보전과 종이 쓰레기 방지를 위해서도 웬만하면 인쇄물 출력을 금지하고 있다.
전산시스템이 있다면 깔린 시스템을 사용하면 되는데
시스템이 없다면 이메일 또는 특정 프로그램을 사용하여 서류를 주고받을 때
문제점을 이야기하고자 한다.
오전에 결재를 하고 오후에 고객 또는 공급자를 거쳐 다음 날 출근을 하여 메일을 열면
와우,,,몇 십개는 기본이요 심지어 중견기업을 다닐 때는 1일 200개가 넘었다.
메일은 수신과 참조로 구분된다.
수신 대상자는 누구이며 참조 대상자는 누구인가?
예전에 고객불량이 나면 수평전개하라는 무식한 또라이 사장 말 한 마디에
전 세계 사업장의 모든 고객불량이 각 글로벌 사업장에 전달을 하는데
수신자는 각 지역별 책임자이고, 참조는 각 지역별 품질책임자, 담담을 포함하니 보통 60명이다.
글로벌 사업장이 아니더라도 현재 메일 보고 시스템을 살펴보자.
품질팀 작성자가 사장이 승인해야 할 고객불만 서류를 메일로 보낼 때 어떻게 해야 할까?
1. 수신 : 사장, 참조 : 공장장, 품질팀장, 각 팀장
2. 수신 : 공장장, 참조 : 품질팀장, 각 팀장
3. 수신 : 팀장, 참조 : 관련팀 고객불만 관련 담당
보통은 1번으로 메일을 운용하고 있다.
사장에게 보고되는 서류가 팀장, 공장장 검토가 없이 즉시 보고가 되다 보니
사장은 나중에 팀장과 공장장을 불러 협의를 해야 하는 짓을 반복하고 있음에도
이것이 잘못된 시스템이라는 것을 모르고 매일 열심히 일을 하고 있으며
이런 메일시스템에서는 사장이 제일 바쁘게 살아가야만 하는 것이다.
빙혼처럼 메일관리를 해 보면 어떨까?
빙혼이 사장이고 조직도가 담당, 팀, 공장장이 있다면
빙혼은 공장장에게만 수신 또는 참조로 메일을 받는다.
물론 특정한 서류는 지정하여 별도로 담당, 팀장에게 받기도 하지만 거의 극소수이다.
업무를 배울 때는 모든 업무를 점검하지만 업무가 파악되고 나면 보통 3개월이 지나면
일, 주 업무는 보고 받지 않고 월간 업무도 공장장이 모든 팀의 업무를 받아 검토를 한 뒤
빙혼에게 보고하면 빙혼은 공장장이 검토한 기록을 보고 필요한 경우 관련 팀 자료를 본다.
빙혼이 각 팀별 업무를 매일 검토를 하게 되면 집에 가기 힘들다.
그래서 처음 입사하였을 때는 거의 밤 늦게까지 서류를 검토하지만
시간이 지나면 개선을 하여 주로 공장장의 보고만으로 의사결정을 내리는 편이다.
물론 그 전에 공장장을 내 식으로 정신개조를 시켜 놓는 것은 기본이 되어야 한다.
공장장이 없는 조직은 할 수 없이 각 팀장을 상대해야 하기 때문에
빙혼은 빙혼을 대리할 공장장 조직을 선호하는 편이다.
메일관리나 일반 인쇄 출력물 관리나 똑같다.
작성자 => 수신 : 팀장
관련자 => 참조 - 꼭!!!! 필요하다고 생각되는 사람
팀장 => 수신 : 공장장
관련자 => 관련 팀장
공장장 => 수신 : 사장
이렇게 해야만 팀장과 공장장의 역할이 나오는 것인데
작성자 => 수신 : 사장
관련자 => 공장장, 관련팀장, 관련담당
이렇게 하면 수신자인 사장만 골치 아프게 서류를 연구해야 하는 것이다.
빙혼은 아직도 메일관리에 대하여 딱히 정답은 확신이 없다.
사장의 성격, 고객에 따라 조금씩 변화를 주어야 하기 때문이다.
문제는 담당자가 바로 사장에게 메일을 보내는 것은
사장하고 한 바탕 싸울 일이 아니면 안 된다는 것이 빙혼의 생각이다.
빙혼서생