스크랩 ◆엑셀 기초의 모든것 ◆

[한병찬]

1장 엑셀의 기초

1-1. 엑셀이 무엇인가?

엑셀이란 Microsoft사가 개발한 통합 소프트웨어 패키지로 산술연산 외에도 그림이나 차트 등의 GUI기능 지원, 비주얼 베이직 언어를 사용한 매크로 기능 지원(프로그래밍 수준의 작업처리가능)하는 스프레드 시트 프로그램이다. 엑셀 프로그램은 1994년에 발표된 엑셀 4.0을 시작으로 엑셀 95, 97, 2000, 2002 등의 버전업을 하다가 엑셀2003이 발표되었다. 엑셀은 스프레드시트 프로그램 중에서 가장 널리 사용되는 프로그램이며 거의 모든 회사에서 사용하고 있다. 급여계산(급여명세표), 재무(대차대조표, 손익계산서), 계획(이익계획표, 수요예측, 판매계획, 설비투자 계획표), 영업관리(매상 관리, 재고관리표), 기타(스케쥴표, 주소록), 가계(가계, 가계부분석표, 금리계산표), 취미(여행계획표, 비디오관리 리스트, 골프 등의 성적표), 건강(칼로리 계산표, 체중과 혈압의 관리표, 체력 분석표), 교육(성적관리표)등에 사용되고 있다.

 스프레드시트(Spread Sheet)란 행과 열이 만나 생기는 사각형 모양의 셀들의 집합체인 전자계산서를 의미하는 것으로 컴퓨터를 이용하여 계산과 관련된 작업을 쉽게 처리, 분석하여 활용할 수 있도록 개발된 응용프로그램이다.

1-2. 엑셀에서 할 수 있는 작업

1-2-1. 수식 계산

엑셀은 가장 기본적으로 수치 계산을 위한 프르그램이다. 수식 계산 기능은 사칙 연산에서 복잡한 논리 연산까지 모두 포함되어 있다. 또 하나의 수식을 입력하면 같은 행이나 열의 비슷한 수식을 복사해서 사용할 수 있고 원본 데이터가 변경되면 자동으로 수식이 변경되는 재계산 기능까지 있다. 수치자료의 계산을 위해 수학함수, 회계함수, 통계함수 등 다양한 함수 지원한다.

1-2-2. 다양한 개체 삽입

엑셀은 계산 자료 이외에 그림이나 클립아트, 워드아트, 지도 등의 삽입 가능서식 기능을 사용하여 표를 작성할 수 있다.

1-2-3. 차트 작성

차트를 사용하면 단순한 수치만으로 이해하기 힘든 자료를 누구나 쉽게 이해할 수 있다. 엑셀2003에서는 계산한 자료를 바탕으로 다양한 종류의 차트를 아주 간단하데 작성하거나 변경할 수 있는 기능을 제공한다.

1-2-4. 데이터 베이스 기능

많은 데이터를 쉽게 정리하고 관리할 수 있는 데이터베이스(Database) 기능을 제공한다. 자료의 검색 및 자료 정렬 등 데이터베이스 관리 기능 지원한다.

1-2-5. 매크로 작업

엑셀에서 반복적인 작업이나 방대한 업무를 효율적으로 처리할 수 있다. 예를 들면 셀을 선택하여 글꼴은 궁서체로, 크기를 14로, 셀 색상을 파란색, 셀 테두리를 실선으로 바꾸는 작업을 반복적으로 해야 한다면 이것을 매크로로 작성하여 하나의 단축키인  에 기억시켜 두었다가 셀을 선택한 후 를 누르는 것만으로도 위의 작업이 이루어진다.

1-3.스프레드시트 프로그램의 장점

• 많은 양의 자료를 단시간 내에 계산하고 처리 가능함
• 데이터가 변경되더라도 수식의 결과가 자동 재계산되므로 작업 능률 향상 됨
• 각종 함수와 수식을 통해 복잡한 계산을 간단히 해결 가능함
• 자체적으로 그래프 처리 가능함

1-4. 스프레드시트 프로그램의 종류

스프레드시트 프로그램에는 로터스 1-2-3(LOTUS 1-2-3), 쿼트로 프로(Quattro Pro), 넥셀(한글과컴퓨터), 훈민시트(삼성), 하나스프레드 등이 있다.

1-5. 엑셀 파일명

▶엑셀 파일명 작성 규칙

• 문자,숫자,특수문자의 조합으로 구성되며 255자 이내에서 지정

• 대.소문자를 구분하지 않음

• 사용할 수 없는 문자: /, \, >, <, *, ?, ”, |, :, ; 등

• 엑셀에서 지정되는 기본적인 확장자

• XLS: 통합문서  파일

• XLT: 서식 파일

1-6.엑셀의 시작과 종료

엑셀을 시작하는 벙법에는 여러 가지가 있다. 시작메뉴에서 시작하는 방법과 바로가기 아이콘을 이용하는 방법, 실행 파일을 직접 더블 클릭하여 실행시키는 방법 등이다.

1-6-1. 시작메뉴로 시작하기

[시작]-[프로그램]-[Microsoft Office]-[Microsoft Office Execl 2003] 1-6-2. 단축아이콘으로 시작하기 바탕화면의 단축아이콘을 더블 클릭하면 엑셀을 시작할 수 있다.
1-6-3. 실행 파일로 직접 실행하기 C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\excel.exe 파일을 더블클릭하면 엑셀을 시작할 수 있다. 1-6-4. 종료하기 엑셀2003을 종료하는 방법에는 메뉴에서 [끝내기]로 종료하는 방법과 [닫기 아이콘](닫기 단추)을 사용하는 방법, 키보드를 사용해서 종료(Alt+F4)하는 방법 등이 있다.

1-7. 엑셀의 화면 구성

1. 메뉴표시줄: 엑셀의 메뉴 표시

2. 표준 도구 모음:메뉴 중 자주 사용되는 기능을 단추화

3. 수식 입력줄: 현재 선택된 셀의 내용 표시

4. 이름 상자: 현재 선택된 셀의 셀 번호를 나타냄

5. 셀 포인터: 선택된 셀 표시

6. 열 문자: 워크시트 내의 열 표시 문자

7. 행 번호: 위크시트 내의 행 표시 번호

8. 시트 탭: 여러 장의 시트로 이루어져 있는 엑셀의 통합 문서에서 각각의 시트

9. 수평 이동줄: 왼쪽·오른쪽으로 이동

10. 수직 이동줄: 위·아래로 이동

11. 상태 표시줄: 현재 작업의 기능과 자동 계산 기능

1-8. 엑셀에서 사용 가능한 데이터

• 문자데이터

• 숫자데이터

• 수식데이터

• 날짜, 시간 데이터

• 함수

• 특수문자, 한자 데이터 등

1-8-1. 문자 데이터의 입력

• 셀의 왼쪽을 기준으로 입력되어 표시된다.

• 셀의 넓이보다 데이터가 길 때 오른쪽에 빈 셀이 있으면 연속되어 표시되고, 빈 셀이 없는 경우 문자열이 잘려서 표시된다.

• 숫자와 문자를 혼합하여 입력하면 문자로 취급된다.

• 숫자를 문자로 입력하려면 선두에 문자 접두어( ' ) 기호를 사용한다.

1-8-2. 숫자 데이터의 입력

• 숫자(0∼9)와  +, -, 콤마, 소수점, %, $, ￦, E, e, ( )의 특수 문자를 포함한다.

• 음수(-)는 숫자 앞에 ‘-’를 입력하거나 숫자를 괄호로 묶어 입력한다.

• 수치와 연산자를 같이 입력하면 문자로 취급한다.

1-8-3. 날짜/시간데이터의 입력

• 날짜일 경우 연, 월, 일의 구분은 하이픈(-)이나 슬래시(/)를 사용한다.

• 현재 날짜 입력 : [Ctrl] + ‘;’

  • 입력 예: 2004-6-9

• 잘못된 예:6월 9일(날짜 형식이 아님-문자 데이터로 인식됨)

• 날짜 형식 지정: 셀서식->날짜->원하는 형식 지정

• 시간일 경우 시, 분, 초의 구분은 콜론(:)

• 현재 시간 입력 : [Ctrl] + [Shift] + ‘;’

• AM, PM을 표시하지 않으면 24시간 형태로 표시된다.

• 시간과 AM/PM의 사이는 한 칸 이상의 공백을 둔다.

  • 예  9:35 PM

• 시간형식 지정: 셀서식->시간->원하는 형식 지정

1-8-4. 수식의 입력

• 수식은 항상 등호(=)로 시작하며, 셀 주소, 연산자, 함수 등을 포함한다.

  • 예 : =SUM(A2:H2)

• 사칙연산(+,-,*,/) 기호, 관계연산 기호(=,>,>=,<,<=,<>), 문자열 연산 기호(&)를 사용하여 입력한다.

  • 예: =AND(A2>=70,B2>=70)

• 셀 주소를 참조한 수식의 결과값은 해당 셀의 내용이 변경되면 자동으로 재계산된다.

• 셀에는 수식의 계산 결과 값이 표시되고 수식 입력 줄에는 입력한 수식이 표시된다.

1-8-5. 특수문자/한자 데이터

1-8-5-1. 한자의 입력

• 한글을 입력한다.
• 한글을 반전시킨다.
• 한자키(우측Ctrl키)를 누른다.
• 변경 버튼을 클릭한다.

1-8-5-2. 특수문자의 입력

• 자음을 입력한다.
• 반전시킨다.
• 한자키(우측Ctrl키)를 누른다.
• 특수문자를 선택한다.

1-9. 데이터의 수정 및 삭제

1-9-1. 데이터의 수정

• 해당 셀에 셀 포인터를 위치한 후 F12키를 누르고 셀에서 직접 수정한다.

• 해당 셀을 더블 클릭한 후 셀에서 직접 수정한다.

• [수식 입력줄]에서 직접 수정해도 된다.

1-9-2. 데이터의 삭제

• 삭제할 데이터를 선택한 후 키보드의 [Del]키를 클릭한다.

• [편집]-[지우기]-[데이터]메뉴 선택한다.

• [셀선택]-[우측마우스 버튼]-[내용 지우기]를 선택한다.

• [셀선택]-[우측마우스 버튼]-[삭제]를 선택한다.

1-10.자동 채우기

1-10-1. 숫자 데이터

• 자동 채우기 핸들을 이용하여 같은 내용을 여러 셀에 복사하거나, 연속적으로 데이터가 증가 또는 감소하는 값을 자동으로 입력된다.

• 셀에 자료를 입력한 후 [자동 채우기 핸들]에서 마우스 포인터 모양이 "+"일 때 상, 하, 좌, 우로 드래그한다.

• 두 셀에 숫자 입력 후 [Drag]하면 두 셀간 숫자의 차이만큼 증가 또는 감소한다.

자동 채우기

  항목명을 입력할 때 분기 명은 일정한 규칙에 의해 변하는 데이터입니다. 이런 데이터를 입력할 경우 시작하는 셀에 첫 번째 데이터를 입력하고 셀의 하단에 있는 조그만 점인 채우기 핸들을 이용하여 채워질 위치까지 드래그를 하면 자동으로 연속적인 데이터가 채워집니다. 월, 요일 이름 등을 연속으로 채울 수 있으며, 사용자가 지정한 단계 값에 의해 숫자를 연속하여 채울 수 있습니다. 숫자를 연속해서 채울 경우 시작하는 값을 입력하고, 단계 값 즉 변하는 값을 입력한 다음 채워질 부분까지 드래그를 합니다.

1-10-2. 문자 데이터

• 자동 채우기를 하면 문자만 있는 경우 에는 문자가 복사된다.

• 문자에 숫자가 포함된 경우 : 문자는 복사되고 숫자는 증가 또는 감소한다.

1-10-3. 날짜 데이터

• 자동채우기를 하면 입력한 날짜에 대해서 날짜가 하루씩 증가한다.

1-11. 셀의 삽입·삭제

• [삽입]메뉴의 셀 명령을 선택한다.

• 마우스 오른쪽 버튼을 클릭 하여 나타난 단축 메뉴 중 삽입한다.

• [편집]메뉴의 삭제 명령 선택한다.

1-12. 행과 열의 삽입·삭제

• [편집]메뉴의 삽입·삭제 명령을 선택한다.

• 행이나 열 선택 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭 하여 나타난 단축 메뉴 중 삽입·삭제 선택한다. 

1-13. 데이터 이동(마우스 이용)

• 이동하고자 하는 셀들의 범위를 지정한다.

• 우측마우스버튼 클릭->[잘라내기] 도구를 클릭한다.

• 이동할 위치의 셀을 클릭한다.

• 우측마우스버튼 클릭-> [붙여넣기] 도구를 클릭한다.

1-14. 데이터 복사(도구 이용)

• 복사하고자 하는 셀들을 범위 지정한다.

• 표준 도구 모음의 복사 도구를 클릭한다.

• 복사할 위치의 셀을 클릭한다.

• 표준 도구 모음의 붙여넣기 도구를 클릭한다.

1-15. 찾기와 바꾸기

1-15-1. 찾기

• 편집 메뉴에서 [찾기] 명령을 선택한다.

• 찾을 문자열 입력한다.

• [모두찾기]나 [다음찾기] 버튼 클릭한다.

1-15-2. 바꾸기

• 찾기 대화 상자에서 [바꾸기] 단추 클릭한다.

• 찾을 내용과 바꿀 내용 입력 한다.

• [바꾸기] 또는 [모두바꾸기] 단추를 클릭한다.

1-16. 맞춤법 검사

• F7키를 누른다

• 맞춤법 검사 단추를 클릭한다.

• [도구]메뉴의 [맞춤법 검사]를 클릭한다.

1-17. 엑셀의 연산자

엑셀의 연산자에는 기본(산술)연산자, 비교연산자,  참조 연산자,텍스트연산자가 있다.

1-17-1.산술 연산자

엑셀에서 가장 많이 사용하게 되는 연산자가 바로 산술 연산자이다. 산술 연산자는 더하기, 빼기, 곱하기, 나누기 등의 사칙연산과 지수, 백분율 등의 산술 계산에 사용되는 연산자이다.

1-17-2.비교 연산자

비교 연산자는 데이터를 서로 비교하여 참(true)과 거짓(false)을 판단하는 연산자로 '논리 연산자'라고도 한다. 기본적으로 비교 연산자를 사용한 수식의 결과값은 수식이 참이면 True,  수식이 거짓이면 False이 된다. 단 IF함수와 함게 사용하는 경우에는 특정한 값으로 결과값을 얻을 수 있다.

1-17-3. 참조연산자

참조 연산자는 셀 참조를 사용해 수식을 작성하는 경우에 사용하는 연산자이다. 특히 일반적인 수식 계산에 사용되는 것보다는 함수식에서 여러 개의 셀 범위를 참조하는 경우에 셀 결합 형깃을 지정하는 연산자이다. 따라서, 단순히 참조 연산자만을 사용하여 하나의 수식이나 함수식을 만드는 경우에는 수식 오류값인 '#Value!'가 표시되기도 한다. 일반적으로 참조 연산자는 함수식을 사용하는 경우에 사용한다고 생각하면 된다.

1-17-4. 텍스트 연산자

텍스트 연산자는 숫자데이터를 계산하는 연산자가 아니라 텍스트 문자열을 서로 연결해 주는 연산자이다. 따라서 피연산자로는 문자 데이터나 문자 데이터가 입력된 셀이 되어야 한다.

1-18. 인쇄하기

1-18-1. 인쇄 미리 보기

엑셀에서 문서 작업이 끝난 후 인쇄하면 문서가 잘리거나 배치가 맞지 않는 경우가 종종 있다. 이런 일을 방지하기 위해 인쇄하기 전에 미리보기 기능을 사용하여 조절한 후 인쇄하는 것이 좋다.

• [파일] - [인쇄 미리 보기]를 선택하거나 인쇄 미리 보기 아이콘을 클릭한다.

• 인쇄할 내용이 화면이 나타나고 마우스가 돋보기로 바뀐다.

• 마우스를 클릭하여 화면을 확대한다.

• [다음]단추를 누르면 다음 페이지로 이동하고 [이전] 단추를 누르면 이전 페이지로 이동한다.

• [인쇄] 단추는 설정된 서식대로 파일을 프린터로 출력할 때 사용한다.

• [닫기] 단추를 누르면 미리 보기 창을 닫고 이전 엑셀 시트 창으로 돌아간다.

1-18-2. 페이지 나누기 보기

• [설정] 단추를 누르면 [페이지 설정] 대화상자가 나타난다.

• 용지 크기나 방향을 설정한다.

• 머리글/바닥글 또는 여백 등의 페이지를 설정한다.

1-18-3. 여백

• [여백] 탭에서는 인쇄할 용지의 여백을 설정한다.

• [페이지의 가운데에] 항목에서 가로와 세로를 모두 선택하면 인쇄할 시트 내용을 용지에 한 가운데를 기준으로 출력한다.

1-18-4. 머리글/바닥글

• [파일]-[페이지 설정]을 선택한다.

• [머리글/바닥글] 탭을 누르면 출력할 시트 내용의 상단과 하단에 추가할 메시지를 입력할 수 있다.

• [머리글/바닥글]을 설정하면 매 페이지마다 똑 같은 메시지가 용지의 상단에는 머리글이 하단에는 바닥글이 나타난다.

1-18-5. 머리글 편집

• [머리글 편집] 단추를 누르면 머리글을 입력 또는 수정할 수 있는 창이 나타난다. 

• 왼쪽 구역, 오른쪽 구역, 가운데 구역에 입력하고 [확인]을 클릭한다.

• 원하는 구역에 특정 문자열을 입력하거나 각 아이콘을 누르면 쪽번호, 페이지 번호, 날짜, 시간, 파일 이름, 시트 이름 등을 입력할 수 있다.

• 머리글과 바닥글을 입력했으면 [인쇄 미리 보기]를 클릭한다. 상단에는 머리글이 입력되어 있고 하단에는 각 페이지가 나타난다.

1-18-6. 시트

• [시트] 탭을 눌러 실제 인쇄할 영역을 지정하거나 매 페이지 마다 반복할 행이나 열을 설정할 수도 있다.

1-18-7.인쇄 영역 설정

• 일부분만 출력하려면 먼저 인쇄할 부분을 범위 설정한다.

• [파일]메뉴→[인쇄 영역]→[인쇄 영역 설정]을 선택한다.

1-18-8. 인쇄 영역을 해제

•  [파일] 메뉴→ [인쇄 영역]→ [인쇄 영역 취소]를 선택한다.

1-18-9. 인쇄하기

• [파일] 메뉴→[인쇄]를 선택한다.

• [인쇄 범위]에서 [모두]선택하거나 [인쇄할 페이지]를 선택한다.

• 인쇄 하고자 하는 매수를 애수에서 선택한다.

• 선택 영역: 워크시트의 일부를 인쇄할 때 선택한다. 먼저 인쇄하려는 부분을 선택해야 한다.

• 전체통합문서: 현재 워크시트를 포함한 통합문서 전체를 인쇄할 때 선택한다.

• 선택한 시트: 통합 문서에 있는 워크시트 중 일부분만 인쇄하고자 할 때 먼저 인쇄할 워크시트를 구룹으로 설정해야 한다.

2장 엑셀의 서식

2-1.서식 도구 모음

2-1-1. 글꼴, 글꼴 크기 단추

• 글꼴과 글꼴 크기의 드롭다운 단추를 이용한다.

• 필요한 글꼴과 글꼴 크기를 골라서 선택한 셀이나 셀 범위에 적용한다.

2-1-2. 굵게, 기울임꼴, 밑줄

• 굵게(Ctrl+B):글자의 굵기를 굵게 나타낸다.

• 기울임꼴 (Ctrl+I): 글자를 기울게 나타낸다.

• 밑줄(Ctrl+U): 글자에 밑줄을 친다.

2-1-3. 맞춤 단추

• 선택한 셀이나 셀 범위에 들어 있는 데이터들을 왼쪽, 가운데 또는 오른쪽에 맞추어 정렬한다.

• 셀을 합치고 정렬할 때 사용한다.

2-1-4. 테두리선, 배경색, 글꼴 색

•  테두리 유형:테두리선의 유형을 지정할 때 사용한다.

•  배경색: 셀의 배경색을 지정할 때 사용한다.

•  글꼴 색 :글꼴의 색을 지정할 때 사용한다.

2-1-5. 통화 유형, 백분율 유형, 콤마 유형

•  원화 표시 기호: 원화를 표시할 때 사용한다.

•  백분율 기호: 백분율을 나타낼 때 사용한다.(0.6→60%로 나타냄)

•  콤마 유형을 적용: 숫자 데이터의 세자리마다 콤마를 적용할 때 사용한다.

2-1-6. 자릿수 늘림, 자릿수 줄임

• 셀이나 활성 셀에 있는 숫자의 소수점 자리를 늘리거나 줄일 때 사용한다.

2-2. 셀의 범위 지정

2-2-1. 단위 셀의 선택

• 마우스로 원하는 셀을 클릭한다.

2-2-2. 연속적인 범위 지정

• 마우스의 왼쪽 단추를 누른 채 드래그한다.

• 범위의 시작 셀을 클릭한 후 마지막 셀을 Shift키를 누른 상태에서 클릭한다.

2-2-3. 비연속적인 범위

• 첫번째 범위를 지정한 후 두 번째 범위부터 Ctrl키를 누른 상태에서 지정한다.