1. 선적요청서(SHIPPING REGUEST, S/R) : 송하인이 작성하여 수출지의 운송인에게 제출하는 선적요청서류로서 보통 신용장 사본, 상업송장, 포장명세서 등과 함께 제출되며 선하증권 작성시 화물관련사항의 근거자료로 활용되는 서류이다.
* 선적요청서 제출시 주요 첨부서류
ㄱ) 상업송장(COMMERCIAL INVOICE, C/I) : 상거래상 선하증권과 함께 필수적인 선적서류로 사용되는 서류로서 물품의 거래가 원격지간에 행하여지는 경우 매도인이 매수인 앞으로 해당 물품의 특성과 내용명세를 상세하고 정확하게 작성하여 송부하는 선적화물의 계산서 및 내용명세서이다.
국내 상거래에 이용되는 송장은 단순히 상품의 적요서나 안내장의 역할을 하지만 국제무역의 경우에는 적요서나 안내장의 역할 뿐만 아니라 매매당사자의 이름과 주소, 발행일자, 주문번호, 계약상품의 규격 및 개수, 포장상태 및 화인 등이 표시된 구체적인 매매계산서인 동시에 대금청구서이기도 하다.
따라서 송장은 무역거래상의 필수서류로 모든 신용장에서 요구하고 있으나 유가증권인 선하증권이나 보험증권과 같이 그 자체가 청구권이 있는 서류는 아니다.
송장의 이러한 성격 때문에 어떤 경우에는 그 거래계약의 존재 및 계약이행의 사실을 입증하는 자료가 되며 또한 수입물품의 정확성 및 진실성을 입증하기 위한 세관신고의 증명자료가 되기도 한다.
ㄴ) 포장명세서(PACKING LIST, P/L) : 포장명세서는 해당 화물의 포장과 운송, 통관상의 편의를 위하여 수출자가 수입자 앞으로 작성하는 서류로 수출입통관시 심사자료, 징수 및 검량업자의 실제화물대조시 참조자료, 개별화물의 사고시 확인자료 뿐만 아니라 운송회사와 운송계약시 기준자료로 활용되는 서류이다
ㄷ) 신용장(LETTER OF CREDIT, L/C) : 교역에 있어 수입상의 신용을 보증하고 금융상의 이점을 제공할 목적으로 사용되는 서류로서 수입상을 개설의뢰인으로 하고 수출상을 수익자로 하여 수입상의 거래은행인 신용장개설은행이 발행하는 서류이다.
즉, 신용장은 수출상측이 해당 신용장상에 명기된 제반 조건들과 일치하는 운송서류를 제시할 경우에 한해 수입업자를 대신하여 수출대금을 지급하거나 신용장에 의해 발행된 어음의 지급, 인수를 수출업자 또는 어음매입은행 및 선의의 신용장 소지인에게 확약하는 비유통 약속증서로서 선적예약서와 함께 운송인측에 제출될 때는 그 사본이 제출된다.
ㄹ) 원산지증명서(Certificate of Origin, C/O) : 화환어음의 부대서류로서 해당 수출물품이 해당 수출국에서 생산, 제조, 가공되었음을 증명하는 서류로서 생산국의 판별과 특혜관세의 부여 또는 공정무역거래의 확립을 위해 사용되고 있다.
2. 선적예약서(BOOKING NOTE) : 운송준비를 위한 서류로 선적예약(Booking)시 화주로부터 통보받은 사항들(화물의 도착지, 필요한 컨테이너의 종류.규격.수량, 화물의 컨테이너 적입장소.일시.담당자.연락처, 위험물 여부 등)을 기초로 하여 선적지의 운송인이 화주별로 작성한 서류이다.
3. 선적예약일람표(BOOKING LIST) : 선적예약서(BOOKING NOTE)들을 운항선박의 항차 단위로 집계한 것으로서 선적지의 운송인이 작성하여 CY와 CFS에 송부하는 서류이며 CY OPERATOR와 CFS OPERATOR는 이 서류에 근거하여 송하인측으로부터 해당 운송화물들을 수령하게 된다.
4. 기기인수도증(EQUIPMENT INTERCHANGE RECEIPT, EIR) : 컨테이너와 샤시 등의 기기류를 반출입할 경우 그 인수와 인계사실을 증명할 목적으로 발행되는 서류로서 주로 CY OPERATOR에 의해 작성된 후 교부된다.
5. 선내적부계획도(STOWAGE PLAN) : 선적지 Container Terminal Operator가 작성하는 본선에 적재(될)된 화물(컨테이너 등)들의 위치를 나타낸 도면으로 운송인에 의해 본선측 및 각 양륙지에 있는 운송인의 지점, 대리점에 보내어져 운송 및 양하작업시에 참고자료로 활용되는 서류이다.
6. 컨테이너 내부 적부도(CONTAINER LOAD PLAN) : 프레이트 포워더가 소량화물(LCL cargo)들을 모아 컨테이너 단위로 혼재작업을 할 경우 컨테이너에 화물적입작업을 하는 CFS operator, 선박회사, 도착지의 파트너 등에게 제출 또는 송부하는 서류로 CLP란 화물이 컨테이너 내에 적입된 상태를 나타내는 도면 또는 화물적입계획을 나타낸 도면을 의미한다고 할 수 있다.
7. 부두수취증(DOCK RECEIPT, D/R) : 컨테이너화물을 수령했음을 확인하는 증거서류로 CY OPERATOR 또는 CFS OPERATOR가 작성하여 교부하며 화주는 이 서류를 선사에 제출하고 그것과 상환으로 수취식 선하증권(RECEIVED B/L)을 발급받을 수 있다.
8. 본선수취증(MATE'S RECEIPT, M/R) : 해당 운송화물이 본선에 선적되었음을 증명하는 취지로 본선측에서 송하인측에 발행하는 서류로서 송하인은 운송인에게 이것을 제출하고 그것과 상환으로 선적식 선하증권의 발급을 요구할 수 있다.
9. 적하목록(積荷目錄, Manifest; M/F) : 선하증권들 상의 기재사항들을 양하항별로 정리한 자료로서 보통 선하증권 번호, 송하인, 수하인, 통지처, 화물의 명세(cargo description), 운임지불장소 등이 기재되는 화물적하목록(cargo M/F)과 앞의 내용에 해당 운임액수들을 기재한 운임적하목록(freight M/F)의 두 종류가 있다.
Cargo M/F는 수출화물의 확인을 위해 세관에 제출되고 Freight M/F는 운임정산을 위해 본사와 양하항에 있는 선사의 지점. 대리점으로 송부하며, 가맹선사의 경우에는 동맹운임의 적용여부를 확인받기 위한 자료로서 해당 해운동맹에도 제출하게 된다.
10. 특수화물목록(SPECIAL CARGO LIST) : 위험물, 냉동화물, 장척화물, 중량화물, 생동물 등 취급상 특별한 주의를 필요로 하는 화물들의 목록으로 본선 및 양하항으로 송부되어 운송이나 양하시 참고자료로 활용된다.
11. 선하증권(BILL OF LADING, B/L) : 정기선운송에서 가장 보편적으로 이용되고 있는 해상운송계약이 체결되었음을 증명하는 강력한 증거서류로서 해상화물운송인이 운송을 위해 운송물을 수령 또는 선적하였음을 증명하고 운송물을 운송한 후 도착지에서 그 증권의 소지인에게 그 증권과의 상환(相換)으로 운송물을 인도할 것을 약정하는 유가증권이다.
12. 도착통지서(ARRIVAL NOTICE) : 수입화물의 경우 운송계약서류상에 통지인(notify party)으로 기재된 자에게 도착지의 운송인이 화물의 도착예정일을 통보하는 서류로 보통 본선이 도착하기 7일 이전에 우편, 전보, fax 등을 이용하여 송부하고 있다.
13. 화물인도지시서(DELIVERY ORDER, D/O) : 수입화물에 대해 도착지에 있는 해상운송인의 지점 또는 대리점이 수하인으로부터 해당 선하증권 원본과 운임, 요금을 받은 후 수하인에게 발급하는 것으로 CY OPERATOR 등이 도착화물을 수하인측에 인도할 때 그 근거가 되는 서류이다.
즉, 도착지에 있는 CY OPERATOR 또는 CFS OPERATOR는 이 서류와 상환으로 해당 운송화물을 수하인측에 인도하게 된다.
14. L/G(Letter of Guarantee, 화물선취보증장) : 선하증권의 법적 성질 중 상환증권성에 의하여 선하증권이 발급된 경우의 해상운송화물은 도착지의 지정된 인도장소에서 해당 선하증권의 합법적인 소지인에게 그 선하증권과 상환으로 인도하게 돼 있으나 국제무역거래상 은행의 선적서류에 대한 매입절차가 지연되는 등의 사유로 선하증권이 운송화물보다 늦게 도착하는 경우 수하인은 운송인인 선박회사 등에 대하여 차후에 해당 선하증권을 제출할 것을 약속하고 주로 은행이 발행하는 보증서형식인 이 서류를 선사에 제출하고 해당 운송화물을 인도받게 되는 바 이 서류를 L/G(Letter of Guarantee, 화물선취보증장)라고 합니다.
한편 선하증권 대신 L/G를 제출하고 해상운송인으로부터 운송화물을 인도받는 것을 보증도(保證渡)라고 부르며 해상운송기간이 짧은 근해운송화물의 경우 그 이용율이 상당히 높은 실정입니다.
하지만 우리나라에서 일종의 무역관행으로 빈번하게 행해지고 있는 이 <화물선취보증장>에 의한 운송화물의 인도행위는 제도적(상법 등)으로 인정된 것은 결코 아니며 단지 상거래의 필요성에서 생겨난 상관행 정도로 인정되고 있을 뿐이므로 주의를 요합니다.
15. L/I(Letter of Indemnity, 보상장)
해상운송에 있어 L/I는 필요한 경우 송하인 등이 일종의 각서형식으로 작성하여 선박회사에 제출하는 서류입니다.
예를 들어 신용장을 이용한 국제교역에 있어 선적화물의 외관상 상태 등에 이상이 발견되었을 경우 원칙적으로는 하자(瑕疵) 선하증권(Foul B/L 또는 Dirty B/L)이 발행되어야 하나 그렇게 되면 보편적인 경우(대부분의 신용장은 무고장 선하증권의 발급을 요건으로 명시하고 있음)에는 환어음매입이 거절되므로 이 서류를 선사에 제출하고 무고장선하증권(Clean B/L)을 발급받아 순조로운 추심절차를 밟게 됩니다.
즉, 이 경우 선사에 대한 L/I의 제출행위는 Dirty B/L이 아닌 Clean B/L이 발행됨으로써 차후에 발생될 수 있는 제반 사항에 대해 그 L/I의 발행자(송하인 등)가 전적으로 책임을 지겠다는 확약으로 간주될 수 있을 것입니다.
물론 상기사항은 L/I가 사용되는 한 예에 불과하며 해운실무상 L/I는 이 경우 외에도 다양하게 사용되고 있으나 별도의 사례들은 그 설명이 복잡하므로 생략합니다.
한편 일부의 경우에는 L/I가 Letter of Guarantee와 동일한 용도로 사용되기도 하나 그 경우의 결정적인 차이점은 L/G가 비교적 객관적 공신력을 가진 은행이 발행한 보증장인데 반해 L/I는 송하인 등이 작성의 주체인 단순 각서인 점을 들 수 있을 것입니다.