카이신경영 43 프로세스 파악 또는 업무파악
ISO 경영시스템을 수립하고 유지하고 개선을 하려면
반드시 프로세스를 파악하여야만 하며
프로세스 파악을 위한 접근 개념을
*ISO 9001 0.3 프로세스 접근법과
*그림1 - 단일 프로세스의 요소에 대한 도식적 표현
*4.4.1 요구사항에
아주 이해하기 쉽게 명시를 해 놓았는데
조상 중에 책 읽다가 귀신 들려 죽은 분이 계신지 몰라도
ISO 요구사항을 도무지 읽지도 아니할뿐더러
세계적으로 각 나라에서 품질을 한다는 전문가들이 몇 년에 걸쳐서 연구하고 개발하여
그것도 몇 번이나 개정을 하여 경영시스템 수립을 위한 요구사항을 만들어 놓았는데
위대하신 분들은 대충 한두 번 읽고 마니 ISO를 알 턱은 어림반푼 어치도 없을뿐더러
ISO 몇 십 년을 해도 미친 개판으로 해 놓고도 이력서/경력서에는 꼭 ISO를 포함한다.
ISO에서 말한데로 프로세스 파악을 할 줄 아는 사람이 있을까?
말로 파악하지 말고!
진짜로 자기가 하고 있는 일/업무에 대하여!!!!
심사원은 심사프로세스를
지도위원은 지도프로세스를
강사들은 교육프로세스를
관리자들은 자기 업무프로세스를
성직자들은 신앙프로세스를
정치가들은 정치프로세스를
대통령은 국정프로세스를
조폭들은 양심프로세스를
우리는 흔히 <00관리>를 한다는 말을 입에 달고 산다.
이 <관리>라는 말은 반드시 아니 가능한 두 가지 형태로 접근해야만 한다.
*PDCA-PD 또는 CAPD-CA
이런 두 가지 형태로 이루어진 절차를 파악하는 것이 프로세스 파악의 출발이며
각 P, D, C, A는 관리에 대한 활동으로서 이 활동에 대한 입력과 출력을 파악하는 것이 바로
프로세스 파악 다른 말로 업무파악이라는 것이다.
그리고 파악한 모든 정보를 문서화된 정보로 유지 및 보유하는 것이 바로 ISO인 것이다.
이렇게 이해를 하였다면 지금 프로세스를 파악해 보아라.
누군가가 당신은 무슨 관리를 하고 있습니까? 질문을 하였을 때
1. 도면을 작성하고 있습니다.
2. 제품을 검사하고 있습니다.
3. 생산성을 분석하고 있습니다.
4. 매출관리를 하고 있습니다.
상기 4가지 대답 중에 동문서답하는 사람은 누구일까?
다시 한 번 프로세스 파악을 위한 아주 기본/기초적인 용어 두 가지는 확실하게 알아야 한다.
*관리 : P(계획)=>D(실행/운영)=>C(점검, 평가, 검사, 모니터링, 심사)=>A(시정/예방조치, 개선)
*활동 : P, D, C, A 각각을 의미
즉 관리는 PDCA로 구성된 집합체이고
PDCA라는 관리의 각 하나씩을 활동이라고 한다.
그리고 프로세스 파악을 할 때
프로세스 전체적으로 관련 요인(인력, 장비, 문서, 이슈, 목표 등)을 파악하는 것이 아니라
프로세스에 대한 활동을 PDCA로 분류한 뒤에 각 활동의 입력물과 출력물을 파악해야 한다.
프로세스 파악 도구인 터틀(Turtle)도 초기에는 각 활동별로 다양한 요인을 파악하였는데
어떤 미친 쉐이가 말도 안 되는 황당한 거북이를 그려놓고 활동을 파악하지도 않고
전체적으로 요인을 파악하니 이름은 조용필인데 강남 나이트의 삐끼인 모습으로 만들어 놓고
프로세스를 파악했다고 인상을 쓰면서 우기는 년놈들을 보면 한숨만 나올 뿐이다.
특히 제발 절차서 앞에 터틀 좀 포함하지 말라.
터틀은 프로세스 파악 도구이지 프로세스를 구성하는 요인이 아니다.
절차서 앞에 터틀이 있는 경우 이것은 제정신이 아닌 사람들이 하는 짓일 뿐이다.
물론 내용도 말도 안 되는 경우가 많지만.
또한 실제 업무를 파악할 때 터틀 그림으로 업무를 파악할 수 있을까?
웃기는 소리 허덜덜 하지 말라.
터틀은 프로세스를 파악하기 위한 개념을 설명하는 교육 자료이지
터틀로 프로세스를 절!대!로 파악할 수가 없으며
그래도 만일 꼭 우겨서 터틀로 프로세스를 파악하고 싶다면
그 터틀은 A4용지 5장을 터틀로 만들어 놓고 각각 요인을 파악하면 가능할지 모르겠다.
ISO 교육 과정에서 강사들이 떠드는(교육) 프로세스 파악하는 방법을 듣고
조직에 와서 과연 프로세스를 파악할 수 있을까?
만일 파악할 수 있다면 그 분은 시스템에 대한 신(神)적인 존재일 것이다.
교육을 받았다면 숙달된 조교인 지도위원이나 또는 선배로부터
프로세스를 파악하는 것에 대하여 훈련을 아마도 10번 이상 받아야 하지 않을까?
그러나 다행인 것은 숙달된 조교는 당연히 없을 터이고
파악할 줄 아는 지도위원이나 선배가 없으니 그냥 지금처럼 하면 된다.
어차피 너도 모르고 나도 모르고 심사원들은 더더욱 모르니 좋은 게 좋은 것이기 때문이다.
그래도 꼭 한 번이라도 프로세스를 파악하고 싶은 사람들은
제일 먼저 해야할 것이 생산 또는 품질에서
관리계획서 또는 제조공정도와 QC 공정도를 가져와 하나하나 바라보면서
자기 업무도 관리계획서처럼 실행 업무공정도와 모니터링 업무 공정도를 만들어 보는 것이다.
그럼 프로세스 파악은 끝! 이다.
프로세스/업무 파악은 제조공정도와 QC공정도 즉 관리계획서처럼 파악하는 것이다.
제조공정도를 보면 제일 먼저 눈에 보이는 것이 공정순서/흐름일 것이다.
프로세스/업무도 제일 먼저 현재 관리를 하고 있는 프로세스/업무에 대한
순서/흐름을 파악하는 것이 제일 중요하다,
제조공정도의 첫 공정이 <절단>인 경우
파악할 것은 무엇인가?
*장비명/금형/공구 등, 유틸리티, 작업자수, 공정/작업조건, 생산성, 불량률, 이슈, 리스크 등
업무도 마찬가지이다.
구매관리에서 <발주>라는 활동에 대하여 파악할 것은 무엇일까?
*발주자, 발주서, 계약서, 자재재고현황, 공급자목록, BOM, PART LIST, 발주전산프로그램,
연락처, 이슈, 리스크 등
이런 파악된 요인들에 대하여 입력물과 출력물로 구분해야 할 것이다.
그런데 발주 활동에 대하여 출력물은 “발주서” 1가지로 나타날 수 있다.
입력물은 발주서를 작성하기 위하여 필요한 모든 정보들인데 아마 생각보다 많을 것이다.
많은 분들이 관리자로서 책상에 앉아 PC로 일을 하고 있는데
이렇게 일을 할 수 있기 위한 업무의 근거와 기준은 무엇일까?
바로 파악된 프로세스의 입력물과 출력물이고 이런 정보를 문서화하는 것이 시스템 수립이다.
특히 경력사원들은 하고 있는 일만 오래동안 일했다고 주장하는 것은 이해를 하지만
군대에서도 군 경력이 20년이 넘으면 상사, 원사가 있고 대령, 별들이 있듯이
기업에서도 오래동안 일을 하면 조장/반장이 있을 수 있고 부장, 임원들이 있을 수가 있는데
과연 자기가 오랜동안 일을 했다고 무조건 부장, 임원이 될 수 있을까?
최소한 부장이라는 직위를 가지고 있으면 프로세스 파악을 할 줄 알아야 하지 않을까?
그리고 파악된 프로세스를 문서화된 정보를 유지 또는 보유해야 하지 않을까?
입으로 일하는 사람들에게 왜 대리, 과장, 차장, 부장, 임원이라는 직위를 주고
왜 팀장, 사업부장, 공장장, 본부장 등 직책을 부여하고 있을까?
이렇게 인사관리를 하고 있는 최고경영자는 자선사업을 하고 있는 것이기 때문인 것 같다.
덕분에 프로세스를 파악할 줄도 모르고 말로만 오래동안 일했다고 목과 이빨에 힘만 주면
무난하게 직위와 직책을 달고 일할 수 있는 분들이 너무나 부러울 따름이다.
그렇다고 프로세스 파악을 못한다고 정말 무능력하다고 말할 수 있을까?
프로세스를 문서화된 정보로 만들지 못한다고 무능력하다고 말할 수 있을까?
이런 정보가 없다고 조직/회사/기업 운영을 할 수 없을까?
어떤 할머니가 운영하고 있는 국수집이 주간요리계획서, 요리표준, 주방설비점검표가 없으면
국수가 맛이 없고 식당문을 닫아야 할까?
만일 어떤 5성급 호텔 주방에 이런 문서화된 정보가 없으면 어떨까?
시스템이 없으면 조직 문을 닫아야만 하는 것일까?
프로세스 파악을 하지 않고 시스템을 수립할 수는 없나?
왜 우리는 시스템을 수립해야 하나?
빙혼이 생각하기에는 시스템은 업무의 연속성을 위하여 반드시 필요하다고 생각한다.
갑자기 사장이 죽으면 공장 문을 닫아야 하나?
갑자기 공장장이 다쳐서 병원에 가면 생산을 중단해야 하나?
갑자기 품질팀장이 사직을 하면 품질업무는 문을 닫아야 하나?
시스템은 어떤 상황이 발생한다고 하더라도
조직이 설정한 방침, 목표를 달성하고 계획을 실행해야 하는데
조직의 종업원이 시스템을 모르고 프로세스가 없다면
누가, 언제, 어떻게 일을 할 수가 있을까?
업무가 신규, 삭제, 변경될 때마다 프로세스는 반드시 변경되어야만 하는 것이다.
그래서 프로세스 파악은 관리자의 기본이자 기초인 것이다.