1. 컨벤션기획사의 개념
A.컨벤션이란 국제회의와 전시, 이벤트, 관광이 복합적으로 구성된 집합체로서 전 세계 학회, 협회 회원국들의 공통된 주제에 관해 토론과 만남의 장을 마련함과 동시에 컨벤션은 지구촌 시대의 지식과 정보의 교류를 가능하게 하는 시스템으로서 정치, 경제, 사회, 문화, 과학기술, 의학, 건축 및 스포츠 등 모든 영역에 걸쳐 인적 물적 교류를 촉진시킨다.
우선 먼저 어원을 살펴보자
* con = with, together
* vene = meet
* convene => convention
컨벤션 산업은 뉴밀레니엄 시대의 국가 산업적 측면에서도 매우 중요한 분야이다. 컨벤션 산업은 1차적으로는 컨벤션 센터의 운영과 관련된 설비 및 서비스 관련산업, 전시관련산업을 지칭하나, 다양한 연관 산업 효과를 가지고 있어 경제적 파급효과가 매우 높은 산업이다. 즉, 컨벤션 산업은 관광•레저산업, 숙박•유흥•식음료 산업, 교통•통신 등 관련산업까지를 포함하는 종합산업이자 지식과 정보의 생산과 유통을 촉진하는 지식기반산업(Knowledge-based industry)의 핵심 산업이다.
이와 같이 컨벤션 산업은 고부가가치를 창출하는 신종 관광산업으로 부상하고 있으며, 향후 컨벤션 시장이 더욱 확대될 것으로 전망됨에 따라 세계 각국은 컨벤션 산업을 육성하기 위해 국가적인 차원에서 각종 지원방안을 강구하고 있다.
국내적으로도 2000년 ASEM정상회의, 2001년 세계관광기구(WTO)총회, 2002년 월드컵축구 및 부산아시안게임 등 대형 국제회의와 국제행사가 연이어 개최될 예정이며, 2003년 세계지방자치단체연합회(IULA)총회, 2004년 PATA총회 등 대형 국제회의 유치가 추진되고 있어 활기를 띠고 있다.
정부는 2000년 ASEM정상회의 유치를 계기로 서울에 대규모 컨벤션 센터 건립을 추진하고, "국제회의산업육성에 관한법률"을 제정하는 등 컨벤션 산업의 중요성을 인식하고 컨벤션 산업을 관광산업의 중요한 영역으로 포함시켜 지원시책을 펴고 있다.
B. 컨벤션기획사의 정의 및 종류
국제회의의 관리 과정에서 볼 때 업무를 책임지고 추진해야 하는 사람이 필요하다는 것을 알 수 있다. 국제회의를 기획하고 조직화하며 리드해가야 할 뿐만 아니라 통합조정하고 커뮤니케이션 할 사람이 있어야 하며 더욱이 국제회의 관리에 수반되는 제반 사항들을 통제할 사람이 요구된다. 사실 20년 전만 해도 국제회의 기획자라는 말은 존재하지 않았다. 이 말이 오늘날 보편화된 것은 그나마 국제회의 유형과 규모도 다양해지고 단체의 종류 또한 다양해서 국제회의 기획자를 정확히 정의하기는 어려운 일이지만 국제회의기획이라는 것이 하나의 직업으로서 훌륭하게 인정 받고 있으며 매우 적은 경우에만 전임제로 근무하고 있음을 보여준다. 말하자면 회의라고 하는 일보다 많은 일을 하고 있는 것이다. 회의 개념에서부터 회의평가나 차기 개최 회의기획에 이르기까지 회의관련 모든 사항이나 활동들을 관리하는 것이다.
좀더 구체적으로 살펴보면 다음과 같다.
빈번해진 국제교류 속에서 국제회의 및 행사를 개최하는 주최측으로부터 관련업무를 위임 받아 국제회의를 기획하고 운영, 평가하는 사람으로 국제회의 전문용역업체의 국제회의 기획, 운영, 업무의 대행해 주고, 국제회의 관련 부대행사 (동반자 행사, 사교행사, 관광행사, 이벤트행사 등)까지 국제회의 참가자의 숙박, 관광, 전시회 개최 등 지원사업체의 업무를 수행하는 전문가를 말한다.
우리가 알고 있는 국제회의전문가, 국제회의기획자, Meeting Planner 모두 기존에 같은 개념으로 인식했지만 2002년 국가기술자격시험 전문사무분야 신설종목으로 채택되면서 국제회의, 호텔 & 관광, 전시까지 확장된 개념의 전문인력으로 컨벤션기획사로 명칭 되었다.
이런 까닭에 컨벤션기획사(Meeting Planner)라는 전문직종이 생겨났고, 그 유형은 조직과 단체의 성격에 따라① 기업단체회의 기획자(Corporate Meeting Planners), ② 전문가단체회의 기획자(Association M.P.), ③ 정부기관회의 기획자(Government M.P.), ④ 개인회의 컨설팅회사(Independent Meeting Consultants), ⑤ 전문가단체 관리회사(Association Management Companies), ⑥ 여행사(Travel Agencies)로 구분된다.
C. 컨벤션기획사의 핵심 업무
컨벤션기획사의 핵심업무를 알아보기 전에 우선 정부에서 국제회의를 유치하는 목적을 안다면 핵심업무를 이해하는데 많은 도움이 될 것이다.
국제 회의는 목적에 따라 여러 가지로 나누어지는데, 지난해 우리나라에서 열렸던 ASEM 총회처럼 국가 간의 경제와 정치•문화 전반을 다루는 것도 있고, 학술적인 것, 기업 간의 무역을 위한 것, NGO(Non-Governmental Organization, 비정부 기구)들의 모임 등이 있다. 그런데 이런 회의들은 회의 자체에 그치는 것이 아니라 거기에서 파생되는 효과가 커, 점차 사람들이 국제 회의의 중요성에 관심을 기울이기 시작했다고 한다. 즉 국제 회의는 전시와 이벤트, 관광, 숙박, 정보 산업과 연결돼 국가 경제발전에 기여한다는 것이다.
그래서 컨벤션기획사는 이런 국제 회의를 유치하기 위해 현재 국제 회의 기획 전문 업체나 호텔, 여행사, 컨벤션센터 등에서 일하고 있다. 국제 회의를 우리나라에 유치하기 위해서는 우선 우리 나라의 매력과 국제 회의를 개최할 수 있는 능력 등을 정리해 외국에 홍보하는 일부터 한다고 한다. 그렇게 해서 우리나라에서 회의를 개최하기로 결정되면 회의 준비에 들어간다. 보통 준비 기간은 1∼2년 정도가 걸린다. 이 때 회의 목적에 맞게 회의 진행 계획을 짜고, 회의 장소와 규모를 선택하며, 부수적인 사교 행사도 꾸민다. 그런 다음 회의 참석자들에게 초대장을 보내면 드디어 국제 회의가 시작된다. 국제 회의 하나를 유치해서 개최하기까지가 마치 올림픽을 개최하기 위한 경쟁국들간의 치열한 유치전략과 차기 개최도시 선정 국가적인 축제와 같다. 그런 점에서 컨벤션기획사는 우리나라를 빛내는 또 다른 외교관인 셈이다.
국제회의 기획 핵심업무를 알아보기 전에 아래에 열거한 내용은 모든 회의에 적용이 되는것이 아니며 행사 규모나 업무 성격상 변동이 있을 수 있으며 축소되는 경우도 있기 때문에 전문실무자의 설명이 없이 개인적으로 숙지하면 실무에서 혼동이 야기될 수 있다.
국제회의 기획과정에서 다루어야 할 중요 내용으로는 회의의 목적, 대상, 주제, 기간, 회의장 및 예산 등이다. 일반적으로 처음 개최되는 회의가 아닌 경우(예; 연례회의) 전차대회에서 대부분 방침이 결정되고 구체적인 사항들에 대한 기획만 요구되는 경우가 많다. 회의기획에 있어 중요한 항목으로는 다음과 같다.
(1) 회의기획단계
• 사무국 구성 및 Staff배치
• 회의 개최계획서 작성
• 세부추진 계획서 작성
• 소요예산 편성
• 외의 주요 Program결정
• 예상참가자 Data관리
• 회의장 및 숙박호텔 선정
• 초청연사 섭외 및 연제구성
(2) 회의준비단계
• 포스터 및 1차 안내서 제작, 발송
• 각 분과별 업무 메뉴얼 작성
• 외의 일정 및 세부 Program 구성
• 초청연사 및 연제 확정
• 외의 2차 안내서 제작, 발송(각종 양식 포함)
• 후원기관 및 서비스 업체 선정
• 각종 사교행사 장소선정 및 여흥 Program 기획
• 사전등록자 Data 관리
• Abstract 접수 및 분류
• 예비 Program 작성
• 회의장 배치안 확정
• 분과별 세부업무 추진
(3) 준비완료단계
• 최종 Program 확정
• 사전등록 및 호텔예약 마감
• 등록확인서 발송
• 회의장 제반시설 점검
• 각종 사교행사장 점검
• 회의 소요물품 제작
• 행사진행요원확보
• 사전등록자 Data 관리
• 유관기관 업무협조 확정
• 각종 인쇄물 및 제작물 제작 완료
• 언론홍보
(4) 현장진행 및 사후처리단계
• 최종 리허설
• 사무국 이전
• 기자회견
• 회의 진행 및 운영
• 재무결산
• 회의 결과보고서 제작
• 회의 참가자 감사편지 발송
• 총 평가회 개최
2. 컨벤션기획사의 전망
A. 정부의 육성정책
(1)추진실적 및 계획
- 2000. 2 관련부처(노동부, 외교통상부)와 사전 협의
- 2000. 3 노동부에 서비스분야 자격종목 신설 의견제출
- 2000. 4 국가기술자격 종목신설을 위한 종목 선정 회의
- 2000. 8∼11 컨벤션기획사 국가기술자격 종목개발 연구용역
• 연구용역수행 : 한국컨벤션산업경영연구원(2000.8∼12월)
• 운영체계, 검정기준, 검정과목, 검정방법 등 자격제도 연구
- 2001. 9∼12 컨벤션기획사 수급전망 연구용역(컨벤션학회 연구수행)
- 2001.10 국가기술자격법시행령 개정안 입법예고(노동부 소관)
- 2002. 1 법제처 국가기술자격법시행령 개정안 심사
- 2002. 4.11 국가기술자격법시행령 개정안 확정 공포
- 2002. 5.13 문화관광부, 출제기준안 협의 심의위원 구성 및 회의 개최
- 2002. 5.17 한국산업인력공단, 출제기준안 협의 회의
- 2002. 5.31 한국산업인력공단, 국가기술자격종목 출제기준 제정(안) 의견조회
- 2002. 6. 5 문화관광부, 출제기준 제정(안) 업계 의견 수렴
- 2002. 6.11 한국산업인력공단, 시험 시행을 위한 실무협의 회의 개최
- 2002. 6.15 문화관광부, 출제기준안 의견 제출
- 2002. 6.22 한국산업인력공단, 출제 및 검토 위원 추천
- 2002. 7.30 한국산업인력공단, 시험과목별 시험문제 선정 기준회의 개최
- 2002. 8. 1 한국산업인력공단, 2002 신설종목 국가기술자격 검정시행계획안 의견 조회
- 2002. 8. 6 문화관광부, 국가기술자격검정시행계획안 의견 제출
- 2002. 8. 7 한국산업인력공단, 2003 국가기술자격검정 시행계획 수립을 위한 의견요청
- 2002. 8.20 문화관광부, 2003 국가기술자격검정 시행계획 수립 관련 의견제출
- 2002. 8.20 노동부, 2002신설종목 국가기술자격 검정 시행계획 통보
- 2002.10. 8 한국산업인력공단, 컨벤션기획사 출제전문위원 위촉 통보
- 2002.11. 5 한국산업인력공단, 2003 국가기술자격검정 시행계획(안) 의견조회
- 2002.11.11 문화관광부, 2003국가기술자격검정 시행계획(안) 의견 제출
- 2002.12. 3 한국산업인력공단, 2003년도 국가기술자격검정 시행 공고
- 2002.12.26 국제회의전문가 workshop 개최(한국컨벤션학회 주관)
- 2003. 8.10 1회 컨벤션기획사 2급 필기시험 시행
- 2003.10.11~12 컨벤션기획사 2급 실기시험 시행
- 2003.11.17 1회 컨벤션기획사 2급 최종합격자 발표
(2) 기대효과
고부가가치산업인 국제회의산업의 육성기반 구축
신지식산업인 국제회의 산업에서의 고용창출 효과 거양
국제회의 전문가 확보로 국제회의 국내유치 용이
국제회의 기획•유치•운영 전문인력 양성으로 국제회의산업 경쟁력 제고
각종 국제기구 사무국의 국내유치 용이
(3) 컨벤션산업 육성에 따른 추진과제
컨벤션산업의 육성은 하드웨어인 컨벤션시설의 건립만으로 되는 것은 결코 아니다. 컨벤션산업은 전문인력으로 운영되며, 국제회의의 성공적인 개최여부는 전문인력의 자질에서 판가름 나게 된다. 따라서 컨벤션산업에 있어서 가장 중요한 요소는 국제회의 전문인력의 확보라고 할 수 있으며, 전문성 있는 인력의 양성을 위해서는 국가자격의 "컨벤션기획사" 제도의 도입이 시급하다. 또한 국제회의산업 종사자들의 국제회의 운영능력 제고를 위한 체계적인 교육훈련프로그램이 마련되어야 하며, 민간 국제회의업 관련 기관의 종사자교육에 대한 지원제도도 도입되어야 한다. 전문인력 양성을 위해서는 국내 대학이나 관광공사 등에 전문교육 프로그램을 신설하는 방안을 검토할 수 있으며, 해외 국제회의 전문기관과 공동교육프로그램을 개발하는 방안도 검토해 볼 필요가 있다.
둘째로, 컨벤션산업의 체계적인 육성을 위한 독립적인 전문기관의 설립이 필요하다. 컨벤션산업은 그 성격상 민간주도의 산업이되, 민•관 협력체계의 구축이 필수적이라는 점을 감안할 때, 정부와 민간의 가교역할을 할 수 있는 컨벤션뷰로의 설립이 시급하다. 현재 한국관광공사내에 국제회의의 유치지원을 위한 전담 부서인 컨벤션뷰로가 있으나, 컨벤션산업을 국가전략산업으로 육성하는 데 있어 역할이나 기능을 발휘하기에는 미흡한 실정이다. 코엑스 컨벤션센터 개관에 이어 내년말에는 부산지역에도 컨벤션센터가 개관되는 점을 감안할 때 가칭 "한국컨벤션뷰로"를 설립하여 컨벤션산업육성의 전담기관으로 활용해야 한다. 컨벤션전담기관은 국제회의의 유치•개최 관련한 정부의 지원을 대행하고, 국제회의 유치캠페인을 체계적으로 추진하는 한편 국제회의 전문인력 양성, 국제회의 종사자 교육훈련, 국제회의 관련 다양한 연계상품개발 등 의 역할과 기능을 수행하게 된다.
또한 국제회의전문시설이 건립되는 지방도시별로 국제회의 유치증대와 수용태세 개선업무를 주도해 나갈 전담조직으로 컨벤션사무국(Convention Bureau)의 설치가 요망된다. 지역단위 컨벤션사무국은 지방자치단체의 국제회의업무 담당 부서와 지방상공회의소, 지역소재 국제회의 기획업, 국제회의 시설업체, 관광숙박업체, 여행사 등 컨벤션 관련 업계와 학계의 전문가들이 참여하여 컨벤션을 중심으로 지역경제의 활성화전략이 추진되어야 할 것이다. 이러한 민•관 합동의 컨벤션뷰로의 설비•추진과 함께 민간 국제회의 전문 운영업체를 육성해 나가야 한다. 우수 국제회의기획업 지정제도를 도입하여 자금지원과 교육훈련 등을 관광진흥개발기금에서 지원하는 방안을 검토해야 한다.
셋째, 지역특성을 감안한 적정한 규모의 컨벤션전문시설의 건립이 필요하다. 현재 서울, 부산, 제주, 수원, 인천, 대전 등 여러 지방자치단체에서 컨벤션센터의 건립이 추진되고 있는 데, 일부 지역에서는 지역특성이나 자체 재정능력의 범위를 벗어난 대규모 시설의 건립을 계획하고 있을 뿐만 아니라 중앙정부에 재정지원을 요청하고 있는 실정이다. 컨벤션산업의 전략적 육성을 위해서는 경쟁력 있는 지역을 선별하여 컨벤션 전문시설을 건립하는 것이 필요하며, 이를 위해서는 무계획적인 시설건립에 대한 자제가 필요하다. 컨벤션시설의 건립방식에서도 공공자본과 민간자본이 함께 참여하는 제3섹터 방식 등 다양한 형태의 재원조달방식이 모색되어야 할 것이다.
이와 함께, 경쟁력 있는 컨벤션센터 건립에 대해서는 정부의 국고지원이 이루어져야 하며, 관광진흥개발기금의 장기저리 융자제도도 도입되어져야한다.
넷째, 체계적인 국제회의 유치 및 홍보활동이 전개되어야 한다. 컨벤션산업은 국제회의가 지속적으로 유치되어야만 활성화될 수 있으므로 무엇보다도 중요한 것이 국제회의를 유치할 수 있는 체계적인 활동이 이루어져야 한다. 국제회의의 효과적인 유치를 위해서는 국제회의기획업체와 지방 자치단체, 컨벤션뷰로 등이 국제회의 관련 국제기구에 가입하고 컨벤션 전문 국제기구와의 협력활동을 강화해야 할 것이다. 또한 국제회의산업의 시장 및 정보를 수집하고 중장기 국제회의 유치전략을 수립하는 한편 경쟁력 있는 국제회의 국내개최 상품을 개발하여 효율적인 캠페인활동을 전개하는 것이 필요하다고 본다. 국제회의 전문시설을 갖춘 지방도시에서도 해당도시가 국제회의 개최지로 선호 받을 수 있도록 회의참가자 편의제공, 환경개선, 차별적인 관광프로그램 개발 등과 함께 해당지역을 해외에 적극적으로 알리는 홍보활동을 강화해 나가야 한다.
다섯째, 국제회의전문시설이 건립되는 도시의 수용태세를 체계적으로 개선해 나가야 한다. 국제회의 참가자들이 불편을 느끼지 않도록 안내체계, 교통•숙박시설•음식•쇼핑•관광 등의 국제화가 이루어져야 한다. 이를 위해서는 일정한 여건을 갖춘 지역을 '국제회의도시'로 지정하고 해당지역을 중점적으로 지원하는 방안이 강구되어야 한다.
(4) 향후 추진계획
앞서 지적한 바와 같이 컨벤션산업 육성을 위해서는 전문인력 양성, 전담 조직 설치, 체계적인 국제회의 유치 및 홍보활동 전개, 지역특성을 감안한 전문 컨벤션시설 확충, 국제회의 도시 지정을 통한 국제회의 수용태세 개선 등의 추진과제를 체계적으로 추진하는 노력이 필요하다.
서울을 비롯한 부산, 대구, 서귀포, 수원, 대전 등 각 지방도시의 전문 컨벤션시설 건립에 따라 지방도시별 컨벤션 전담조직 설치 필요성에 대한 인식이 증대되고 있다. 이에 따라 컨벤션산업을 전략적으로 육성하기 위해서 컨벤션 전담기구 설립 및 운영을 통한 제도적 지원방안을 모색하기 위하여 한국관광연구원에서는 '컨벤션 전담기구 설립•운영방안'에 대한 연구를 2000년 9월중 완료할 예정이며 이 연구 결과를 토대로 국내에서는 처음으로 부산 관광컨벤션뷰로가 2000년 중 설치되고 앞으로도 컨벤션센터가 건립되는 지역을 중심으로 지방컨벤션뷰로가 계속 확충될 것으로 보인다.
이러한 국제회의도시 지정과 지방컨벤션뷰로 설치에 따라 국내 유일의 컨벤션전담조직으로서의 역할을 담당해 온 한국관광공사 컨벤션뷰로는 '국제 회의 참가자 성향 조사'를 2000년 중 실시하여 컨벤션산업 육성을 위한 기초 자료로 활용하고, 99년부터 2000년까지 지자체, 컨벤션센터, 호텔, 국제회의 기획업체, 항공사 등과 함께 국제회의 유치캠페인 'Convene in Korea in the New Millennium'을 계속적으로 추진해 나가며, 지방 컨벤션뷰로, 국제회의 관련업체, 전문교육기관 등이 참여하는 국제회의 유치협의체를 설치하여 우리나라가 새로운 천년의 새로운 국제회의 개최지로 부각되도록 국가 차원의 적극적인 유치활동을 공동으로 전개해 나갈 계획이다.
컨벤션산업은 고부가가치를 창출하는 신종 관광산업으로 부상하고 있으며, 향후 컨벤션 시장이 더욱 확대될 것으로 전망됨에 따라 세계 각국은 컨벤션산업을 육성하기 위해 국가적인 차원에서 각종 지원방안을 강구하고 있다. 특히 아시아 지역국가들은 국제회의뿐만 아니라 MICE (Meeting, Incentive, Convention, Exhibition)라 하여 같은 범주에 속하는 각국 단체나 기업들의 해외 개최회의, 인센티브관광, 전시/박람회 등의 유치에도 전력을 기울이고 있다.
우리나라도 국력신장 및 국제화에 따른 여러 국가들과 각 분야에서 교류가 확대됨에 따라 국제회의를 비롯한 전시회, 이벤트 등 국제행사 개최건수가 해마다 증가추세를 보이고 있다. 국제협회연합이 발표한 자료에 의하면 한국은 97년 106건으로 개최국 순위 25위를 차지하여 사상 최초로 시장 점유율 1%를 넘어서서 주요 국제회의 개최국 대열에 들어섰다.
98년 IMF 영향으로 58건 개최에 불과하였으나 99년에는 97건으로 다시 회복하여 세계 25위를 차지하였고 2000년에는 COEX 컨벤션센터 개관을 계기로 109건이 개최되어 세계 24위, 아시아 4위로 오르면서 순위 및 개최건수에서 역대 최고의 성과를 기록하는 등 급속한 성장을 하고 있고 2000년 ASEM 개최를 필두로 2001년 세계관광기구(WTO)총회, 2002년 월드컵축구 및 부산아시안게임, 2003년 세계지방자치단체연합회(IULA)총회, 2004년 PATA제주총회 등 대형 국제회의와 국제행사가 연이어 개최될 예정이며, 2007년 ASTA 총회 등 대형 국제회의 유치가 추진되고 있어 활기를 띠고 있어 향후 국제회의 산업에 대한 전망을 밝게 하고 있다.
우리나라는 1996년부터 "국제회의 산업 육성에 관한 법률" 을 제정하고 현재 적극적인 국제회의 육성정책을 추진 중이다. 서울 삼성동 ASEM 회의장 건립을 시작으로 2002년까지 5곳, 2009년까지 총 11곳에 대형 컨벤션센터가 건립될 예정이며, 컨벤션센터 한 곳당 약 4천여 명의 전문인력이 필요한 만큼 2002년까지는 2만여 명, 2009년까지는 4만여 명의 고용 창출이 예상된다
3. 컨벤션기획사의 진출분야
(1)국제회의 분야
①정부회의기획사
정부의 컨벤션 관련 기관에서 정부 주최의 컨벤션 전반에 관한 기획업무를 하는 사람으로서 공무원의 신분으로 일하는 경우도 있고, 특정 컨벤션을 위한 계약직으로 일하기도 한다. 정부주최의 컨벤션은 규모가크고, 전세계 VIP가 초대되기 때문에 영접이나 보안이 중시된다.
②협회회의기획사
협회 소속의 컨벤션기획사로 일하는 사람을 협회회의기획사라고 한다. 주로 협회가 주최하는 특정 컨벤션 준비를 위해 계약직을 채용하는 경우가 많다. 협회 소속 회원들과 함께 컨벤션 전반의 기획을 담당하고, 전문적인 업무를 진행하게 된다. 협회는 그 규모와 성격에 따라 다양한 양상을 띄므로 협회회의기획사는 해당 협회의 성격을 파악하는 것이 중요하다.
③기업회의기획사
특정 기업에 소속되어 컨벤션 기획을 담당하는 사람으로서 외국에서는 대기업마다 컨벤션 관련 부서를 따로 운영하는 사례가 많다. 기업회의는 특히 해당 기업의 이미지, 마케팅, 수익 등과 직결되므로 중요도가 높고 기업회의기획사는 다른 분야보다 보수 수준이 높은 편이다.
④독립회의기획사
독립회의기획사는 어느 정부나 협회, 기업에도 속하지 않고 독립적으로 활동하는 사람이다. 컨벤션이 있을 때 독자적으로 관련 기관과 계약을 맺고 활동하는데, 외국에서는 그 어느 분야의 컨벤션기획사보다 그 능력을 인정 받고, 높은 보수를 받는다.
(2)협회 / 기구
①조직위원회
조직위원회는 모금, 재무, 총무 관리 및 각 분과별 업무 등을 총괄하는 최고의 의사결정기관으로서 위원장(회장), 부위원장(부회장), 자문위원, 조직위원 등으로 구성된다. 조직위원에서 일하게 되는 경우 주로 조직위원으로 활동하게 되는데, 위원장과 부위원장, 자문위원들이 보다 효율적으로 업무를 진행할 수 있도록 돕는 역할을 한다.
②사무국
사무국은 조직위원회를 보좌하여 회의 개최에 필요한 사전 준비 업무부터 회의 후 결과 보고서 작성까지회의 준비, 개최에 관한 전반적인 업무를 담당한다. 사무국은 회의 주최측만으로 구성되는 경우도 있고PCO와 연합하여 구성되는 경우도 있기 때문에, 주최측 소속으로 일 할 수도 있고, PCO 소속으로 일할 수도 있다.
③분과위원회
조직위원회 산하에서 실질적인 업무를 처리하는 기관으로서 주최측 회원들로 구성되기도 하고, 효율적인 업무 수행을 위해 PCO에 위임하는 경우도 있으며, 관광ㆍ숙박 등의 전문업자를 선정해서 일부만 참여 시키기도 한다. 분과위원회의 크기와 종류는 경우에 따라 다르게 조직되며, 학술ㆍ회의 프로그램 분과위원회, 재무 분과위원회, 홍보 분과위원회, 등록 분과위원회, 숙박 분과위원회, 사교ㆍ영접 분과위원회, 관광ㆍ수송 분과위원회, 전시 분과위원회 등에서 활동할 수 있다.
④정부기관
컨벤션 관련 정부기관인 문화관광부, 한국관광공사, 지방자치단체, 공기업, 정부산하단체 등에서 컨벤션진흥정책과 관련하여 인허가 업무부터 관련 기업 관리, 행사관리, 시설 관리, 국내외 홍보 등 다양한 업무영역에서 일 할 수 있다.
(3)전문 기획 대행분야
①국제회의기획업체 (PCO)
가장 대표적인 컨벤션기획가들의 진출 분야인 국제회의기획업체 PCO는 국제회의 개최에 관한 업무를 행사 주최측으로부터 위임 받아 부분적 또는 전체적으로 대행해주는 업체다.
초기 기획 단계부터 행사를 종료하는 전 과정을 책임지고 처리하는데, 회의장ㆍ숙박시설ㆍ여행사 등 회의관련업체와 연관하여 주최측의 시간과 경비를 절감해 주는 역할을 한다.
②전시기획업체 (PEO)
전시는 단독으로 하기도 하고 국제회의와 연계하여 함께 개최되기도 하는데, 무역의 장이자 기술 비교의 장이고, 정보교류의 장으로서 역할을 담당한다.