이렇게 다양하고 복잡한 심사 형태를 한 장의 종이 안에 프로세스를 파악하려면
글씨가 아마 0.1 mm이하로 파악하여야 할 것이다.
특히 ISO도 <변경관리>를 강조하였듯이 심사도 변경이 엄청 많은 것이다.
일자변경, 시간변경, 부서변경, 심사원변경, 장소변경 등 수많은 변경들이 있는데
<변경관리프로세스>라는 종이 한 장 안에 만들 수가 있느냐는 말이다.
또한 변경관리를 하나의 프로세스에 집합하여 파악하는 사람들이 많은데
빙혼의 경우에는 각 프로세스에 변경관리를 포함하는 것을 선호하는 편이다.
부적합, 시정조치도 같은 이치이다.
<현장심사프로세스>에서 “부적합, 시정조치”을 다 파악하는 것이 편한 것이지
전부 모아다가 <시정조치프로세스>안에 표현하기는 제법 어려울 것이다.
<시정조치프로세스>에 집합시켜 놓고 “문서심사시, 현장심사시, 사후심사시” 각각에 대한
시정조치를 표현하게 된다는 것은 잘못은 아니지만 왠지 어설퍼 보인다는 것이다.
<구매프로세스>도 이와 마찬가지이다.
<구매프로세스>라는 말로 구매에 대한 프로세스를 파악하는 것이 아니다.
구매품에 대한 것을 먼저 파악해놓고 각각에 대하여 프로세스를 파악해야 하는 것이다.
원자재, 부자재, 임가공품, 소모품, 사무용품, 제조장비, 계측기 등 회사에 필요한
여러 구매품을 파악하고 관리하는 부서를 정한 다음에 각각 구매품에 대한 구매프로세스를
파악하는 것이지 어찌 한 장에 다...참으로 대단하게 희한한 사람들이 많이 있다.
오늘도 여느 날과 다름이 없이 헛소리 잔소리가 많다는 것 잘 알고 있다.
그러나 이렇게 구체적으로 하나하나 비유를 들어가면서 해주어도 못하는 판에
입력과 출력의 활동이라고 하면 어떤 사람이 프로세스를 파악할까?
실은 오즐 요점이 <프로세스 파악>이 아니다.
오늘 요점은 처음에 나왔던 것처럼 시스템을 구축하고 실행하기 위하여
가장 중요하다고 생각되는 시스템의 기초를 알아야 한다는 것이다.
각각 세부적으로 실행하는 방법은 기업별로, 개인별로 성향이 다 다르기 때문에
이전에 이미 모두 올려놓았기 때문에 다시 한 번 상기시키려고 하는 것이다.
* 품질시스템의 기초
1. 조직
기업을 만들 때는 조직을 만들게 된다.
그리고 조직에는 조직의 단위를 설정하게 된다.
조직의 단위를 설정하게 되면 직책이 결정되어 지고 직위를 만들고 직급도 만들고
그래야 업무성과 및 근속연수에 따라 인사를 할 수 있게 되는 것이다.
조직도에는 <팀>이라고 해놓고 ISO 서류는 전부 죄다 팀장인데 말로는 대부분
“00부”라고 표현을 하며 있지도 않는 “경리부, 기술부”를 이야기하기도 한다.
조직은 기업의 근간이며 조직에 따라 업무가 분장되어 지고 책임과 권한이 설정되는데
조직이 개판이고 해마다 심지어는 일 년에 2~3번씩 바꾼다고 자랑하는 것을 보면
제정신이 아닌 사람도 제법 기업에서 종사를 하고 있다.
만일 국가에서 수시로 조직을 바꾼다고 생각해보아라.
최소한 100억 이상 경비가 깨진다.
명패, 법률, 안내장 등 이루 말할 수 없이 돈이 깨지고 있다.
대한민국은 매 5년마다 조직이 바뀌지만 하는 일은 똑같이 멍청하게 일을 한다.
기업도 부서명만 바뀌지 하는 일은 똑같이 하고 있다.
현재 기업에 안고 있는 문제점을 파악하여 업무를 개선하는 결과로서
부서가 바뀌고 업무가 바뀌는 것이 소위 <구조조정>이라는 것인데
조직명만 바뀌는 씰데없는 짓거리를 멍청한 대통령 따라 계속 바꾸고 있다.
이것은 돈이 썩어 나기 때문이다. 그 돈 있으면 나 좀 보태 달라. 배고파 죽겠다^^;;
기업의 규모와 제품의 생산능력에 따라 조직을 만들고
사람이 바뀌어도 조직은 바뀌지 않는 것이 시스템의 출발이며 기초의 첫 번째이다.
2. 업무분장
조직을 만들고 나면 바로 각 조직이 해야 할 업무를 파악하고 분장하는 것이다.
이것이 바로 천년의 꿈과 같은 <프로세스 파악>의 출발이다.
많은 기업이 업무분장도 없고 있다고 하더라도 형식적으로 작성되어 있다.
업무에도 업무의 크기가 있다는 것이다.
족보에 혈통을 그려놓듯이 업무에도 업무크기에 따라 혈통을 그려 놓는 것이 중요하다.
이것을 소위 <업무분장표>라고 하는데 아마 이것 제대로 할 수 있는 사람 아직 못 보았다.
생각보다 만들기가 어렵지만 처음부터 잘 만드는 것이 아닌 지속적으로 개선하는 것이다.
업무분장에는 부서별과 개인별로 나눌 수가 있는 데 부서별 업무분장은 없는데
개인별로 작성되어 있는 것을 보면 애비 없이 태어나는 손오공과 그 누구와 비슷하다.
먼저 부서별로 무엇을 해야 할 것인가를 작성한 후에 각 개인별로 업무를 할당하는 것이지
지들 마음대로 개인별로 업무분장을 하니까 개판이 되는 것이다.
예) 설계팀장 업무분장표
가. 설계총괄
나. 설계계획서 작성
다. 설계자 자격부여
라. 도면 검토 및 검증
마. 금형업체 개발
바. ISIR 서류 제출
<해설>
가. 설계총괄
부서장이 설계를 총괄하는 것이지 그럼 생산부서장이 총괄하나?
사족(뱀다리)이다. 즉 불필요한 말이다.
나. 설계계획서 작성
다른 것은 다 업무를 표현하는 데 여기서는 문서를 명시하였다.
차라리 “설계기획”이라고 해야 전체적으로 표현 방법이 맞는 것이다.
다. 설계자 자격부여
매뉴얼에는 모든 자격부여를 “경영대리인”이 한다고 되어 있으며 절차서에는
품질부서장이 한다고 명시되어 있고 <업무분장표>에는 본인이 한다고 하면 누가 맞지?
라. 도면검토 및 검증
검토와 검증에 대한 차이점과 각각에 대한 기록물을 보여 달라고 하였는데
10년 동안 각각에 대하여 설명과 기록물을 비교하여 보여 준 사람을 아직도 못 만났다.
그러나 어딘가에는 반드시 생존해 있을 것이다. 이제는 그를 제발 좀 만나고 싶다.
마. 금형업체 개발
관련 프로세스 보여 달라고 하면 대부분 없다고 대답하고 눈치 빠른 사람은
후다닥 <공급자관리프로세스>는 보여 주는 데 적용범위에는 원부자재만 있다거나
금형업체 개발에 대한 것은 일언반구도 없이 괜히 더 쪽팔리기만 한다.
바. ISIR 서류 제출
다른 사람은 제출 못하는가? 안하는가? 제출하는 것도 업무인가?
작성, 검토, 승인, 보관/보존도 아니고 제출을 한다? 이것은 나도 잘 모르겠다.
제출하는 것도 커다란 업무에 속하는 것인지 “ISIR 관리대장”이나 쓰기를 바란다.
3. 기안과 보고
기안하는 제도가 무진장 중요하다. 두 말하면 잔소리이다.
문서화의 첫 출발은 기안과 보고라는 것이다.
일을 하기 전에 자기의 생각을 주댕이로 말하는 것이 아닌 문서로 작성하는 것이 기안이다.
또한 일을 한 다음에 결과를 주댕이로 하지 않고 기안서로 써야 하는 것이다.
그러나 매일매일 같은 항목을 정기적으로 보고해야 하는 경우가 있어 이를 간단한
지침으로 만든 것이 소위 <양식>이라는 것이다.
즉 어쩌다가 일 년에 한 두 번 하는 일은 기안으로 히는 것이고
매일 매주 정기적으로 계획하고 기안하는 것들은 <양식>으로 하는 것이다.
다시 말하면 <작업일보>는 <양식>이 좋은 것이고
<사업계획서, 사업보고서>는 그냥 기안으로 작성해야 좋은 것이다.
이런 개념도 모르고 무조건 문서화한다고 양식을 만드는 바보가 되지 말자.
4. 회의제도
소위 <내부의사소통프로세스>이다.
생각나면 집합이고 안 나면 안 하고 그런 것은 바람직하지 않다.
어떤 시멘트는 꼭 자기 편한 날에 회의 하자고 지랄한다.
<회의>하고 <업무지시나 전달>은 다르다.
<회의>는 말 그대로 어떤 주제를 정하여 놓고 모여서 의논을 하는 자리이다.
느닷없이 회의한다고 모이라고 하여 가보면 꼭 거의 업무전달일 뿐이다.
그래서 상기와 같이 말을 하면 왜 이렇게 말이 많냐고 오히려 지랄을 한다.
시스템을 하는 놈들이 품질을 한다는 놈들이 용어 하나 제대로 이해도 못하고
활용도 못하는 것을 보면 구역질만 솟아날 뿐이다.
이참에 <회의, 심의, 검토, 검증>이라는 단어 좀 확실하게 알고 넘어가라.
그래서 빙혼 같이 꼬치꼬치 따지는 놈에게 피곤하다고 지랄들 하지 말자.
5. 파일링
업무분장 없이는 파일링시스템도 없다.
업무분장을 한 다음에 하는 것만 알고 있어라.
특히 피시에 있는 각 디렉토리도 정리 좀 해라.
제 3자가 보아도 쉽게 자료에 접근할 수 있도록 정리해 놓아야 한다.
비밀이 있는 경우 <비밀유지프로세스> 파악해서 그래도 실행하라.
아니면 “비밀”이라는 말은 꺼내지도 말라.
6. 결재
마지막으로 쓰련다.
표준화의 핵심이 결재의 통일이다.
또한 이것이 ISO에서 이야기하는 책임과 권한을 정하는 것이다.
결재하는 방법도 제대로 모르고 할 때마다 다르고 하는 놈마다 다르고.
결재란을 보면 각 부서끼리는 반드시 다르고 심지어 같은 놈이 만들어도 다르다.
ISO는 “작성, 검토, 승인”. 실제 업무는 “담당, 대리, 과장, 차장...회장”등으로
명시하고 승인자가 누군 줄도 모르고 있고 승인도 안 된 기록들이 실행되고 있으며
승인도 없는 기록들이 업무가 완료되어 파일에서 잠을 자고 있다.
아무리 강조해도 지나치지 않는 것이 “불조심, 오입조심, 결재조심”이다.
주춧돌이 튼튼해야 천년을 가는 집이 생겨나듯이 품질시스템도 기초가 튼튼한 자들이
수립하여야 시스템이 오래간다.
오래된 집들도 매년 수리하며 살듯이 시스템도 지속적으로 개선해야 오래 간다.
수리를 안 하면 귀신이 살듯이 개선이 없는 시스템은 쓰레기일 뿐이다.
이것으로 쓰레기 시스템에 대한 낙서를 마친다.
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기초라는 것은 빙혼의 생각일 뿐이고 이런 정도는 알고 시스템을 수립하자는 것이다.
혹자 : 다 아니까? 헛소리는 이제 좀 그만 하라고!
빙혼 : 그럼 그렇게 잘 아는 놈이 ISO 시스템은 왜 그렇게 만드는가?
혹자 : 아, 옛날에는 내가 다 했지만 지금은 내가 짠밥이 있는데...애들이 해야지.
빙혼 : 성기 뒤집는 소리는 앞으로 하덜덜 하지 말랑께.
품질내공은 무협지의 무림 고수처럼 시간이 갈수록 더욱 더 심오해지는 것이지.
옛날에는 무슨 옛날에.
그럼 몇 년도, 무슨 회사, 어느 부서에서 담당했던 업무를 추적해 볼까?
그리고 옛날에도 ISO 시스템이 있었나?
그리고 그때 운영했던 시스템이 그렇게 잘 돌아갔었나?
그렇게 잘했으면 그냥 그렇게 좋은 회사에서 계속 버티고 다니지
왜 이 회사에 와서 왕년이야기만 지껄이고 있는가?