미션이 주어지면,
아래 직원부터 초안을 작성하여,
주임에게 올리고 주임이 검토 하여,
과장에게 보고를 하고,
과장이 검토를 하여, 부장에게 올리고,
최종 검토가 끝나면,
임원진에게 보고하여 일들이 처리된다.
아래에서 올라가면,
위에서 보면,
30% 다른 것이 보인다.
위 사람은 부족한 부분을 찾아 새로 작성하라고
내려 보낸다.
아래 직원은 반드시 보고서를 다시 쓸 적에,
그 지적한 부분이 무엇인지 질문을 하고,
들은 것을 적어야 한다.
말씀 하신 부분이 이런것인데 ,
이렇게 정리하면 되곘습니까?
반드시 보고서에 따로 적어 두어야 뒤 말이 없다.
그냥 듣고 나오면,
나만에 생각으로 다시 보고서를 작성하여,
올라가면 이것이 아니라,
저것이라고 하면
저는 이렇게 들었다고 주장을 한다.
한번 두 번 주장을 하면,
더 이상 같이 일 할 수 없는 환경을
스스로 만들어 간다.
내가 생각하는 초안과,
윗 사람이 생각하는 보고서는 다르다.
눈높이가 다르기에,
직원에서 주임으로 과장과 부장
큰 일은 부사장과 사장으로 결제가 올라가는 법칙이다.
아무리 옳은 것이라도,
윗 사람이 보는 보고서는 다르다.
윗 사람이 괜히 윗 사람이 아니다.
부족한 부분을 채워주기에
그 자리에 있는 것이다.
요즘 나라가 보고서로 한바탕 곤욕을 치르고 있다.
누구 잘못이 아니라,
듣은 것을 바르게 정리한,
또 한 장에 보고서가 없기 때문이다
막중한 일을 보고 할 때에는,
반드시 또 한 장에 보고서가 존재해야한다.
듣은 것을 다시 한번 질문을 하여,
이런 것은 이렇게 들었는데 ,
바른것인지 상관에게 질문을 하고
확답을 듣고 그 내용을 보고서에 적어야 한다.
그 다음에 일처리를 해도 늦지 않는다.
항상 윗 사람은 나보다 더 깊은 것을 본다.
내 생각으로 주장 하면서
갈등 요소를 만든다.
내가 본 것과
상대가 이야기 한 내용을
또 다른 보고서에 적어 내용을 확인 받아야 한다.
이렇게 들은것이 바른것이라면,
이렇게 시행하겠습니다.
그 자리에서 싸인을 받고,
처음 보고서와 나중에 확인한 보고서를 동봉하여,
이첩 시키면 어떤 문제가 발생하질 않는다.
그런 과정이 서로 빠졌다.
상관도 아랫사람에게 지시를 변경 할 때도
왜 그런지 다른 보고서를 주어야 한다.
나는 위에서 이런 보고를 누구에게 받았고,
다시 보류하라는 지시를 받았다는
또 다른 보고서가 있어야 한다.
그런 것들이 누락이 되면서,
서로 어려운 말들이 오고간다.
우리 후배들은 보고서를 작성 할 때는,
자신의 생각을 말하고 다른 지시가 나온다면,
반드시 질문을 하여,
이런 부분은 이런 쪽으로 변경하는 것이
바른것인지 물어서 적어야 한다.
혼자 생각으로 그렇것이다.
생각 하는순간
위 사람의 말은 변한다.
나는 이렇게 지시를 했다라고 한다면 할 말이 없다.
보고서는 반드시 두장이 존재해야 하는 이유다.
처음 보고서는 원본이고,
그 원본을 바탕으로,
지시한 내용을 적어야 바르게 적용이 된다.
후에 문제가 되더라도,
이 지시한 보고서가 존재하기에
책임 소재가 명확해 진다.
간단한 법칙을 몰라
듣는 사람에 따라
다르게 들리고 적용을 한다.
질문은 상대를 존중하는 일이다.
싸움이 나는 근본은 주장을 하기 때문이다.
의논은 질문을 하고 나서 이루어진다.
항상 상대에게 묻고,
그 말을 가지고 내가 가진 생각을 내어 놓아야 어려움이 없다.
주장을 하면,
고집이 생기고 힘으로 처리 하려고 한다.
아는것도 다시 한번 질문을하여
기록해야 어려움이 없다.
내가 가진 생각이 이런 것인데,
한번 다시 검토해 달라고 해야지
이것이 옳은것이라 주장을 하면
나중에 어려움이 온다.
보고서는 반드시 처리한 과정을 남겨야 한다.
2023년9월5일