빙혼경 4738 기업 878 ISO 9001 7.5항 문서화된 정보 요구사항 해설

빙혼경 4738 기업 878 ISO 9001 7.5항 문서화된 정보 요구사항 해설 문서화된 정보는 2가지로 구분된다.유지하는 문서화 : 매뉴얼, 규정, 규칙, 기주, 표준, 규격, 계획서 등 업무 기준과 근거인 문서보유하는 문서화 : 성적서, 보고서, 검토서, 점검표 등 업무 결과 및 증거인 문서 문서를 왜 만들까?*고객 요구사항*이해관계자 요구사항 : 내부 및 외부 *법규*그리고 자기 자신의 능력/역량을 보여주기 위한 표현 문서화를 어떻게 해야 하는지 ISO 규격에 명확하게 명시되어 있는데ISO를 한다는 사람들이 용어 하나 하나, 문장 하나 하나 절대로 보지 않는다.그리고는 문서화는 개판으로 만들고 개판으로 열심히 운영중이다. 특히 문서 작성은 Writing, Copying이 아닌 Creating하라고 명시하였는데ISO 매뉴얼과 규정은 99.87% 황당한 자료를 얻어 아니 돈을 주고 사서그것도 몇 천 원씩 주고 Copying하고 있는 것을 사장이 알고 있다면그리고 ISO 관련/담당 책임자들은 아마도 감옥에 보내도 할 말이 있을까? 7.5 문서화된 정보7.5.1 일반사항조직의 품질경영시스템에는 다음 사항이 포함되어야 한다. a) 이 표준에서 요구하는 문서화된 정보=> 요구사항을 보면 문서화된 정보를 유지 또는 보유, 그럼 무조건 있어야 함 b) 품질경영시스템의 효과성을 위하여 필요한 것으로, 조직이 결정한 문서화된 정보=> 요구사항에 없더라도 상기 4가지 요인을 고려하여 조직에서 필요하 정보를 문서화 비고 품질경영시스템을 위한 문서화된 정보의 정도는, 다음과 같은 이유로 조직에 따라 다를 수 있다. *조직의 규모, 그리고 활동, 프로세스, 제품 및 서비스의 유형*프로세스의 복잡성과 프로세스의 상호 작용*인원의 역량=>즉 조직마다, 사람마다, 업무마다, 제품마다 문서화는 다르다는 것이다.이 세상에 잘 만든 문서, 괜찮게 만든 문서는 없고 오로지 조직에 따라 만들라고 명시하였다.  7.5.2 작성(creating) 및 갱신(Updating)문서화된 정보를 작성하거나 갱신할 경우, 조직은 다음 사항의 적절함을 보장하여야 한다.a) 식별 및 내용(description)(예: 제목, 날짜, 작성자 또는 문서번호)=>문서 제목을 쓰고, 날짜도 쓰고, 작성자도 쓰고 필요하면 문서번호도 부여하라고 했는데그런데 자료를 보면 제목도 없고 언제, 누가 작성했는지 알 수도 없고  b) 형식(예: 언어, 소프트웨어 버전, 그래픽) 및 매체(예: 종이, 전자 매체)=>언어 선택, 한글/워드/엑셀/PPT, 출력물 또는 전자매체(파일) 등 문서화를 하면 됨.언어는 다국적 기업이 많아지고 외국인 노동자가 많아짐에 따라 언어도 매우 중요하며 IATF 16949에는 다음과 같이 문서를 만들어 놓으라고 아주 구체적으로 친절하게 명시하였다. 8.5.1.2 표준화된 작업 – 작업지침서 및 시각적 표준조직은 표준화된 업무 문서가 있다는 것을 보장하여야 한다.a) 업무 수행에 책임이 있는 종업원에 의해 이해되도록 의사소통 되는=>본인 이름으로 작성, 검토, 승인이 되어 있는데도 무슨 말인지 모르는 사람들 겁나게 많음내부 심사시 한 번 물어보세요. 월급을 받고 일하는 꼬라지들 보면 정말 기가 찹니다. b) 읽을 수 있는=>누가? 일할 수 있는 사람들이. 문서를 들고 관련 담당에게 물어보면 연구를 하고 있다.제발 무슨 말인지 알고 일을 할 수 있도록 문서를 만들라는 것이다. 어떤 기업들은 USA어(영어)를 남발하여 물어보면 잘 모르는 경우도 진짜로 있었고게다가 원어도 아닌 한글로 표현을 하는 코미디 문서들도 무진장 많이 있다. 또한 문서를 처음 본다고 하는 사람들도 무진장 많다.국감을 하러 온 국회의원들이나 피감기관의 당사자들이 관련 법규도 잘 모르는 것처럼 c) 그것을 따라야 할 책임이 있는 인원에 의해 이해되는 언어로 보여주는=>상동 d) 지정된 작업 구역에서 사용을 위해 접근 가능한=>저쪽에서 모시고 있어요, 옛날에는 있었는데가 아닌 문서가 필요한 곳에서 관리되어야 함여기서 문서는 작업기록이 아닌 작업표준을 의미  표준화된 업무 문서는 작업자 안전을 위한 규칙을 또한 포함해야 한다. =================================================== c) 적절성 및 충족성에 대한 검토 및 승인=>작성된 문서가 적절한 지도 모르고 그냥 서명만 하는 사람들은 도대체 누구일까?더욱이 검토 일자, 검토자 이름, 검토 내용도 없이 이상한 암호만 결재란에 그려 놓고 있다.검토라는 것은 받드시/꼭/100% 검토 결과를 문서화해야 한다.하다 못해 잘했어요! 수고했어요! 아니면 수정, 보완사항을 여백에라도 기록하든지.검토를 하라고 하였지 누가 서명을 하라고 했나? 그러고도 월급을 받고 살아가는 것을 보면 배짱도 좋고 운도 따르고 오로지 그들이 부럽다.그래서 하루 빨리 재팬식민지 시절에 재팬놈들이 만들어 놓은 결재란이라는 것을 없애라고20년째 빙혼이 교육, 심사, 지도를 할 때마다 떠들어댔는데 효과가 없는 것을 보고입법이라도 하여 전국민 차원에서 문서화 개혁/혁신을 하고만 싶다.아니면 로또를 사서 1등 되면 광고로 결재란을 없애자는 운동이라도 하고 싶을 따름이다. 승인도 마찬가지이다.어찌보면 승인자가 바보 또는 착한 사람 또는 무능력해서 검토자들을 이해하는지도 모르겠다.빙혼이 승인자 노릇할 때 같이 일했던 검토를 했던 관리자들에게 갑자기 미안한 생각이 든다.빙혼의 생각대로, 말한대로, 가르친대로 검토를 하지 앟으면 절대로 승인을 해주지 않았었다. 7.5.3 문서화된 정보의 관리7.5.3.1 품질경영시스템 및 이 표준에서 요구되는 문서화된 정보는, 다음 사항을 보장하기 위하여 관리되어야 한다.a) 필요한 장소 및 필요한 시기에 사용 가능하고 사용하기에 적절함.b) 충분하게 보호됨(예: 기밀유지 실패, 부적절한 사용 또는 온전성 훼손으로부터).=>꼭 이렇게 까지 관리를 해야 하나요? 라고 반문을 하면 일단 주댕이를 때려준다.이 ISO 요구사항을 만든 사람들은 각 나라의 품질 전문가들이 모여서 2~3년간 연구를 하고 개발을 하여 시험을 한뒤 발표되었고 그것도 벌써 4번째 개정중인데 그 사람들이 미쳤다고문서를 이렇게 관리하라고 했을까? 다 필요하니까 요구사항에 명시를 하였던 것이다. 7.5.3.2 문서화된 정보의 관리를 위하여, 다음 활동 중 적용되는 사항을 다루어야 한다.a) 배포, 접근, 검색 및 사용b) 가독성 보존을 포함하는 보관 및 보존c) 변경 관리(예: 버전 관리)d) 보유 및 폐기=>이 항은 문서관리와 기록관리를 짬뽕하였다. 지금은 전자매체로 관리하는 기업이 대부분이라서 굳이 문서와 기록으로 나누어 관리하기 보다는 같이 관리를 해도 된다는 생각으로 만든 것 같은데 이 부분은 좀 고민을 하여 관리를 해야 할 것이다.빙혼은 지금도 문서관ㄴ리와 기록관리로 구분하여 관리를 한다. 왜 서로 다르기 때문.인쇄물이든 전자매체든 문서와 기록은 다르기 때문에 관리는 달라야 된다고 생각을 하는데중요한 것은 각 용어별로 하나 하나씩에 대한 관리 절차 또는 관리기준을 만들어야만 한다.물론 다른 요구사항에서 명시한 용어들도 필요한 경우에도 프로세스를 파악해야 한다.빙혼도 나중에는 바뀔지 모르겠지만 아직은 분리하여 관리를 해야 한다고 생각을 하고 있다. 한국 기업들은 요즘 거의 다 문서화를 전산시스템에서 운영하기 때문에“문서화된정보관리프로세스, 문서관리프로세스” 등 황당한 프로세스를 만들려고 하지 말고전산시스템에서 운영되고 있는 “문서관리운영매뉴얼 또는 문서관리 항목”으로 일하면 되고전산프로그램을 개발한 기업에 달라고 하여 그것을 가지고 일하고 심사를 받는 것이 정답이다. 품질경영시스템의 기획과 운용을 위하여 필요하다고, 조직이 정한 외부 출처의 문서화된 정보는 필요에 따라 식별되고 관리되어야 한다. =>법규, 고객, 공급자, 이해관계자로부터 접수된 문서를 식별하여 관리하라는 의미 적합성의 증거로 보유 중인 문서화된 정보는, 의도하지 않은 수정으로부터 보호되어야 한다.Documented information retained as evidence of conformity shall be protected from unintended alterations.*alteration : 다음 사전 1.변경 2.개조 3.수정(modification) 4.(그 결과로서의) 변화 5.변질=> 보유 중인 문서화된 정보 즉 기록물들은 마음대로 고치지 말라는 것이다.사문서 위조로 법적인 처벌을 받을 수도 있다.기록물은 변경을 해야 할 때 반드시 승인자의 허락을 받아야 변경해야 하는데현실적으로는 승인자 몰래 변경하는 경우가 많기 때문에 퇴사할 때까지 들키지 말아야 한다. 비고 접근(access)이란 문서화된 정보를 보는 것만 허락하거나, 문서화된 정보를 보고 변경하는 허락 및 권한에 관한 의사결정을 의미할 수 있다.=> 문서나 기록물이나 접근을 하여 보기만 하든지 보고 난 후에 변경을 하든지 관리절차와관리기준이 필요하며 특히 조직의 기밀 정보에 받드시 필요한 활동이다.임원만 접근, 팀장까지 접근, 담당도 접근 등 이렇게 관리기준이 필요한 정보가 있다면관리절차와 관리기준을 만들라는 이야기다. 이상과 같이 문서화된 정보에 대하여 설명을 해 보았는데자기 조직의 문서관리시스템/프로세스와 비교하여 개선할 사항이 있다며 개선을 해라. 이 문서화된 정보에 대한 관리는 끝이 없으며 조직이 망할 때까지 지속적으로유지 및 개선해야 하는 관리인데 “완벽하게, 똑바로”라는 말은 어울리지 않는다. 이런 말을 사용하는 사람들은 어딘가 모자란 사람들이 사용하는 전형적인 용어일 뿐이다.정상적인 사람들은 끝없이 지속적인 개선을 위한 노력만을 이야기한다. 빙혼서생