회의의 시작에서부터 종료할 때까지의 전과정(의사일정,참석회원 채택안건, 보고사항, 발언내용, 의결결과 등)을 빠짐없이 사실대로 기록하여 회원의 확인을 얻은 후 보관하여 참고로 삼을 뿐만 아니라
후일 문제가 생겨서 쟁의가 일어났을 경우 증거로 제시할 수 있는 문서이다.
따라서 회의록은 전회원의 공식적인 승인을 얻어야 하며, 기록할 수 있는 전문적인 서기가 있어야 한다. 회의록 작성 방법은 의회에서는 속기에 의해 발언내용을 전부 그대로 기록하고 있으나 일반적으로 "약식 회의록" 으로 작성한다.
2. 회의록 작성자의 조건
- 집중력과 질의응답 등을 신속하게 새겨들을 수 있는 능력의
소유자 - 확실하게 또는 간결하게 필기할 수 있을 것. - 주관적인 판단을 가하지 않고 객관적으로 관찰할 수 있을 것. - 회의의 진행을 잘 분석하여 파악할 수 있으며, 리더의 기분을 간파
할 수 있는 사람.
3. 회의록 기재 사항
- 회의의 정식 명칭과 회의의 종류(정기총회, 임시총회) - 개회일시 및 장소 - 출석회원 수 및 성명 - 부의 안건과 그 내용 - 각종 보고사항 및 보고서 - 의제가 된 안건(또는 동의)의 제출자와 그 내용 - 발언자와 그 요지 - 표결 수와 의결 사항 - 지난번 회의록의 낭독 여부와 승인 여부 - 회의록 작성자의 성명
※ 당일 회의록에 기재하기 힘든 각종 보고서, 동의서, 참고자료
등은 회의록 부록에 첨부한다.
4. 회의록 작성요령
회의록의 작성은 회의체가 의사결정하는 과정은 문서화하여 회의체 내부의 합의사실을 객관적으로 증빙하도록 작성되어야 하는 만큼 작성 기준을 체계적으로 갖추어 작성되어야 한다.
회의진행속도가 빠르거나 발언자가 중복되어 정확한 내용을 기재할 수 없을 때 정확한 회의록을 기록하기 위하여 보조적으로 녹음기를 사용할 수 있다.
회의록의 보관은 정한 바가 없다면 "공문서분류 및 보존에 관한 규칙"등을 검토하여 보존기간을 정하여 보관하여야 한다.
회의록의 열람 또는 복사는 특별한 규정이 없다면 열람을 청구하거나 복사를 요구하는 때에는 이에 응하여야 한다.
회의록의 정정은 발언자가 회의록의 자구를 정정하고자 할 때에는 회장에게 요청하고 정정요구는 발언의 취지를 변경하지 않는 범위 내에서 회장의 허가를 받아 정정하여야 한다.
(오자, 탈자, 토씨, 기록의 착오, 발언의 전후관계상 명백한 착오, 법 조문 및 숫자등을 명백히 잘못 발언한 경우)
5. 속기법에 의한 회의록 작성
속기법은 속기에 의하여 회원의 발언 내용이 그대로 기재된다. 따라서 발언하지 않는 부분은 기록되지 않는 것이 원칙이다. 그러나 발언 보충서, 즉 발언 시간의 제한으로 발언하지 못한 부분과 참고문서, 즉 발언의 이해를 돕기 위한 문서는 의장의 허가를 얻어서 게재할 수 있다.
6. 불 게재 발언
의장이 다음의 경우에는 의원의 발어의 전부 또는 일부를 원본 아닌 배부용 회의록에 게재하지 말 것을 명령할 권한을 가진다.
-허가가 없는 발언 -질서 유지의 좋지 않는 발언 -모욕적인 발언과 사생활에 관한 발언 등 비의회적인 언어의 표현을 사용한 발언 -기타의제 외의 발언 및 회의록의 편집상 제외하는 발언(반복된 발언, 문법에 틀린 것, 애매한 문장에서 일어나는 착오 시정등)
지금부터 (가칭) ○○시 생활 체육 테니스 연합회 창립총회를 개최하겠습니다. 본회의에 앞서 국민의례가 있겠습니다. 자리에 앉아 계신 여러 회원님들 께서는 국기를 향해 주시기 바랍니다. 국기에 대한 경례! 나는 ???? 바로!
오늘 이런 뜻깊은 자리에 바쁘신 중에도 참석하시어 자리를 빛내주신 내빈을 소개해 드리겠습니다. (내빈소개)
사회자 : 의사 일정에 들어가겠습니다. 먼저 원활한 의사진행을 위한 임시 회장선출이 선행되어야 하겠습니다. 그러면 임시 회장을 추천하여 주시기 바랍니다.
회 원1 : ○○시장 사장이신 @@께서 임시 회장의 적임자라고 생각합니다. 박수로 선출하는 것이 어떻겠습니까?
일 동 : 박수
사회자 : 임시 회장으로 선출된 @@원으로 부터 의사 진행이 있겠습니다.
임시회장 : 본회는 ○○시에 소속된 각 클럽의 회장 및 총무님등 많은 회원이 참석하였기에 ○○시 생활체육 테니스 연합회를 발족시키는데 아무런 문제가 없다고 인정되므로 적법하게 이 회의가 성립됨을 선포합니다. 아울러 효율적인 의사 진행이 되도록 협조 부탁 드립니다. 먼저 임시 회장의 통상적인 정관심의 및 회장선출까지 의사진행을 성실히 수행하도록 노력하겠습니다. 지금부터 (가칭) ○○시 생활 체육 테니스 연합회 창립총회를 시작하겠습니다. 먼저 정관심의를 상정하겠습니다. 여러 회원님들께서는 규약심의 방법을 말씀해 주시기 바랍니다.
회 원2 : 배포된 정관은 갖추어진 위원들이 규정양식에 맞게 합의 작성된 것으로 세부적인 심의를 요하지 않는다고 생각되는바 본 정관을 박수로서 통과시킬 것을 동의 합니다.
회 원3 : 재청합니다.
회 원4 : 삼청합니다.
임시 회장 : 회원3위원의 재청과 회원4위원의 삼청으로 성립되었습니다. 반대의견 있으시면 말씀해 주십시오.
민법 제32조 에 따르면 학술, 종교, 자선, 기예, 사교 기타 영리 아닌 사업을 목적으로 하는 사단 또는 재단은 주무관청의 허가를 얻어 이를 법인으로 할 수 있습니다. 그러나 종중과 같은 사단법인이 세법에서 법인격을 갖기 위해서는 주무관청의 허가와는 별도로 관할세무서에 신청하여 승인을 받아야 합니다.
우선, 주무관청인 관할 시군구청에 종중 등록 신청 시 필요한 서류는 ① 정관 또는 규약 ② 총회 의사록(“종중 등록 사항”, “대표자 선임 사항”의결 기록) ③ 대표자 주민등록 초본, 도장, 주민등록증 등의 서류가 필요합니다.
정관 또는 규약의 작성, 총회의사록의 작성 등을 위해서 인근의 법무사에게 업무를 위임하시는 것이 필요할 듯 합니다.
또한 관할세무서에 법인격을 갖추기 위해서 ‘법인으로 보는 단체의 승인신청서’를 제출하여야 하며 ① 정관 또는 규약 ② 대표자임을 입증할 수 있는 자료 (총회 의사록 “종중 등록 사항”, “대표자 선임 사항”의결 기록) ③ 관할 시군구의 종중 등록확인서 ④ 신분증, 위임장 등을 첨부서류로 제출하여야 하며 관할세무서는 이를 바탕으로 고유번호(수익사업을 영위하고자 할 경우에는 사업자등록번호)를 부여하며, 이러한 절차를 관할세무서 민원실에서 처리하시면 됩니다.
(2) 종중 재산의 이전관련 세무문제
종중이 종중원으로부터 토지를 증여 받은 경우 그 종중은 증여세를 납부할 의무가 있는 것이나, 종중원 명의로 등기되어 있는 종중 재산을 명의신탁 해지하여 실질소유자인 종중 명의로 환원하는 때에는 그 등기원인과 상관없이 증여세가 과세되지 않습니다. 다만 국세청에서는 종중 명의로 소유권을 이전한 토지가 처음부터 종중이 소유한 재산인지, 아니면 종중원 개인이 소유한 재산을 종중 명의로 이전한 것인지 여부 등을 구체적으로 사실 확인하여 증여세 과세여부를 판단하므로 명의신탁해지를 입증할 수 있는 총회의사록, 사실확인서 등의 자료를 비치하여 놓아야 할 것으로 사료됩니다.
(3) 종중 관련 세무
부동산을 양도할 경우 종중을 관할 시군구청에 등록한 후 세무서에 ‘법인으로 보는 단체의 승인 신청서’를 제출하지 않은 경우, 종중의 대표자 또는 관리인이 선임되어 있고 이익의 분배방법 및 비율이 없는 경우에는 그 종중을 1거주자로 보아 양도소득세를 부과합니다. 이때 종중원 중 일부가 농지소재지에 거주하며 농지를 경작한 경우 8년 이상 경작 시 양도소득세 감면을 적용 받을 수 있습니다. 또한 종중의 소득은 그 대표자나 관리인의 다른 소득과 합산하여 과세하지 않습니다.
‘법인으로 보는 단체의 승인 신청서’를 제출하여 법인으로 보는 경우에는 법인세법상 비영리법인으로서 법인세법을 적용 받습니다. 이때 고정자산의 처분일 현재 3년 이상 계속하여 법령 또는 정관에 규정된 고유목적사업에 직접 사용한 고정자산의 경우 처분이익을 과세하지 아니합니다.
종중의 경우 고유목적사업에 직접 사용한 고정자산의 정의가 불분명한데 예규로는 조상의 분묘가 속한 필지의 임야를 처분하면 법인세가 과세되지 않을 수 있습니다. 또한 법인으로 보는 경우 다른 수익사업의 소득이 없는 경우 부동산양도차익에 대해 법인세를 납부할 수도 있고(과세표준 2억까지 10%, 2억 초과 분에 대해 20%), 소득세법상의 양도소득세(6%~35%의 4단계 초과누진세율)를 납부할 수도 있습니다. 다만 양도소득세를 납부할 경우 8년 자경농지에 대한 양도소득세감면은 적용 받을 수 없습니다.
공증이란 일상생활에서 발생되는 거래에 관하여 증거를 보전하고 권리자의 권리 실행을 용이하게 하기 위하여 특정한 사실이나 법률관계의 존부를 증명하여 주는 제도로 한번 공증받은 내용에 대해서는 나중에 서로가 다툴 수 없게 되므로 공증을 받으면 미리 분쟁을 예방할 수 있다.
2. 공증기관
① 공증인가 합동법률사무소② 법무법인③ 임명 공증인④ 지방검찰청 검사 또는 지방법원 등기소장
3. 공증의 필요성
공증서류는 민사재판이나 형사재판에서 강력한 증거력이 있으므로 분쟁발생시 그 해결에 유리할 뿐만 아니라, 이로 인하여 공증을 한 경우 분쟁이 발생하지 않게 되는 효과가 있고, 일정한 금전, 대체물, 유가증권 등의 지급을 목적으로 하는 법률행위에 관하여는 공정증서를 작성하면 지급이 이행되지 않을 경우 복잡하고 번거로운 재판절차를 거치지 않고 공정증서를 작성한 공증사무소에서 집행문을 부여받아 바로 강제집행을 할 수 있다는 장점이 있다.
4. 공증의 종류
가. 공정증서의 작성지급명령의 의의
공증인이 당사자의 의사 등을 확인하여 그에 관한 서류를 직접 작성하는 것. 일정한 금전 등의 지급을 목적으로 하는 법률행위에 관하여 공정증서를 작성할 경우 강제집행을 인낙하는 문구를 기재하면 약정대로 지급되지 않을 경우 바로 강제집행을 할 수 있게 된다.
나. 사서증서의 인증
당사자가 작성한 서류상의 서명날인이 본인의 의사에 의한 것이 틀림없다는 것을 공증인이 확인하고 그 사실을 기재하는 것이고 인증의 경우는 강력한 증거력이 있다는 효과만 있고 공정증서를 작성한 경우처럼 간편하게 강제집행을 할 수 있는 효력은 없다.
다. 정관 및 의사록 인증
상법의 규정에 의하여 주식회사 등 일정한 법인은 정관을 인증 받아야 하고 법인등기절차에 소요되는 의사록도 인증받도록 되어 있다. 정관이나 의사록이 적법한 절차에 의하여 작성되고 그 내용도 사실과 같다는 것을 공증인이 확인하여 주는 것이다.
라. 확정일자의 압날
당사자가 작성한 서류에 공증인이 일자인을 찍어 그 날에 그 문서가 존재하였다는 사실을 증명해 주는 것. 주택임대차의 경우 입주한 임차인이 주민등록을 마치고 임대계약서에 확정일자를 받으면 그때부터 등기한 것과 동일하게 대항력을 갖게 되어 임차보증금에 대하여 사후에 우선변제를 받을 수 있게 된다. 확정일자는 일반 공증사무소 외에 법원 및 동사무소에서도 받을 수 있다.
※ 이밖에 거절증서의 작성, 신탁재산의 표시(신탁법 제3조), 집행문의 부여 등이 있다.
5. 공증내용
종 류
내 용
효 력
공정증서(어음, 수표 공정증서 제외)의 작성
ㆍ 법률행위에 관한 공정증서의 작성
(매매, 소비대차 등) ㆍ사권에 관한
사실에 대한 공정증서의 작성
ㆍ 집행권원 : 금전, 대체물,
유가증권의 청구로서 채무
자의 강제집행 응낙기재가
있을 때ㆍ강력한 증거능력 발생
어음·수표 공정증서의
작성
ㆍ 어음, 수표에 부착하여 강제집행을
인낙하는 취지를 기재하여 작성
ㆍ 집행권원
사서증서의 인증
ㆍ 사서증서의 서명날인을 확인
ㆍ 강력한 증거능력 발생
의사록의 인증
ㆍ 등기에 첨부되는 의사록의 결의
절차와 내용의 사실여부 확인
ㆍ 강력한 증거능력 발생ㆍ 등기
신청 부속서류
정관인증
ㆍ 주식회사 등의 원시정관의 서명
날인을 확인
ㆍ 정관의 효력 발생
확정일자의 압날
ㆍ 일자인을 압날
ㆍ 문서의 현존 증명ㆍ 채권양도,
집권설정시 등에 대항력 발생
신탁재산의 표시
ㆍ 유가증권에 신탁재산임을 표시
ㆍ 대항력 발생
거절증서의 작성
ㆍ 지급거절사실 목도 후 어음, 수표
또는 부전에 기재
ㆍ 소구권 행사 요건
재산의 봉인, 평가의 참여 등
ㆍ 파산재산 또는 정리회사 재산의
봉인과 가액평가에 참여
ㆍ 봉인 및 가액 평가의 요건
6. 공증시 준비사항
공증을 촉탁하러 가는 사람의 주민등록증이나 운전면허증 등 사진이 붙어 있어 신원을 확인할 수 있는 관공서 발행의 신분증명서와 인장을 지참하여야 하고(법인이 촉탁인인 경우는 대표자의 법인 인감증명서와 법인 등기부등본 또는 초본도 지참), 대리인에 의하여 공증을 하는 경우는 대리인의 신분증명서와 인장 외에 본인의 인감증명서(발행일부터 6개월 이내의 것)와 위임장 1통을 지참하여야 하며, 유언공증의 경우는 증인이 2인 필요하므로 유언할 사람과 증인이 같이 공증사무소에 가야 한다.
가. 공정증서의 작성
구 분
준 비 물
본인인 경우
주민등록증(공무원증, 운전면허증, 여권 등), 인장
대리인인 경우
위임장 및 인감증명서, 대리인의 주민등록증 및 인장
회사의 경우
대표자의 주민등록증 및 인장, 대표자의 자격증명서(법인등기부등본 또는 대표이사의 인감증명서)
창립총회회의록.hwp