외부 장학금 수여식 참가학생 출결인정처리 가능한가요?

저희 반에 쉼터에서 생활하는 학생이 장학금 수여식에 참여해야한다고 인정조퇴 처리를 해달라는데요.
장학금 지급 기관에서 쉼터로 수여식 참가 관련 공문을 보냈고 저희 학교로는 공문을 안보냈어요.
학생이 쉼터로 온 공문 종이를 가져왔는데 이거 가지고 출석 인정처리가 가능한가요..?

교무부장 교감과 상의해서 결정하세요. 학교장 권한입니다.

공문 스캔해서 붙임 파일로 올리시고
관련 잡아서
----에 참석하고자 합니다.
1. 일시
2. 대상
3. 내용

이런 정도로 내부기안 잡으시고
출결에 인정조퇴 처리하시고
관련 공문번호 적어두시면 됩니다.