1 문서작성의 일반원칙
-정확성 : 6하 원칙에의해 정확하게 작성
애매모호하거나 과정된 표현은 피함
-신속성 : 문장은 짧게 끊어서 개조식으로 작성
복잡한 내용은 졀론을 먼저 내고 이유를 설명함
읽기 쉽고 알기 쉬운 말을 사용
-용이성 : 받는 사람의 이해력과 독해력을 고려
다루기 쉽게 1건 1매주의로 함
-경제성 : 일상 반복적인 업무는 표준 기안문을 활용
문서의 양식(용지의 크기, 종이의 질)을 통일
2 공문서의 용지 규정
1) 용지 크기
특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210mm X 세로 297mm(A4)로 한다
2) 용지 여백
위쪽 30mm, 왼쪽 20mm, 오른쪽 및 아래쪽은 15mm의 여백을 둔다.
3 공문서의 표기 방법
시각표기 : 24시각제에 따라 숫자로 하되 시, 분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다.
4 공문서의 항목 구분
1.→가.→1)→가)→(1)→(가)→①→가
4. 공문서의 처리
1 문서의 기안
-문서의 기안은 전자 문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격, 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 종이 문서로 기안한다.
2 문서의 결재
1) 전결
행정기관의 장으로부터 사무의 내용에 따라 결재권을 위임받은 자가 행하는 결재를 말한다.
2) 대결
결재권자가 휴가, 출장, 기타의 사유로 결재권자의 사정에 의하여 결재할 수 없을 때 그 직무를 대리하는 자가 행하는 결재를 말한다.
3 문서의 간인
간인 : 2장 이상으로 이루어지는 주용문서의 앞장과 뒷면과 뒷장의 앞면에 걸쳐 찍는 도장 또는 그 행위를 말한다.
4 문서의 발송
문서는 처리과에서 발송하되, 정보 통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다.