32 KEPIC 업무 지침서들

[박태종]

(32) KEPIC 업무 지침서들

 <32-1>  KEPIC 운영지침서

나는 1996년 2월부터 협회에 출근을 하면서 제일 먼저 시작한 것이 KEPIC 자격인증제도를 운영하기위한 업무절차서를 작성하는 것이었다.

내가 작성한 인증심사절차서 초안은 당시 김종해 과장의 명석한 두뇌를 거쳐 운영지침서라는 이름으로 체계가 잡혔다.  사실 김 과장은 기안의 명수였고 그가 작성한 품의서나 보고서는 거의 흠잡을 데가 없었다.

운영지침서는 KEPIC 개발업무를 수행하기 위한 것과 KEPIC 자격인증제도를 운영하기 위한 것으로 분류되고 다시 위원회의 승인을 받아야 하는 운영지침서와 KEPIC처 내부적으로 사용되는 운영내부지침서로 분류된다.

현재는 모두 합하여 약 40종이 있는데 그중에서 약 절반은 내가 작성한 것들이다.  그런데 문제는 중간에 운영지침서를 관리하는 책임자가 모호해졌고 제대로 관리가 되지를 않았다.  심지어는 운영지침서를 개정하려고 해도 원본 파일이 없어졌거나 또는 파일을 누가 보관하고 있는지 조차 모르는 경우도 발생했다.

그래서 또 마음이 불편해진 나는 슬그머니 운영지침서의 종합관리를 자진하여 맡았다. 

우선 나는 지침서의 전자파일을 모두 나의 PC에 모았고 지침서번호 개정번호 별로 일목요연하게 정리를 하였다. 

물론 이미 없어진 파일은 모두 타자를 쳐서 나의 PC에 입력을 하였고 마침내 모두 40종의 운영지침서 파일을 나의 PC에 확보해놓고 개정할 부분이 발생하면 누구한테 미룰 필요도 없이 내가 직접 지침서를 개정하여 회람과 결재를 받는다.

물론 후임 직원들은 이러한 나의 업무태도에 미안해하기도 하지만 때로는 그런 나의 업무태도를 못 마땅해 하는 눈치도 보였다.  내가 지침서를 개정하니까 때로는 내가 자칫 다른 사람의 업무에 월권을 하는 경우도 있을 것이다.

그러나 아무튼 확실한 것은 지침서관리를 철저하게 하고 있다는 것이다.

개정 요청이 있으면 그 부분에 체크를 해두었다가 일제 개정 시 검토하여 회람을 거친 후 의견을 모아 개정을 하기도하고 때로는 시급한 경우 개정 제안이 있으면 곧바로 액션을 취하기도 한다.

한번은 재료분야(KEPIC-MD) 개발간사를 맡고 있는 유영체 위원이 정오표를 발행하고자 하는데 관련 지침서가 없다고 나에게 조치를 요구했다. 

나는 정오표 발행에 관한 지침서 작성의 필요성이 있다고 판단하고는 곧바로 작업에 들어가 “KEPIC-22-10 정오표 발행” 내부지침서를  작성하여 검토 및 승인을 받아 지침서로서 처내에 배부를 하였고 유 위원은 이 지침서에 따라 정오표를 발행하였다.

내가 지침서를 배부할 때는 각 소유자의 지침서 파일을 직접 가제까지 해주고 있는데 이 또한 후임들한테는 부담이 되는 모양이다.

그러나 나도 이런 서비스정신을 미국의 벡텔사 직원들과 고리 3,4호기 원전건설현장에서 같이 근무를 하면서 배운 것이다.

한 가지 유감은  나의 이런 지침서에 대한 열정을 이해하지 못하고 새로운 지침서 작성계획을  반대하는 경우가 있다는  점이다.  지침서의 역할이나 필요성에 대한 고려도 하지 않고 마치  불필요한 지침서를 개발하려는 것으로 오해를 하고 있는 것을 종종 본다.

그러나 나의 주장은 확고하다. 

지침서는 업무의 방향 및 표준을 제시한다.  

지침서가 오히려 불편하다는 의견은 어불성설이다. 

지침서는 업무의 효율성을 높이고 통일성을 기해 주며 새로운 업무를 하더라도 지침서가 있으면 업무의 방향을 곧바로 잡고 추진을 할 수 있지만 지침서가 없으면 우왕좌왕하게 되며 동일한 업무를 서로 다른 방법으로 처리하게 된다.

KEPIC처의 모든 업무는 지침서로 정리되어 있어야하고 그 내용이 현실에 맞지 않으면 일치화를 시켜나가면 된다.  과도한 부분은 간소화를 하면 된다.   어느 경우에는 양식이 아주 현실에 맞지 않는다고 말한다.  그러면 양식을 현실에 맞도록 개정하면 될 것을.....

물론 절차서가 없다고 업무를 할 수 없는 것은 아니다.  업무를 하다보면 절차서가 필요한 경우도 있고 먼저 절차서를 작성해 놓고 업무를 수행할 수도 있다.  마치 사람이 다니다보면 길이 생긴다거나 먼저 길을 닦아 놓고 사람이 다닐 수도 있음과 같은 이치다.

아직도 KEPIC에는 지침서를 개발할 분야가 많다.  

예를 들어 사업관리, 교류협력, 저작권협정, 출장관리, KEPIC-Week 행사 요령, 과제연구, 참조표준이 없는 신규 KEPIC 개발, 설명회 관리, 단위주제별 세미나 개최요령, ISO/TC 기술위원회 위원 및 간사 활동, 단체표준 등록 및 관리.... 등등

이중에서 사업관리, 교류협력, 과제연구 등 서너 개의 분야에 대해서는 이미 내가 지침서 초안을 작성하여 회람을 돌리다가  위에서 말한 대로 일부반대로 인해 보류되었는데 정성스럽게 지침서 초안을 작성한 나로서는 이해가 되지 않는다.   내가 그 지침서를 작성하는 시간은 얼마 소요되지 않지만 그 지침서들은 업무표준으로서 두고두고 활용되고 KEPIC처의 업무 노하우가 지침서로 축적되어야 할 것인데...

나는 KEPIC 지침서를 통합하여 단일화하고 문장 및 내용을 간소화함은 물론 위에서 열거한 미개발분야의 지침서를 모두 개발하여 KEPIC의 자산으로서 후임들에게 물려주고 싶은 마음에서 『KEPIC 지침서 통합방안』을 제시하였는데 몇 개월간을 팀장 회의에서 검토 중이라고 하더니 그만 회람서류철이 어디로(?) 잠적을 해버리고 다시 나타나지를 않아 내 마음이 답답하다. 

그 작업도 몇 달은 공을 들여서 『통합지침서』라는 하나의 작품을 만들겠다는 것인데...

<32-2> KEPIC 작성지침

KEPIC 이라는 거대한 작품은 다양한 분야의 실무연구팀(초안 작성), 개발 간사(개발업무 주관 및 초안 검토), 분과위원회(초안 검토), 전문위원회(KEPIC 승인) 등의 많은 사람의 손을 거쳐 만들어진다.

따라서 현재 발행된 KEPIC의 형태가 이루어지기 위해서는 초안 작성과 편집방법에 있어서 상당한 통일성/일관성이 요구되는데 이때 필요한 것으로 "KEPIC 작성지침"이다.

그런데 이 "KEPIC 작성지침"은 KEPIC 2단계 사업을 추진하면서 한기(주)에서 개발하여 사용하던 것을 협회에서 그 관리업무를 인수받아야 하는데 나서는 사람이 없던 중에 내가 KEPIC 지침서를 담당하게 되자 자연스럽게 "KEPIC 작성지침"의 관리를 끌어안게 되었다.

그리하여 "KEPIC 작성지침"의 파일을 확보하고 그 개정 회람을 돌려 의견을 모아 개정(개정번호 2)을 추진하게 되었는데 이때의 핫이슈는 KEPIC 초안 작성에 사용하는 아래한글 프로그램의 버전(Version)이었다. 개정 전에는 아래한글 1997년 버전을 사용하도록 되어 있는 것을 2002년 버전과 2005년 버전 중에서 어느 쪽을 택할 것인가를 놓고 직원들의 의견을 들어 그 당시로서는 최신 버전인 2005년 버전을 사용하기로 의견을 모았다. 

이런 결론을 내리기 위해서는 실물 확인도 필요했다. 그때만 해도 KEPIC처에는 아래한글 2005년 버전을 갖고 있는 사람이 없었다. 그래서 나는 용산 전자상가에 가서 물어물어 찾아가서 아래한글 2005년 버전을 구입하여 나의 PC에 깔아놓고 2002년 버전과 호환성을 확인하였다. 1997년 버전으로 타이핑한 문서를 2005년 버전으로 불러본다든지 반대로 점검을 해보아도 문제점을 찾지 못했던 것이다.

그 후 "KEPIC 작성지침" 개정번호 3은 그 내용이 간단하여 내부품의 후 인쇄를 하지 않고 개정부분만 복사하여 보급을 하였고 2007년에 개정번호 4에서는 국/영문판 작성법과 기술검토서 작성법을 추가하였다.

나는 국/영문판 작성에 있어서 안영태 팀장과 같이 2단편집을 선호하여 한 페이지를 세로로 절반씩 나누어 좌측에 국문, 우측에 영문을 편집하는 “2단 편집안”을 강력하게 주장했으나 다른 사람들은 2단 편집이 너무 어려우니 좌측 페이지에 영문을, 우측 페이지에 국문을 편집하는 안을 선호하여 결국 이 “쪽별 편집안”을 채택하였다.

비록 내가 선호하는 방법이라도 다수의 사람들이 동의하고 따라오지 않으면 나의 주장을 버려야한다는 의미 있는 교훈을 남겼다.

<32-3>  KEPIC 품질경영시스템 매뉴얼

KEPIC처에 이런 문서가 있다고 한다면 조금은 거창한 제목이고 엉뚱한 문서를 만든 것이 아니냐고 반문을 할지도 모른다.

그러면 나의 이야기를 듣고 판단을 해보시기를...

현재와 같은 품질보증(Quality Assurance) 개념은 미국 국방성에서 발주하는 군수물자의 구매시방서에서 “품질보증 요건”을 제도화함으로 그 개념이 산업계에 확산되기 시작하여 미국 연방법 10 CFR 50 부록 B에 원자력시설의 품질보증 요건을 제시하였고 미국원자력위원회(NRC)가 이를 실행하기 위한 규제지침에서 미국 표준 ANSI N 45.2를 채택함으로써 이 표준이 의무적인 품질보증 표준으로 제도화되었고 초기 국내 원자력산업계에도 ANSI N 45.2가 소개되었다.

뒤이어 ANSI N 45.2를 좀 더 정리한 ASME NQA-1이 발행되어 NRC가 이를 채택하였고 이는  미국이나 한국의 원자력 품질보증 요건으로 자리매김을 하였다.

한편, 영국이나 캐나다는 미국의 품질보증요건을 일반화하여 원자력 이외의 품목에도 적용이 가능하도록 범용화하였고 후에 이들이 좀 더 일반화되어 국제표준기구에서 ISO 9001 품질경영시스템 요건으로 국제표준화가 이루어졌고 이를 적용한 품질시스템 인증제도화가 세계적으로 유행하게 되었다.

당초에 품질보증 제도는 군수물자나 원자력설비처럼 매우 민감한 품목의 품질보증을 위한 것이었지만 ISO에선 이를 모든 제품과 서비스 심지어 행정기관, 병원, 학교까지도 적용가능토록 유도하고 있으니 범용화에 대단한 성공을 한 것이다.

따라서 ISO 품질보증제도의 취지로 본다면 우리 KEPIC 업무에도 적용하지 못할 아무런 이유가 없으며 그래서 나는 2003년 하반기에 KEPIC 품질매뉴얼 작성에 착수하여 초안을 완성했지만 아직은 시기상조라는 동료들의 주장에 따라 KEPIC 품질매뉴얼 초안은 나의 PC 속에서 Sleeping Document로 세월을 보내야 했다.

물론 나는 KEPIC 품질매뉴얼을 작성했지만 처음부터 ISO 품질인증 취득은 고려하지 않았다.

왜냐하면 품질인증을 취득하려면 또 다른 노력과 비용이 소요되기 때문에 굳이 필요하다고 판단하지 않았던 것이다.

그런데 그 후 산자부가 협회를 감사시에 KEPIC의 품질시스템매뉴얼을 요구했고 김종해 부장이 급하게 뛰어와 내가 작성해 놓은 KEPIC 품질매뉴얼을 프린트하여 처장의 서명을 받아 감사관에게 제출하는 해프닝도 발생하였다.

이 때 느낀 점은 KEPIC 업무를 객관화하여 홍보하는데 품질매뉴얼과 품질인증 취득도 필요한 것이로구나.  내가 미리 KEPIC 품질매뉴얼을 작성해 놓은 것은 선견지명이 있는 일이었다.

그러다가 2006년에는 과기부와 KINS가 협회의 KEPIC 운영실태를 점검하는 자리에서 또 KEPIC 업무를 좀 더 시스템적으로 수행할 수 있도록 품질매뉴얼화를 요구하는 권고사항이 발행되어 나는 부랴부랴 ISO 9001 최신본에 기준하여 매뉴얼 초본을 정밀 검토 및 보완을 한 다음 드디어 부회장님 결재를 받고 공식적인 『KEPIC 품질경영시스템 매뉴얼』로 직원들에게 배포하게 되었다.

비록 아직도 다른 사람들의 이목을 끌지 못하는 문서에 불과하지만 나는 한전에서 원자력 품질보증에 대하여 정석을 배웠고 또 ISO 품질보증 요건을 정확하게 이해한다고 자부하는 만큼 ISO 9001 요건에 가장 적합하게 KEPIC 품질매뉴얼을 작성했음을 확신한다.

누구든지 ISO 9001 요건을 이해하는 사람이 그 매뉴얼을 읽는다면 내가 얼마나 고민하면서 그 매뉴얼을 작성했는지 알게 될 것이다.

후일에 어떤 동기에 의해 KEPIC 업무에 대한 ISO 품질인증 취득이 필요한 계기가 있을 때 그 KEPIC 품질매뉴얼은 아주 유용하게 사용될 것으로 믿어 의심하지 않는다.

<32-4>  KEPIC 용어집

협회에 입사를 하니 사무실에 분홍색 표지의 자료 두 권이 있는데 그 하나가 KEPIC 작성지침이었고 다른 하나는 KEPIC 용어집이었다. 

이 두 자료만 보아도 KEPIC 업무가 만만한 것이 아님을 알 수 있었는데 나는 처음부터, 한기(주)에서 작성한 저 KEPIC 작성지침과 용어집을 KEPIC처에서는 누가 맡아 후속 개정을 제대로 해 줄 것인가를 염두에 두고 있었다. 

내가 그렇게 KEPIC 작성지침과 용어집을 중요시한 것은 이들 문서가 KEPIC의 품질을 좌우하는 초안 작성 및 검토에 필수적인 기초자료였기 때문이었다. 만일 작성지침이 잘 수립되고 작성자들이 이 지침을 잘 키고 또 용어집도 편리하게 만들어지고 정확한 용어를 사용한다면 KEPIC은 제대로 된 초안이 작성될 것이다.

그러나 적어도 나의 짐작으로는 아무도 내가 갖고 있는 관심만큼 KEPIC 작성지침과 용어집에 관심을 두지 않는 것 같았다. 그렇다고 내가 이 문서들의 개정을 나설 수는 없었으니 왜냐하면  당시 나는 인증심사부(후에 인증심사실)를 맡고 있었기에 KEPIC 개발 업무에는 직접 관여할 입장이 아니었다.

그러다가 내가 파킨슨병으로 몸이 불편하여 기술지원팀에 앉아 그것도 거추장스러운 팀장 보직을 내 놓고 평직원 입장에서 최우선으로 필요한 일을 찾아 할 수 있다는 현재의 입장이 얼마나 감사한지 모른다.

그래서 이 글에서처럼 나는 KEPIC 업무기준을 정하거나 KEPIC을 홍보하는 여러 문서들을 작성하고 관리할 수 있음에 참으로 만족한다.

2006년 초에 내가 제안했던 기술지원팀의 설치가 1년 지연되었다가 결국은 2007. 1.1 부로 설치되었고 기대한 대로 내가 기술지원팀에 배속되자 나는 속으로 쾌재를 불렀다.  남들은 내가 파킨슨병으로 인해 계속 보직이 밀리는 것으로 알고 측은히 생각했을 줄 모르지만 나는 전혀 그렇지 아니하였다.

2007년 초 나는 KEPIC 2006년 용어집을 발행한 김안섭 팀장으로부터 용어집 관리업무를 슬그머니 인수하였다.  내가 보기에는 2006년 용어집은 세모가죽 표지를 하여 매우 근사하게 만든 수작(秀作)이었으며 또 판매를 하려고 3000부를 인쇄하였다고 한다.

그런데 나는 그렇게 거창하게 용어집관리를 할 의사는 전혀 없었다.   아무튼 용어집 파일을 받아 그 실태를 파악하려고 2006년 용어집 파일을 몇 쪽 검토하던 나는 그만 어이없는 오탈자가 계속 발견되는데 놀라지 않을 수 없었다.  주로 f, r, e, i, t, l 등의 오탈자였는데 문제는 이런 오류는 글 프로그램에 의해 빨간색 밑줄로서 오류표시를 해주고 있는데도 이에 대하여 누구도 관심을 갖지 못했고  확인도 하지 아니한 것이다.

주인이 없이 흘러온 또 하나의 업무가 나의 더듬이(?)에 걸려든 것이다.

이는 마치 내가 3년 전 2005년 판 영문본에 오탈자를 발견했을 때의 소감과 같은 기분이었다.  그때에도 품질보증(KEPIC-QAX), 일반요건(KEPIC- XNA) 방사성폐기물관리(NWB/NBC) 등의 영문에서 용어집과 유사한 오탈자를 발견하여 수정을 하도록 했는데 그 원인은 추측하건대 스캐너가 f, i, r, t, l 등을 정확하게 인식하지 못해서 발생한 오탈자였는데 문제는 그때에도 글 프로그램에 의해 빨간색 밑줄로 오류표시가 나타나는데도 작성자, 실무팀장, 간사, 위원, 제3검토자 등 누구도 관심을 갖고 이를 여과하지 못했다는데 문제의 심각성이 있었다.

아무튼 나는 빨간색 밑줄이 표시된 용어의 스펠링을 확인하여 인터넷의 영어사전으로 확인하여  수정하고 또 간사들이 제출한 2006 하 추록 및 2007 추록 신규용어를 반영하여 파일 보완을 시작한지 약 3 개월 만에 작업을 완료하고 드디어 인쇄 품의를 하게 되었다.

비록 세모가죽으로 표지는 하지 않았고 수량도 300부로 제한하여 인쇄 및 배부를 하였지만 한번 나의 손을 거친 용어집 2007년 판 - 오탈자를 말끔하게 정리한 것이 얼마나 속이 시원한지 모른다.

이제 2008년도에는 다시 용어집을 보완하기 위하여 두가지 매우 어려운 작업을 추진하고 있다.

첫 번째 작업이 KEPIC 2005년 판에 들어있는 용어들을 조사하여 용어집에 반영하는 것인데 이 작업은 4월～5월 사이에 한 달간의 시간을 들여 이미 완료하였다.

두 번째 작업은 용어집 전자파일과 홈페이지 용어데이터를 비교하여 일치화를 하는 것으로 결코 만만한 작업이 아니었다.  애로사항은 PC 파일에서 바로 작업을 하느라고 눈도 피곤하고 온 몸이 굳어오고 컨디션이 말이 아니다.  그래도 쉬지않고 계속하여 약 2개월 만에 완성을 하였다.

그러나 아직도 미결사항이 있다. 용어집에 없는 용어가 홈페이지에는 상당수 실려 있다는 것이다. 그래서 이번에는 홈페이지의 내용을 그대로 용어집 파일로 전환하는 작업을 시작했다.  홈페이지의 한쪽씩 복사하여 글 문서로 전환해 용어집 파일에 입력하는 작업이 그렇게 힘들지 않다.  열심히 하면 2008년 용어집은 그야말로 내용이 개선/보완된 용어집이 될 것이다.

누구든 후임이 용어관리에 이만한 관심을 갖고 있었으면 더 바랄 것이 없겠다.